总分类账记账依据和登记方法

2024-01-08 理论教育版权反馈

【摘要】：总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。三栏式明细账根据记账凭证，按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记。1．现金日记账的登记现金日记账是由出纳人员根据审核后的现金收款凭证和现金付款凭证及从银行提取现金业务的银行存款付款凭证，按经济业务发生时间逐日逐笔进行登记。2．银行存款日记账的登记银行存款日记账应由出纳员根据与银行

在实际工作中，账簿的格式是多种多样的，不同格式的账簿所包括的具体内容也不尽相同，但各种账簿应具有以下基本要素。

（1）封面，主要表明账簿的名称，如总分类账、各明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。

（2）扉页，主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表及其签章等内容。

（3）账页，是账簿用来记录经济业务的载体，其格式因记录经济业务的内容不同而有所不同，但基本内容包括：账户的名称、登记账户的日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分户页次等。

为了保证账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，明确记账责任，会计人员启用新账簿时，应在账簿封面上写明账簿名称。在账簿的扉页上填写账簿启用日期和经管人员一览表。会计人员如有变动，应办理交接手续，注明接管日期和移交人、接管人姓名，并由双方签名盖章。

启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账簿应当按账户的顺序编号，并定期装订成册，装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。账簿启用及经管人员一览表，如表6-10所示。

表6-10　账簿启用和经管人员一览表

启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并需定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定总页码，另加目录，记录每个账户的名称和页次。具体记账要求如下。

登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画“√”，以明确责任，并避免重记或漏记。

账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空距，不要写满格，一般应占格距的1/2。

登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。下列情况可以用红色墨水记账：

（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

（2）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；

（3）三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

（4）根据有关规定可以用红字登记的其他会计记录。

各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销。或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示，应当放在“元”位。

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内分别注明“过次页”和“承前页”字样：也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起到本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水去除字迹，不准重新抄写，必须用规定的方法进行更正。

总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。

总账账页中各基本栏目的登记方法如下：

（1）日期栏：填写登记总账所依据的记账凭证上的日期。

（2）凭证字、号栏：填写登记总账所依据的记账凭证的字（如现收、银收、转、科汇、汇收）等和编号。

（3）摘要栏：填写所依据的凭证的简要内容。依据记账凭证登账的，应填写与记账凭证一致的摘要内容；依据科目汇总表登账的，可填写“×日至×日发生额×元”字样；依据汇总记账凭证登账的，可填写“第×号至第×号记账凭证”字样。

（4）借或贷栏：表示余额的方向，填写“借”字或“贷”字。

（5）借、贷方金额栏：填写所依据凭证上记载的各账户的借、贷方发生额。

不同类型的经济业务的明细账，可以根据管理的需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。现金、银行存款账户由于已设置了日记账，不必再设明细账，其日记账实质上也是一种明细账。

（1）三栏式明细账。三栏式明细账根据记账凭证，按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记。其他各栏目的登记方法与三栏式总账相同。

（2）多栏式明细账。多栏式明细账依据记账凭证顺序逐日逐笔登记。对于借方多栏式明细账，各明细项目的贷方发生额因其未设置贷方专栏，如果出现贷方发生额，则用红字登记在借方栏及明细项目专栏内，以表示对该项目金额的冲销或转出。

（3）数量金额式明细账。数量金额式明细账一般是由会计人员和业务人员（如仓库保管员），根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。

1．现金日记账的登记

现金日记账是由出纳人员根据审核后的现金收款凭证和现金付款凭证及从银行提取现金业务的银行存款付款凭证，按经济业务发生时间逐日逐笔进行登记。具体登记方法如下：

（1）“日期栏”填写与现金实际收、付日期一致的记账凭证的日期。

（2）“凭证栏”填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”。

（3）“摘要”栏经济业务的简要内容。

（4）“对方科目”栏填写与“库存现金”账户发生对应关系的账户的名称。

（5）“收入”栏、“支出”栏填写每笔经济业务的现金实际收付的金额。

（6）现金日记账应进行“日清”。

每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要”栏填写“本日合计”字样，分别合计本日的现金收入和现金支出金额，并计算出余额。(www.chuimin.cn)

如果一个单位的现金收付业务不多，可不填写本日合计行，但需结出每日的余额并填写在每日所记的最后一笔经济业务行的“余额”栏内；每日的现金余额应与库存现金进行核对，以检查现金收付是否有误。

2．银行存款日记账的登记

银行存款日记账应由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证及将现金存入银行业务的现金付款凭证，按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。现以三栏式日记账为例说明其登记方法。

（1）“日期”栏填写与银行存款实际收、付日期一致的记账凭证的日期。

（2）“凭证”栏填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”。

（3）“摘要”栏填写经济业务的简要内容。

（4）“对方科目”栏填写与“银行存款”账户发生对应关系的账户的名称。

（5）“收入”栏、“支出”栏填写银行存款实际收、付的金额。

（6）银行存款日记账应定期与“对账单”进行核对。

每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行（本日合计行）进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要”栏填写“本日合计”字样，分别合计本日的收入和支出,并计算出余额。

