国际礼仪及外交文书-现代国际礼仪

第四节　外交文书及礼仪

外交文书是指不同国家的国家或政府领导人之间、外交机构或外交人员之间进行对外通信和礼仪往来所使用的各种形式的文书。它是国际交往中必不可少的联系和交流工具，对交往双方的关系有直接的影响。因此，无论是正式的外交公文，还是礼节性函件，必须完全体现本国的对外方针政策和有关法规，严格遵守国际礼仪规范，在文书的草拟和发送方面要做到文字严谨、准确，客套用语和格式要合乎国际通用的外交外事文书写作惯例。如果格式、行文或内容不合常规，就可能引起收件方的误解和不愉快，甚至对国家关系或双方关系产生负面影响。所以，为了充分发挥外交文书在对外交往活动中的作用，我们必须了解和掌握外交文书的基本知识和相关礼仪。

一、外交文书及其主要类型

外交文书是国家之间，包括国家或政府领导人之间、外交机构或外交代表之间以书面文字的形式所进行的外交活动。外交文书有严格的限定性，必须是国家之间或国家的外交代表机构和人员之间开展外交活动时所使用的文书，方可称为外交文书。除此之外，外交文书体现本国的对外方针政策，其内容涉及国家之间、国家与国际组织之间的政治、经济、军事、科技、文化等方面的各种关系。具有很强的政治性、政策性、严肃性和权威性的特征。而国家其他各级政府部门、组织团体进行对外活动时所使用的文书，只能称其为外事文书或涉外文书。

由于外交活动涉及国际关系的方方面面，外交文书的形式和种类也多种多样。根据外交文书用途和形式的不同，我们可将其分为以下几种主要类型:

(1)国际条约。是各国政府或国际法主体之间正式签署的具有法律效力的、以书面形式为主的双边或多边国际协议。国际条约是严格意义上的外交文书，在所有的外交文书中条约可以说是最重要的一种。国际条约包括条约、公约、宣言、协定、宪章、规约、议定书等。条约是最主要的国际法渊源之一。信守承诺、条约必须遵守是国家法的重要原则，也是国际礼仪的基本原则。

(2)声明、宣言、公报。指国家、政府或其领导人、外交机关或外交代表与外国国家或政府及其领导人、相关外交机构和代表之间联合签署和公开发布的文件，如联合声明、联合宣言、联合公报、新闻公报等。或者各国政府单方面发表的声明、宣言、通知、通告等，以表明本国政府态度、立场观点，或说明某一事件真相的外交文件。这些外交文书中，有的具有国际法的效力，如两国或多国之间签署的联合声明、宣言等；而表明本国政府单方面发布的外交文件，尽管不具有国际法效力，但需要签署国政府承担一定的政治责任。

(3)函件。指在外交场合正式使用的、各国政府之间往来或相互交换的外交文件。如外交照会、换文、外交信函、备忘录等。通过这些文书可维持国家之间的正常往来，处理外交事务，保持国家之间的信息畅通。

(4)国家之间进行礼仪往来的文书，如贺信(电)、唁电、致谢信(电)、慰问信(电)以及欢迎辞欢送辞、祝酒辞、答谢辞等。

(5)介绍凭证类外交文书。如外交使节向接受国递交的国书、全权证书、外交委任书和委托书、领事证书、领事任命书等。

以上这些都属于严格意义上的外交文书。下面我们将着重介绍几种常见的、用于日常外交活动和礼仪往来的外交文书。

二、常见的外交文书及其范例

虽然世界各国在外交文书的形式和格式方面没有统一的规则和具体要求，但是各国外交通信和礼仪往来活动中已逐渐形成了一些固定的习惯或惯例。我国目前所使用的外交文书，在形式和格式上已基本采用了国际通用的习惯做法。不同形式或类型的文书有各自不同的用途，在行文的格式上，如称呼，人称、结束语、致敬语方面也有不同的要求和礼仪规范。

(一)照会

照会是外交文书中最常用的形式，指国家之间用于外交方面有关事宜的通知，有关问题的交涉，外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。按其重要程度分为正式照会和普通照会两种。

