会计凭证的传递与保管-会计学基础

2024-01-08 理论教育版权反馈

【摘要】：会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得开始，经审核、记账到装订保管的全过程。实际工作中，应该为每种会计凭证的传递程序和在各个环节上的停留时间作出规定。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应在会计制度中作出明确的规定。表4-14记账凭证封面会计凭证是一个单位的重要经济档案，必须妥善保管，防止丢失或毁损，以备日后随时查阅。

企业、单位的一项经济业务往往涉及若干部门和经办人员，会计凭证作为记录经济业务的载体，也要在不同部门和人员之间传递，以反映经济业务的完成情况，履行有关部门的责任和手续。

会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得开始，经审核、记账到装订保管的全过程。各种会计凭证，其所记录的经济业务不尽相同，所以办理会计手续的程序和占用的时间也不同。实际工作中，应该为每种会计凭证的传递程序和在各个环节上的停留时间作出规定。即会计凭证填制后，应当交到哪个部门、哪个工作岗位上，由谁接办业务手续，直到归档保管为止。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应在会计制度中作出明确的规定。

正确组织会计凭证的传递，对及时地反映和控制经济业务的发生与完成情况，合理组织会计核算，强化经济责任制，具有重要的意义。科学的传递程序，应该使会计凭证按最快捷、最合理的流向运行。因此，在制定会计凭证传递程序时，应该着重考虑以下三点。

（1）要根据经济业务的特点，企业内部机构设置和人员分工情况以及经营管理上的需要，具体规定各种凭证的联数和传递程序；注意流程的合理性，避免不必要的环节，以免影响传递的速度。

（2）要根据有关部门与经办人员对经济业务办理必要手续的需要，确定会计凭证在各个环节的停留时间。防止在各个流经环节过多的、不必要的耽搁。

（3）建立严格的会计凭证交接和签收制度，保证会计凭证的安全完整，做到责任明确，手续齐全、严密。

会计凭证登记完毕后，应将记账凭证连同所附的原始凭证或原始凭证汇总，按照编号顺序折叠整齐，准备装订。会计凭证在装订之前，必须进行适当的整理，以便于装订。

会计凭证的整理，主要是对记账凭证所附的原始凭证进行整理。会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一，因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。通常，对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证的面积尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上两次折叠。折叠时应注意将凭证上的左上角或左侧面突出，以便于装订后的展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的方法，即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在一张与记账凭证大小相同的白纸上。粘贴时要注意，应尽量将同类同金额的票据粘在一起；粘贴完成之后，应在白纸一旁注明原始凭证的张数和合计金额。对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，则可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。

对于数量过多的原始凭证，如工资结算表、领料单等，可以单独装订保管，但应在封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。封面应一式两份，一份作为原始凭证装订成册的封面，封面上注明“附件”字样；另一份附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考。

此外，各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期的编号。

会计凭证的装订是指将整理完毕的会计凭证加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签的一系列工作。会计凭证不得跨月装订。记账凭证少的单位，可以一个月装订一本；记账凭证较多的单位，一个月内可装订成若干册。序号每月一编。装订好的会计凭证厚度通常为2.0~3.0cm。

装订成册的会计凭证必须加盖封面，封面上应注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。会计凭证封面如表4-14所示。

表4-14　记账凭证封面(www.chuimin.cn)

会计凭证是一个单位的重要经济档案，必须妥善保管，防止丢失或毁损，以备日后随时查阅。会计部门根据会计凭证登记账簿后，应将各种记账凭证按照编号顺序连同所附原始凭证定期装订成册，以防散失。

查阅会计凭证应办理查阅手续，经本单位有关领导批准。调阅时，应填写“会计档案调阅表”，详细填写调阅会计凭证的名称、调阅日期、调阅人姓名、调阅理由、调阅批准人。原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制，避免抽出原始凭证。向外单位提供的原始凭证复制件，应当专设登记簿登记，说明所复制的会计凭证名称、张数，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

原始凭证较多时，可单独装订，但要在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，此时在所属的记账凭证上注明“附件另订”字样。

每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应移交单位档案机构统一保管；出纳人员不得兼管会计档案。

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须根据《会计档案管理办法》的有关规定执行，任何人都无权自行随意销毁。对保管期满需要销毁的会计凭证，必须开列清单，按规定手续报经批准后才能销毁。

情境小结

会计凭证是记录经济业务事项发生或完成的书面证明，也是登记账簿的依据。会计凭证按照编制的程序和用途不同分为原始凭证和记账凭证。

原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。

原始凭证根据取得的来源可分为外来凭证和自制凭证。按照填制方法不同，可分为一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证。

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。

记账凭证按照使用单位选择和适用的经济业务不同，分为通用记账凭证和专用记账凭证。

会计凭证的传递是指会计凭证从编制、办理业务手续、审核、整理、记账，以及装订、归档保管的全过程。