如果一个单位的银行存款收付业务不多，可不填写本日合计行，但需结出每日的余额并填写在每日所记最后一笔经济业务行的“余额”栏内；应定期将银行存款日记账的“余额”与银行送达的“对账单”核对。

在实际的记账过程中，会产生例如重复记账、漏记、数字颠倒、数字错位、数字错误、科目记错、借贷方向记反等错误，从而影响会计信息的准确性。错账查找的方法主要有以下四种：

1．差数法

差数法是指按照错账的差数来查找错账的方法，查找借贷方有一方漏记的错误。例如，在记账过程中只登记了经济业务的借方或者贷方，漏记了另一方，从而形成试算平衡中借方合计数与贷方合计数不相等的情况。如果借方金额遗漏，就会使该金额在贷方超出；如果贷方金额遗漏，则会使该金额在借方超出。对于这样的差错，可由会计人员通过回忆和与相关金额的记账核对来查找。

2．尾数法

对于发生的只有角、分的差错的可以只检查小数部分，这样可以提高查找错误的效率。

3．除2法

除2法是指差数除以2来查找错账的方法。当记账时借方金额错计入贷方（或者相反）时，出现错账的差数就表现为错误的2倍，因此将此差数用2去除，得出的商就应该是反向的正确的金额。例如，应计入“固定资产”科目借方的5000元误计入贷方，则该科目的期末余额将小于总分类科目期末余额10000元，被2除的商5000元即为借贷方向反向的金额。同理，如果借方总额大于贷方800元，即应查找有无400元的贷方金额误计入借方。

4．除9法

除9法是指以差数除以9来查找错数的方法。该方法适用于以下两种情况：

（1）将数字写大。例如将30写成300，错误数字大于正确数字9倍。查找的方法是：以差数除以9得出的商为正确的数字，商乘以10后所得的积为错误数字。上例差数270（即300-30）除以9以后，所得的商30为正确数字，30乘以10（即300）为错误数字。

（2）将数字写小。例如将500写成50，错误数字小于正确数字9倍。查找的方法是：以差数除以9得出的商即为写错的数字，商乘以10即为正确的数字。上例差数450（即500-50）除以9，商50即为错数，扩大10倍后即可得出正确的数字500。

在记账过程中，如果账簿记录发生错误，产生错账，如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向计反等，不得刮擦、挖补、涂改或用褪色药水更改字迹，必须根据错账的具体情况，采用正确的方法予以更正。

在结账以前，如果发现账簿记录中数字或文字错误，过账笔误或数字计算错误，可用划线更正法进行更正。更正时，先在错误的数字或文字上划一条红线加以注销，但必须保证划去的字迹仍可清晰辨认，以备查考；然后在红线上面空白处写上正确的文字或数字，并由记账人员、会计机构负责人在更正处盖章，以明确责任。需要注意的是，对于错误的数字要整笔划掉，不能只划去其中一个或几个记错的数字。

【例6-1】在记账凭证登记账簿时，将数字18175误记为18715，不能只划去其中“71”改为“17”，而是要把“18715”全部用红线划去，并在其上方写上“18175”，即

18175（印章）

18715（红线）

（1）在记账以后，发现记账凭证中应借应贷符号、科目或金额有错误时，可采用红字更正法进行更正。更正时先用红字金额编制一笔内容与错误的记账凭证相同的分录，注明更正某年某月某日的错账，据以用红字金额登记有关账簿，冲销原来的错误记录；然后再用正常的蓝字编制正确的记账凭证，据以用正常的蓝字登记入账。

【例6-2】某企业以银行存款2500元支付销售产品广告费。编制记账凭证时误用下列账户，并已记账。

更正时，首先填制一张与原错误分录内容完全一样的红字金额记账凭证，并据以登记入账，冲销原错误的账簿记录。

再用正常的蓝字编制一笔正确的记账凭证：

（2）在记账以后，发现记账凭证中应借应贷会计科目正确，但所记金额大于应记金额的，可将多记的金额（正确数与错误数之间的差额）用红字填写一张记账凭证，据以登记入账，用以注销多记的金额。

【例6-3】某企业用银行存款归还前面业务所欠货款8000元，但错误地编制了如下所示的会计分录并已经登记入账。

发现错误以后，应将多记的金额用红字进行注销，其分录如下。

在记账以后，如果发现原编制的记账凭证中应借应贷科目虽然没有错误，但所记金额少于正确金额，可用补充登记法进行更正。

更正时，把少记的金额编制一笔与原记账凭证相同的蓝字记账凭证并注明补记某月某日的金额，将其补记入账。