1.正式照会

正式照会是外交通信中最正式的形式，一般用于处理重要事务或履行重要的外交礼节。正式照会用第一人称书写，用于国家元首或政府首脑之间、外长之间，外长与大使之间以及大使之间的通信。正式照会的正本必须由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等发文人亲自签字。一般不盖机关印章。

一般在4种情况下使用正式照会:第一，重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。第二，重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。第三，国家礼仪往来。如表示庆贺、慰问、吊唁等等。第四，为了表示对某一件事的特别重视，也可以使用正式照会。

使用正式照会是一件很严肃的事情，意味着照会中所叙述的问题具有重要意义。所以，对于正式照会该用则必用，不该用也不可随便滥用。如今在外交通信中必须使用正式照会的时候不多，而每当使用必有其重要性。

在使用正式照会时，必须要非常注意行文的格式，严格遵守相关的礼仪规范。如称呼正副外交部长、大使为“阁下”，临时代办称“先生”。其结尾的致敬语也有十分正规的、公式化的表达方式。如英文正式照会的结尾致敬语一般是:“I avail myself of this opportunity to express to your Excellency the assurances of my highest consideration”(我趁此机会向阁下表示最崇高的敬意)。不过，现在用中文行文的正式照会的致敬语已简化为“顺致最崇高的敬意”。为避免引起不必要的误解，在译成外语时，结尾的致敬语仍需保留原来完整的表达方式。致敬语中“最崇高的敬意”用于大使、外交部长或级别更高的领导人之间。如是公使、代办或司局长一级的官员，只需用“崇高的敬意”即可。^[6]下面是正式照会行文格式的参考范例。

正式照会范例1:代办介绍信

(××)××字第××号

××国外交部长×××阁下

阁下:

在中华人民共和国驻××国特命全权大使赴任之前，我委派中华人民共和国驻××国大使馆参赞(或×等秘书)×××先生为临时代办，办理建馆事宜。

我现在向您介绍×××先生，请予接待，并对他执行任务给予一切便利。

顺致最崇高的敬意。

中华人民共和国外交部长(签名)

二×××年×月×日于北京

该临时代办介绍信，需印制正副本各一份，正本面交驻在国外交部长，副本面交驻在国外交部礼宾司长。正本用带国徽、带外交部衔的照会纸印，副本用无国徽、无外交部衔的白照会纸印。

正式照会范例2:大使就任通知

(××)××字第××号

××国特命全权大使×××阁下

阁下:

我已于一九××年×月×日向××国主席(总统、国王)××阁下(陛下)递交了中华人民共和国主席×××阁下任命我为中华人民共和国驻××国特命全权大使的国书。

我在就任时，诚恳地向阁下表示，我将尽力同您建立良好的联系，以加强我们两国之间的友好关系。

顺致最崇高的敬意。

中华人民共和国驻××国特命全权大使(签名)

二×××年×月×日于××

2.普通照会

普通照会一般是两国外交部之间、使馆与驻在国外交部等官方机构之间以及使馆与使馆之间使用的通信方式。与正式照会相比，普通照会所涉及的问题相对次要一些。同正式照会的最大区别在于普通照会是用于机构与机构之间的通信，用第三人称书写的文书。普通照会的行文不称您和我，也不称你馆我馆，而只称某某外交部或某某大使馆。最后的落款不用签字，而是由发文机构在正本上盖公章。普通照会虽然不如正式照会正式，但有时其所涉及的内容却不一定都不如正式照会重要。

