《会计学基础》-原始凭证及其要求

2024-01-08 理论教育版权反馈

【摘要】：自制原始凭证必须有经办部门的负责人或者指定的人员签名或者盖章，对外开出的原始凭证必须加盖本单位的公章。自制的原始凭证是指经济业务发生或完成时由本单位内部有关人员填制的，在本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单、借款单、工资计算单等。通用凭证是指由有关部门统一印制的，在一定范围内使用的，具有统一格式和使用方法的原始凭证。表4-2领料单收料单是记录外购材料验收入库的一种原始凭证。

原始凭证，也称单据，是在经济业务发生或完成时取得或者填制的，用以记录或证明经济业务发生与完成情况的书面证明文件。它详细记录了所发生经济业务的内容与数据，是进行会计核算的重要原始数据。

各个单位发生的经济业务事项复杂多样，记录和反映经济业务事项的原始凭证来源于不同渠道，原始凭证的内容、格式不尽相同。作为反映经济业务事项已经发生或完成并承担明确经济责任的书面文件，无论是哪一种原始凭证，都应当具备以下基本内容：

（1）原始凭证的名称，如发票、入库单；

（2）原始凭证的填制日期和编号，一般应当是经济业务事项发生或完成的日期；

（3）接受原始凭证单位名称或个人姓名；

（4）经济业务事项的内容摘要；

（5）经济业务事项的数量、单价和金额；

（6）填制原始凭证的单位名称；

（7）有关经办人员的签名或盖章。

从外单位取得的原始凭证，应该使用统一的发票，发票上印有税务专用章，并且必须盖有填制单位的公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门的负责人或者指定的人员签名或者盖章，对外开出的原始凭证必须加盖本单位的公章。

原始凭证为了满足其他业务需要，还可列入相应的内容，如预算项目、合同号数等，使原始凭证能够发挥多方面的作用。

（1）外来的原始凭证。外来的原始凭证是在经济业务发生或完成时，从其他单位或者个人直接取得的原始凭证，如购进原材料时从购货单位取得的增值税专用发票、在向外单位付款时取得的收据，职工出差取得的飞机票、火车票等。

（2）自制的原始凭证。自制的原始凭证是指经济业务发生或完成时由本单位内部有关人员填制的，在本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单、借款单、工资计算单等。

（1）一次凭证。一次凭证是指一次填写完成，在一张凭证上只记录一笔经济业务的原始凭证。外来原始凭证和大多数自制原始凭证都是一次凭证，如购货发票、银行结算凭证、借款单等。

（2）累计凭证。累计凭证是指在一张凭证上连续登记一定期间内发生的相同经济业务的凭证，比较有代表性的就是限额领单。

（3）汇总原始凭证。汇总原始凭证又被称为原始凭证汇总表，是指将一定时期内若干张同类经济业务的原始凭证，经过汇总编制完成的凭证，如发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。

（1）通用凭证。通用凭证是指由有关部门统一印制的，在一定范围内使用的，具有统一格式和使用方法的原始凭证。它可全国通用，也可以在某一地区、某一行业通用，如中国人民银行统一制定的银行转账结算凭证、由税务部门统一规定使用的增值税专用发票等。

（2）专用凭证。专用凭证是指具有特定内容和专门用途的原始凭证，如差旅费报销单、产品入库单等。

银行、单位和个人填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据，直接关系到支付结算的准确、及时和安全。因此，填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，要素齐全、数字正确、字迹清晰、无错漏、不潦草，防止涂改。支票是银行结算凭证的一种，常见的有现金支票和转账支票。

1．转账支票的填制

支票上印有“转账”字样的为转账支票，一般分为存根和正联两部分。转账支票由出纳员用碳素笔、正楷字填写，字迹工整。填写时，先填写存根部分，再填写正联部分。

（1）日期的书写方法。正联部分的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖、壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”。如1月15日，应写成“零壹月壹拾伍日”；10月20日，应写成“零壹拾月零贰拾日”。

