会计学基础中的建账规范和会计账簿设置

2024-01-08 理论教育版权反馈

【摘要】：各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生或完成的先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。通常大多数企业只对现金和银行存款的收付业务使用日记账。在实际工作中，这种账簿一般用于总分类账、现金日记账和银行存款日记账。这种账簿主要适用于一般的明细分类账。

会计账簿（简称账簿）是由具有一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，用以全面、系统、序时、分类、连续地记录各项经济业务的簿记。

各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。设置和登记账簿是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义，主要体现在：设置和登记账簿可以系统地归纳和积累会计核算资料，为改善企业经营管理，合理使用资金提供资料；设置和登记账簿可以为计算财务成果编制会计报表提供依据；设置和登记账簿，利用账簿的核算资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。

会计账户存在于会计账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记录经济业务，是在个别账户中完成的，因此，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。账簿与账户的关系是形式和内容的关系。

会计核算中应用的账簿很多，不同的账簿其用途、形式、内容和登记方法都不相同。为更好地了解和使用各种账簿，对其进行分类是很有必要的。账簿按不同的分类标准可作如下分类。

1．按用途可分为序时账簿、分类账簿与备查账簿

（1）序时账簿。序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生或完成的先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。通常大多数企业只对现金和银行存款的收付业务使用日记账。日记账按所核算和监督经济业务的范围，可分为特种日记账和普通日记账。

（2）分类账簿。分类账簿是通过对经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。按记账内容详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。总分类账是按总分类账户分类登记的，简称总账；明细分类账是按明细分类账户分类登记的，简称明细账。

（3）备查账簿。备查账簿也称备查簿、辅助登记账簿，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项进行补充登记的账簿，如设置租入固定资产登记簿、代销商品登记簿等。这种账簿不是企业必须设置的，而是企业根据实际需要自行决定是否设置。

2．按外表形式可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿

（1）订本式账簿。订本式账簿是指在启用之前就把编有序号的若干账页固定装订成册的账簿。采用这种账簿，其优点是可以避免账页散失，防止人为抽换账页；其缺点是一般不能准确地为各账户预留账页。在实际工作中，这种账簿一般用于总分类账、现金日记账和银行存款日记账。

（2）活页式账簿。活页式账簿是指在账簿登记之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中。当账簿登记完毕后（通常是一个会计年度）才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。这类账簿的优点是记账时可以根据实际需要，随时将空白账页装入账簿，或抽出不需要的账页，也便于分工记账；其缺点是如果管理不善，可能会造成账页散失和被抽换。这种账簿主要适用于一般的明细分类账。

（3）卡片式账簿。卡片式账簿又称卡片账，是一种将账户所需格式印刷在硬卡片上的账簿。严格地说，卡片账也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。在我国，企业一般只对固定资产明细账核算采用卡片账形式。少数企业在材料核算中也使用材料卡片账。

3．按账页格式不同可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿

（1）三栏式账簿。三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。总分类账、日记账以及资本、债权、债务明细账一般采用三栏式。

（2）多栏式账簿。多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿，如多栏式日记账、多栏式明细账。收入、费用明细账一般采用这种账簿格式。

（3）数量金额式账簿。数量金额式账簿是在账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。如原材料、库存商品等明细账一般都采用数量金额式账簿。

案例资料

盛昌公司2015年12月初各账户余额如表6-1～表6-3所示。

表6-1　总账和明细账期初余额表

单位：元

表6-2　原材料明细分类账户期初余额表

表6-3　库存商品明细分类账户期初余额表(www.chuimin.cn)

总账的设置方法一般是按照总账会计科目的编码顺序分别开设账户，由于总账一般都采用订本式账簿，因此，应事先为每一个账户预留若干账页。

总账常用的格式为三栏式，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，如表6-4所示。现以应收账款为例说明总账账户的开设方法。

表6-4　总分类账

明细账应根据各单位的实际需要，按照总分类科目的二级科目或三级科目分类设置。明细账一般采用活页式账簿，个别的应用卡片式账簿，其账页的格式应根据各单位经济管理的需要和各明细分类账记录内容的不同而有所区别，其账页的格式可采用三栏式、数量金额式和多栏式等。

1．三栏式明细账

三栏式明细账的金额栏主要由借方、贷方和金额三栏组成，主要用来反映某项资金增加、减少和结余情况及结果。这种账簿适用范围较广，适用于只需要进行金额核算的经济业务。

应收账款、其他应收款、短期借款、应付账款和实收资本等总账科目下应采用三栏式账页建立明细账户。现以应收账款为例说明其明细账户的开设方法，如表6-5所示。

表6-5　应收账款明细分类账

2．数量金额式明细账

数量金额式明细账的主体结构是由“收入”、“发出”和“结存”三栏组成，并在每个栏目下再分设数量、单价和金额三个小栏。这种账簿一般适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的财产物资账户，如“原材料明细账”、“库存商品明细账”等账户。现以“原材料”为例说明其明细账户的开设方法，如表6-6所示。

表6-6　原材料明细分类账

3．多栏式明细账

多栏式明细账是为了提供多项管理信息，根据各类经济业务的内容和管理需要来设置多个栏目，从而将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记。这类账簿首先将账户分为“借方”、“贷方”和“余额”三栏，再在借（或贷）方分别按明细科目设置多个栏目，用于提供管理所需要的信息，主要用于应记借方（或贷方）的经济业务较多，而另一方反映的经济业务较少或基本不发生的账户，如“管理费用明细账”（如表6-7所示）、“生产成本明细账”、“制造费用明细账”、“应交税费——应交增值税明细账”等。在实务中需注意，这种账簿的账页正反面内容是不一样的，若是活页式账页，务必将顺序排好。

表6-7　管理费用明细账

按照国家会计制度的规定，企业必须设置现金日记账和银行存款日记账，有外币业务的单位还需要按币种不同分别设置外币现金日记账和银行存款日记账。

1．现金日记账的设置

现金日记账一般采用订本账，账页的格式有三栏式和多栏式两种，但在实际工作中大多采用三栏式，即在同一张账页上设“收入”、“支出”和“结余”三个基本的金额栏目，并在金额栏与摘要栏之间插入“对方科目”，以便记账时标明现金收入的来源科目和现金支出的用途科目，如表6-8所示。

表6-8　现金日记账

2．银行存款日记账的设置

银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。银行存款日记账的格式和现金日记账基本相同，如表6-9所示。

表6-9　银行存款日记账

会计学基础中的建账规范和会计账簿设置

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