普通照会的开头和结尾都有较固定的致敬语。如以“××国外交部向××国驻××国大使馆致意”开头，最后以“顺致最崇高的敬意”结尾。在外文照会中，其结尾的措辞虽与正式照会相同，但须改为第三人称。如“The Ministry avails itself of…”处理事务性的普通照会可以只用“顺致崇高的敬意”，而不必加上“最”字。另外，由于普通照会使用第三人称，一些不便由国家领导人或外交代表直接出面进行交涉、争执甚至抗议、警告的问题，一般都使用普通照会。这样既可有话直说、针锋相对，又不至于像正式照会那样直接刺激对方，使双方关系搞僵甚至破裂。所以，凡涉及抗议性质的问题一般都使用普通照会。但也有例外，1999年，时任中国外长的唐家璇代表中国政府正式照会美驻华大使，就美军轰炸我驻南联盟使馆事件正式向美方提出严正交涉，表示我方的强烈愤慨。不过，即使是言辞激烈的抗议照会，也应以“致敬”开始，以“顺致最崇高的敬意”结尾，以保持正常的外交礼仪。

随着外交礼仪的简化，以往要使用正式照会处理的事务，现在也可用普通照会取代。所以，目前普通照会涉及的事务非常广泛，大到边界纠纷，小到申请签证都可以使用普通照会。既可用于进行一般性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。也可用于政府之间关于重要问题的通信往来。普通照会常常采用通告照会的形式以同样内容普遍分发给驻当地的各国外交代表机关。例如，外交部用通告照会向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等，以及向各国外交代表机关通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。下面是普通照会行文格式的参考范例:

普通照会范例1:协定生效通知

(××)部×字第××号

××国驻华大使馆:

中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下:

中华人民共和国政府对于一九××年×月×日在北京签订的中、×两国政府×××合作协定已履行了法律手续。鉴于××政府已于一九××年×月×日通知中国驻

××国大使馆，××国政府批准了该协定，根据协定第×条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。

顺致最崇高的敬意。

中华人民共和国外交部(盖外交部带国徽的钢印)

二×××年×月×日于北京

普通照会范例2:申述态度

(××)部×字第××号

××国驻华大使馆:

中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并

谨就××问题申述如下:

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

顺致最崇高的敬意。

中华人民共和国(盖外交部带国徽的钢印)

二×××年×月×日于北京

(二)外交函件

外交函件又分正式外交函件和非正式外交函件。正式外交函件是指在外交场合使用的国家领导人、高级外交人员写给外国相应领导人和有关人员的书信。与正式照会不同的是，虽都是国家领导人、高级外交人员之间的个人通信，但带有更强的个人色彩，可以表达通信者之间的亲切感甚至亲密感。因此，外交函件行文时的官话、套话较少，表达个人之间私谊、友情的用词相对较多。正式外交函件的称呼语和致敬语，可视国家间或领导者个人间的关系亲疏程度来灵活决定。既可用“亲爱的总理(或其他职衔)”，也可用“亲爱的朋友”或“亲爱的兄弟”来称呼对方，致敬语也可用“致以亲切的问候”、“祝您健康”或其他表示友好、祝愿的词句来代替“顺致崇高敬意”这样的套话。尽管如此，正式外交函件仍然代表国家行为。如果两国关系密切，国家领导人之间又建立了良好的私人友谊，他们之间就常常采用外交函件作为通信的方式。外交信函可以用来处理重大政治事务、发出和回复访问邀请、表达个人的问候、表示祝贺或哀悼、转达重要文件等。正式外交函件的使用一般标志着两国之间存在着正常良好的关系，对于维持国家之间的友好往来，保持彼此间的信息畅通发挥着重要的作用。

非正式外交函件，又称外交便函。一般是指用于外交官之间处理事务性和礼节性外交事务时的个人之间的通信。如安排一般性的外交约会，提请一般性的请办事务等。当然，在非正式外交函件中也可以叙旧和表达个人之间的友谊。外交便函虽然作为外交函件的一种，但其中所涉及对某一事件的看法和立场观点，不能代表国家和政府，只能代表外交官本人或其所在的机构。^[7]

外交函件范例:回复访问日期

×××(首都名称)

××国政府总理×××阁下

阁下:

××大使×××先生阁下已经在×月×日转交了阁下的来信。阁下建议我去××访问的时间可以定在×月×日左右。这个时间对我是完全适合的，我完全同意。如果对贵国政府方便的话，我准备从×月×日起到×月×日，在××进行×天访问。

我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国。

顺致最崇高的敬意。

中华人民共和国国务院总理(签名)