（2）金额书写方法。结算金额分为大写和小写，大写金额数字用中文正楷或行书填写，且紧接“人民币”字样填写，不得留有空白。阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“￥”。阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。

（3）其他注意事项。收款人处应填写无误。出票人账号有账号章的可以加盖账号章。填写用途应实事求是，如××货款。支票填写完成审核无误后，在出票人签章处加盖预留银行的印鉴，即单位财务专用章和法人名章，然后在支票左边与存根的衔接处加盖财务专用章，最后从骑缝线处剪开，正联交收款人办理转账，存根留下作为记账依据。转账支票如表4-1所示。

表4-1　转账支票

2．现金支票的填制

支票上印有“现金”字样的为现金支票。其填制方法与转账支票基本相同，所不同的是：“用途”一般填写“备用金”、“工资”、“差旅费”等。

领料单又被称为发料单，是一种一次有效的发料凭证。它适用于临时性需要和没有消耗定额的各种材料。领料单由领料部门根据生产或其他需要填制，经部门主管签名或盖章后据以领料。领料单通常以一料一单为宜，仓库发料时，填写实发数量；同时，由领发料双方签章，以示负责。领料单应填制一式多联，一联由领料部门带回，作为领用部门核算的依据；一联交财会部门据以记账；一联由仓库留存据以登记材料明细账。领料单如表4-2所示。

表4-2　领料单

收料单是记录外购材料验收入库的一种原始凭证。“收料单”一般一式三联，第一联为存根，由采购员带回供应部门备查；第二联为会计记账联，交财会部门据以记账；第三联为仓库记账联，由仓库留下作为登记原材料明细账数量的依据。材料运到企业，材料保管员验收后，在收料单上填写收料日期、材料名称、计量单位、应收实收数量等项目，会计人员填写材料单价、金额、运杂费等项目。收料单如表4-3所示。

表4-3　收料单

一般纳税人因销售货物或提供应税劳务，按规定应向付款人开具增值税专用发票。增值税专用发票为机打发票，由企业会计人员填写，全部联次一次性打印完成。该发票基本联次为四联，销货单位和购货单位各两联。其中留销货单位的两联，一联留存有关业务部门，一联作会计机构的记账凭证；交购货单位的两联，一联作为购货单位的结算凭证，一联为税款抵扣凭证。购货单位向一般纳税人购货，应取得增值税专用发票，因为只有取得增值税专用发票税款抵扣联，支付的进项税额才能在购货单位作为“进项税额”列账。增值税专用发票如表4-4所示。

表4-4　增值税专用发票(www.chuimin.cn)

企业因相关业务而向个人收取现金时，应开具收据。收据由企业出纳人员负责填写，应按照编号顺序使用。收据一般为一式三联，第一联为存根联；第二联为收据联；第三联为记账联。出纳员在填写收据时，应采用双面复写纸一次套写完成，并在各联加盖出纳个人名章，在第二联加盖财务专用章，至此收据开具完毕。审核无误后，将收据联交给交款单位或个人，存根联保存在收据本上以备查询，记账联留作记账依据。收据如表4-5所示。

表4-5　收款收据

企业职工因公出差或其他原因向企业借款，须填制借款单。借款单可作为职工的借据、企业与职工之间结算的依据及会计人员记账的依据。借款单中的借款日期、借款单位、借款理由、借款金额由借款人填好后，在借款人处签字，再由本单位负责人审批，同意后签字；然后交财务主管核批并签字；最后交出纳员支取现金。借款单如表4-6所示。

表4-6　借款单

当企业持有转账支票、银行汇票和银行本票等到银行办理转账时，须填制进账单。进账单一般一式三联：第一联为回单，是出票人开户银行交给出票人的回单；第二联为贷方凭证，由收款人开户银行作为贷方凭证；第三联为收账通知，是收款人开户银行在款项收妥后给收款人的收账通知。进账单填完并审核无误后，连同转账支票一起交给开户银行办理转账。银行审核无误后，在第三联上加盖银行印章，然后传递给企业作为记账的依据。银行进账单如表4-7所示。

