数据管理与分析：实用技巧

2023-12-05 理论教育版权反馈

【摘要】：图3.4.7输入筛选条件在需要筛选的数据清单中选定任意一个单元格。

3.4　数据的管理与分析

中文Excel 2003在数据排序、数据筛选、分类汇总等方面具有较强的管理和分析能力。用户可以很方便地管理和分析工作表中的数据，从而获得有用的信息。

3.4.1　建立数据清单

数据清单就是指在工作表中包含一组相关数据的数据行，在Excel中，数据清单可以像数据库一样使用，其中行相当于记录，行标题相当于记录名，列相当于字段，列标题相当于字段名。

1．数据清单建立准则

在建立数据清单时应注意以下几点：

（1）每张工作表只能建立一个数据清单，因为数据清单的某些功能一次只能在同一个工作表中的一个数据清单中使用。

（2）为了使中文Excel 2003在检测或选定数据时比较方便，在工作表中数据清单要和其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。

（3）在数据清单中不能出现空白行和空白列。

（4）一些比较重要的数据不应放在数据清单的两侧，避免在筛选数据清单时被自动隐藏。

2．使用记录单图

数据记录单实际上是一种对话框，使用数据记录单可以方便地对数据清单中的记录进行编辑。使用记录单的操作步骤如下：

（1）选定需要使用记录单的表格，选择“数据”→“记录单”命令，弹出如图3.4.1所示的记录单对话框，在该对话框中显示序列中的第一个记录，同时还可以显示表中记录的条数。

（2）在该对话框中单击“新建”按钮，可以输入新的记录，在输入的过程中可以用“Tab”键来切换字段。

（3）输入完一条记录后，按回车键或单击“新建”按钮就可输入下一条记录。

（4）完成所有新记录的输入后，单击“关闭”按钮，输入的记录就会自动添加到工作表中。

除了以上介绍的功能外，对话框中还有其他功能按钮，例如

“删除”按钮，用来删除当前的记录。

“还源”按钮，将修改过的记录还原成原来的值。

“上一条”和“下一条”按钮，用来查看记录单中的记录。

“条件”按钮，可以查找数据清单中符合某种条件的记录。

3.4.1　记录单对话框

注意：不管当前的位置如何，新增加的记录均位于数据清单的最后一条，即显示在数据清单的最底部。

3.4.2　数据的排序

数据排序是指将数据库按照一定规则进行整理和排列，以提高数据库的查询效率。用做排序的字段名称为“关键字”，它是排序的依据。关键字可以只有1个，也可以有几个，当使用多个关键字进行排序时，称为“多重排序”。在多重排序中，第1个关键字称为“主关键字”，第2个关键字称为“次关键字”。如果使用主关键字排序时出现优先级相同的数据，则在这个局部区域将按照次关键字排序。在排序时，必须有一个可以比较的标准，称为排序次序。排序次序分为升序和降序两种。

对工作表中的数据进行排序的具体操作步骤如下：

（1）选定需要进行排序的数据清单中的单元格或单元格区域。

（2）选择“数据”→“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图3.4.2所示。