二×××年×月×日于北京(www.chuimin.cn)

外交便函范例:应邀

亲爱的×××先生:

承蒙盛情邀请共进晚餐，甚为感谢。您提出的两个日期，如能定在×月×日，对我将合适。我期待着同您愉快的见面。

祝您身体健康。

×××(签字)

一九××年×月×日于××

(三)备忘录

备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点，或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录实际上是没有头尾客套语、致敬语的照会，开头就叙述事实，一般用第三人称。其格式比较灵活和随便，可用来处理各种性质的外交事务，包括重大政治事务。在会谈或交涉中，为了对方便于记录谈话的内容避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。有时为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见，或驳复对方的观点、意见时就可以使用备忘录，因为如果用照会便显得过于郑重。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。备忘录没有篇幅的限制，需要多长就可以写多长，可用来详尽阐述本国对某一问题的看法、立场观点或澄清事实。备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。现在，备忘录常用来作为一种书面协议的特殊形式，这种备忘录称为“谅解备忘录”。谅解备忘录就是指双方经过协商、谈判达成共识后，用文本的方式记录下来。谅解旨在表明协议双方要互相体谅，妥善处理彼此的分歧和争议。“谅解备忘录”相应的英文表达为“memorandum of understanding”，有时也可写成“memo of understanding”或“MOU”。

备忘录可面交或送交对方，面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、盖章。有的标上“备忘录”三字。

备忘录范例(作为照会附件发出的备忘录)1:对外表态

×××外交部致××国外交部×××的备忘录

一、中国政府欢迎并且支持一九××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国解决××问题所作的努力。

二、×××××××××××××××××××××××××××××××。

以上两点只在中×双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。

××外交部(印)

二×××年×月×日于××

备忘录范例(此件为面交备忘录)2:陈述意见

备忘录

根据××国政府关于××××有关协定的建议，中国政府表示同意进行签订该协定的谈判。

中国政府的意见，在××××协定中应包括下列各款:

1.××××××××

2.××××××××

3.××××××××

当然，上述各款可按双方愿望补充或变更。

请将上述事宜转达贵国政府。

二×××年×月×日于××

(四)外交电报

外交电报指一个国家或政府及其领导人、外交机构及人员在进行外交活动时，为迅速、及时地表明对某一事件的态度或为表示祝贺、慰问、吊唁等外交礼仪而制发的一种简要文书。如某国新领导人当选往往通过及时发送外交电报以表祝贺，国家领导人的逝世、突发的天灾人祸，友好国家一般都会通过外交电报这种迅速快捷的形式作出反应，以及时表示吊唁和慰问。实际上，它就是用电报发出的外交函件。虽然电报行文要求简明扼要，但对于外交电报来说并不必过于强调字数越少越好的节字原则。外交电报行文时，可以适当简化过长的致敬语，但不能完全省略。同时，该写的部分一定要写清楚，如电报的抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。千万不能因字数简化，而造成电文表达不清、令人费解或误解的情况。

外交电报范例:贺电

×××(首都名称)

×××国总统××阁下:

在×××共和国独立××周年的时候，我谨向阁下表示祝贺。

祝贵国繁荣昌盛，人民幸福。

中华人民共和国主席(署名)

二×××年×月×日于北京

(五)国书、全权证书、授权证书、委任书

国书是派遣国元首为了派遣或召回大使或公使向接受国元首发出的正式文书。分派遣国书和召回国书两种。派遣国书由大使或公使亲自向接受国元首递交。按国际惯例，外交使节在递交国书后才被认为开始执行职务。同级外交使节的排列次序(即“在先权”)按递交国书的时间先后而定。召回国书一般在新任大使或公使递交派遣国书时一并递交。

国书有正本、副本之分。正本由派遣国元首签署，外交部长副署，副本则印上国家元首、外交部长的签名，不签署。派遣国书是派遣国元首的信任状，内容主要是请接受国元首接待所派使节并给予信任和帮助。正本由使节亲自向驻在国元首递交。在递交正本前，要先将副本面交驻在国外交部长或礼宾司长。递交国书的仪式各国有繁有简，但都庄严隆重。在我国，外国大使递交国书的仪式在人民大会堂进行。