表4-7　中国工商银行进账单

限额领料单是一种在规定的领用限额之内多次使用的累计发料凭证。它适用于经常需要并规定有消耗定额的各种材料。在其有效期间（一般以一个月为限），只要不超过领用限额，就可以继续使用。它是由材料供应部门会同生产计划部门，根据各单位的生产任务和开展业务的需要以及材料消耗定额核定领用限额来填制的。限额领料单一般按照每种材料、每一用途分别填制。限额领料单应填制一式两联，一联交仓库作为物料发料依据；一联交领用部门作为领料的凭证。每次领料发料时，仓库应认真审查清理数量，如未超过限额，应予发料。发料后在两联同时填写实发数，并计算出限额结余数，并由发料人和领料人同时签章。月末结出实发数量和金额交财会部门据以记账。限额领料单如表4-8所示。

表4-8　限额领料单

原始凭证是经济业务的原始证明，是记账的原始依据。填制原始凭证是会计工作的第一个环节，因此严格按照相关的要求进行填制至关重要。

（1）记录真实。这就是要实事求是地填写经济业务，原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况完全符合，确保凭证内容真实可靠。

（2）内容完整。每张凭证必须按照规定的格式和内容逐项填写齐全，不得省略或者遗漏，而且必须填写手续完备，符合内部填制制度。

（3）填制及时。按照经济业务的执行和完成情况及时填制原始凭证，这对于保证会计资料的时效是非常重要的。同时也可以避免由于原始凭证填制不及时，事后记忆模糊，补办手续时出现差错现象。

（4）书写清楚。原始凭证上的文字和数字都要认真填写，要求字迹清楚，易于辨认。原始凭证上的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处需加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

（1）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。

（2）购买实物的原始凭证，必须有验收证明。

（3）支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证（银行汇款凭证等）代替，以防止舞弊行为的发生。

（4）一式多联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式多联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

（5）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。

（6）职工因公出差借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借据收据。

（7）阿拉伯数字前面应写人民币符号“￥”，并且应一个一个地写，不得连笔写。

（8）所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况下，一律填写到角分，无角分的，角位和分位可写“00”，或符号“—”；有角无分的，分位应写“0”，不得用符号“—”代替。

（9）原始凭证（除套写的可用圆珠笔）必须用蓝色或黑色墨水书写。

（10）经过上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件号。

只有经过审核无误的原始凭证，才能作为记账的依据，为了保证原始凭证内容的真实性和合理性，一切原始凭证填制或取得后，都应按规定的程序及时送交会计部门，由会计主管或具体处理该事项的会计人员进行审核。原始凭证的审核主要从以下四方面着手。

（1）真实性审核。真实性审核包括审核原始凭证本身是否真实以及原始凭证反映的经济业务事项是否真实两方面。即确定原始凭证是否虚假、是否存在伪造或者涂改等情况；核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本来面目等。

（2）合法性审核。即审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定，是否符合有关审批权限和手续的规定，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违法乱纪、弄虚作假等现象。

（3）完整性审核。即根据原始凭证所反映基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填项目是否齐全，填写方法、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

（4）正确性审核。即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大写与小写金额是否相符。

原始凭证经会计机构、会计人员审核后，对于核对无误的，可以作为编制记账凭证的依据；对于审核中发现的问题，根据不同情况，分别采取以下两种方法进行处理。

（1）对于不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并应当报告单位负责人，要求查明原因，作出处理。

（2）对于记载不准确、不完整的原始凭证应予以退回，并要求有关经济业务事项的经办人员按国家统一会计制度的规定更正、补充，待内容补充完整、手续完备后，再予以办理。

原始凭证的审核是一项严肃细致的重要工作，为了做好这项工作，审核人员必须熟悉国家有关的方针、政策、法令、规定和制度以及本单位的有关规定，并掌握本单位内部各部门的工作情况。另外，审核人员应做好宣传解释工作，因原始凭证所证明的经济业务需要由有关的领导和职工去经办，只有对他们做好宣传解释工作，才能避免违法乱纪经济业务的发生。

《会计学基础》-原始凭证及其要求

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