召回国书是召回使节的正式通知。一般由继任者在递交派遣国书时一并递交，也可由使节在职务终止时亲自递交驻在国元首。现在世界上很多国家已将派遣国书和召回国书合一，即在派遣国书中加上召回离任使节的内容。中国也是采取将派遣国书和召回国书合二为一的做法。

国书范例:

××××国总统×××阁下:

阁下:

为加强和发展中华人民共和国和××××国之间的友好合作关系，我任命××先生为中华人民共和国驻

××××国特命全权大使。

我相信××先生将尽力完成他所担负的使命，请阁下惠予接待，并对他代表中华人民共和国政府所进行的工作给予信任和帮助。

李××先生业已完成其驻××××国特命全权大使的使命，现予召回。我愿借此机会对他任职期间所受到的接待和帮助表示感谢。

中华人民共和国主席(签名)

中华人民共和国外交部长(签名)副署

二×××年×月×日于北京

国字第×××号

图为中华人民共和国国书影印件

全权证书是一国授予国家或政府的代表全权谈判并签署条约、协定或出席国际会议的证明文件，由政府首脑或外交部长签署。按照国际惯例，国家元首、政府首脑和外交部长谈判和签署条约、协定时，无须出具全权证书。

全权证书范例:

全权证书

中华人民共和国国务院委派×××(姓名)为全权代表，同××××国政府的全权代表谈判并签署《中华人民共和国和××××国××××条约》。

中华人民共和国国务院总理(本人签名)

二×××年×月×日于北京

授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件，由有关部门首长签署。委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证明文件，由本国政府有关部门的首长签署。委任书是委派国家或政府特使，参加驻在国特定活动的文书，由国家元首或政府首脑签署。

授权证书范例

授权证书

兹授权×××(姓名)为代表同××国××部的代表谈判并签署《中华人民共和国××部和××国××部××××××协定》。

中华人民共和国××部部长(本人签名)

二×××年×月×日于北京

三、外交文书的文体要求和礼仪规范

使用外事文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称，一般不用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件也用第三人称。

签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如:正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。

客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一客套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与对方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书，也可用“顺致崇高的敬意”。致敬语不能自成一页，应紧跟正文后面另起一段。

称呼方面，要符合礼仪习惯。文书抬头即受文人的职衔、姓名等要用全称，文中第一次出现职衔、姓名也要用全称。第二次出现则可用简称。文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。

外交文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。译文本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好(有的国家译文本上注有“非正式译文”字样)。各国客套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注意，应符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。^[8]

文书的排版打印要美观。抬头处应将受文人的职衔、姓名、称呼在第一行顶格排列。如内容较少，文字较短，要留足够的天头，不宜将文字都排在纸的上半部。盖章的位置要适当，一般应骑年压月、上大下小。带有国徽的印章或钢印，国徽应盖在单位名称之上。另外，一定要对即将发出的外交文书进行严格校对，无论是发现错字(即便是标点符号的错误)还是格式上的问题，都不得随意涂改，必须要重新修改、打印。根据外交礼仪惯例，各种不同文体的外交文书，文本的用纸在规格尺寸、质量、外表形状等方面都有不同的要求。所以文本用纸一定要符合相关规定以及礼仪要求和国际惯例。

最后，收到各类涉外文书要尽快处理，切勿拖压。尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，都可以反映一种政治态度。因此对外文书处理要十分慎重。一般情况下，除某些纯属通知性的文电外，应以相应的文书进行答复或复谢。

总之，外交文书是国家对外交往和礼仪往来的一种非常重要的通信形式。因此，对外交文书从内容到形式上都应有严格要求。在内容方面，要求外交文书做到文字严谨、精炼、准确，客套用语要合乎国际惯例和礼仪规范。在形式上，要求外交文书做到格式规范、排版美观大方，印制精良、整洁、庄重、美观，色彩和谐。