中文Office2003文档基本操作教程

2.2　文档的基本操作

文档的操作是使用Word时最基本的操作，用户必须了解如何创建文档、打开文档、保存和关闭文档、输入文本等操作，才能对文档进行更进一步的操作，为以后的学习打下基础。

2.2.1　创建新文档启动中文Word 2003应用程序时，系统将会自动创建一个名为“文档1”的空白文档，用户可在其中直接进行文字的输入和编辑操作。用户还可以创建新的Word文档，其创建方法主要有以下几种：

1．创建空白文档

创建空白文档的具体操作步骤如下：

（1）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮，或者选择“文件”→“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，如图2.2.1所示。

图2.2.1　“新建文档”任务窗格

（2）在该任务窗格中的“新建”选区中单击“空白文档”超链接即可创建一个空白文档。

2．根据模板创建文档

模板是Word 2003提供的一些按照应用文规范建立的文档。根据模板新建文档，可以快速创建具有一定格式和内容的文档，减轻了文字录入的烦琐工作。

根据模板创建文档的具体操作步骤如下：

（1）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。

（2）在该任务窗格中的“新建”选区中单击“本机上的模板”超链接，弹出“模板”对话框，打开“出版物”选项卡，如图2.2.2所示。

图2.2.2　“出版物”选项卡

（3）在该选项卡中选择需要的模板，在“新建”选区中选中“文档”单选按钮，然后单击“确定”按钮，即可创建文档。

3．根据向导新建文档

向导是由一系列对话框组成的，用户只需要根据对话框的提示输入或者选择所需的选项，即可快速创建一个美观大方的文档。

根据向导新建文档的具体操作步骤如下：

（1）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。

（2）在该任务窗格中的“新建”选区中单击“本机上的模板”超链接，弹出“模板”对话框，打开“其他文档”选项卡，如图2.2.3所示。

图2.2.3　“其他文档”选项卡

（3）在该选项卡中选择需要的向导选项，例如选择选项，单击“确定”按钮，弹出“简历向导”对话框（一），如图2.2.4所示。

图2.2.4　“简历向导”对话框（一）

（4）单击“下一步”按钮，弹出“简历向导”对话框（二），如图2.2.5所示。

图2.2.5　“简历向导”对话框（二）

（5）在该对话框中选择简历的样式，单击“下一步”按钮，弹出“简历向导”对话框（三），如图2.2.6所示。

图2.2.6　“简历向导”对话框（三）

（6）在该对话框中设置简历的类型，单击“下一步”按钮，弹出“简历向导”对话框（四），如图2.2.7所示。

图2.2.7　“简历向导”对话框（四）

（7）在该对话框中设置用户的姓名和通讯地址，单击“下一步”按钮，弹出“简历向导”对话框（五），如图2.2.8所示。

图2.2.8　“简历向导”对话框（五）

（8）在该对话框中选择用户所需要的标题，单击“下一步”按钮，弹出“简历向导”对话框（六），如图2.2.9所示。

图2.2.9　“简历向导”对话框（六）

（9）在该对话框中选择其他的标题，单击“下一步”按钮，弹出“简历向导”对话框（七），如图2.2.10所示。

图2.2.10　“简历向导”对话框（七）

（10）在该对话框中添加和排序标题，单击“下一步”按钮，弹出“简历向导”对话框（八），如图2.2.11所示。

图2.2.11　“简历向导”对话框（八）

（11）在该对话框中单击“完成”按钮，即可根据简历向导创建个人简历文档，效果如图2.2.12所示。

图2.2.12　使用向导新建简历文档效果

2.2.2　打开文档

用户在需要对原有的Word文档进行查看和编辑时，首先要将该文档打开。打开文档的具体操作步骤如下：

（1）选择“文件”→“打开”命令，或者单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，弹出“打开”对话框，如图2.2.13所示。

图2.2.13　“打开”对话框

（2）在该对话框中的“查找范围”下拉列表中选择文档所在的位置；在文件列表中选择需要打开的文档；在“文件类型”下拉列表中选择打开文件的类型。

（3）设置完成后，单击“打开”按钮，即可打开需要的文档。

2.2.3　保存和关闭文档

在对文档进行修改或编辑后，需要对文档进行保存，然后关闭此文档。

1．保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下：

（1）选择“文件”→“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，如图2.2.14所示。

图2.2.14　“另存为”对话框

（2）在“保存位置”下拉列表中选择保存文档的位置；在“保存类型”下拉列表中选择保存文档的文件类型；在“文件名”下拉列表中输入文件名称。

（3）设置完成后，单击“保存”按钮，即可保存新建文档。

2．保存已有文档

如果需要保存已有文档，可选择“文件”→“保存”命令，或者直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，中文Word 2003将修改后的文档保存到原来的文件夹中，修改前的内容将被覆盖，并且不再弹出“另存为”对话框。

3．关闭文档

文档保存后就可以关闭了，关闭中文Word 2003文档的方法有以下4种：

（1）单击标题栏上的“关闭”按钮。

（2）单击标题栏中的“菜单控制”图标，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。

（3）选择“文件”→“关闭”命令。

（4）如果需要同时关闭打开的所有文档，只需要按住“Shift”键，然后选择“文件”→“全部关闭”命令即可。

提示：如果在没有保存文档的情况下关闭文档，则系统将弹出一个信息提示框，如图2.2.15所示。单击“是”按钮，保存对文档所做的修改；单击“否”按钮，不对文档进行保存，并关闭文档；单击“取消”按钮，取消该次操作，并返回文档编辑窗口。

图2.2.15　信息提示框

2.2.4　定位插入点

在对文本进行输入和编辑之前，必须先将插入点定位到所需的位置。定位插入点的方法主要有使用鼠标定位和使用键盘定位两种。(www.chuimin.cn)

1．使用鼠标定位

使用鼠标定位是最简单的定位方法。使用鼠标拖动垂直滚动条和水平滚动条到要定位的文档页面，然后在需要的位置单击鼠标左键，即可定位插入点。

2．使用键盘定位

使用键盘可准确快速地定位插入点，如表2.1所示为定位插入点的快捷键列表。

表2.1　定位插入点的快捷键列表

2.2.5　输入文本

插入点定位之后，就可以在文档中输入文本。输入文本时，文本就显示在插入点处，插入点自动向右移动。当用户输入文档到达页面右边界时，中文Word 2003会自动换行，输入满一屏时，文档会自动下移。而且在输入文档时，用户可以随时对错误的内容进行修改。

由于Word具有自动换行功能，因此输入到行尾时并不需要按回车键，只有在开始新的段落时，才需要按回车键。

1．插入符号

插入符号的具体操作步骤如下：

（1）将插入点定位到文档中需要插入符号的位置。

（2）选择“插入”→“符号”命令，弹出“符号”对话框，如图2.2.16所示。

图2.2.16　“符号”对话框

（3）在该对话框中的“字体”下拉列表中选择所需的字体；在“子集”下拉列表中选择所需的选项；在列表框中选择需要的符号，单击“插入”按钮，即可在插入点位置插入所选符号。

（4）此时对话框中的“取消”按钮变为“关闭”按钮，单击“关闭”按钮关闭该对话框。

技巧：在“符号”对话框中单击“快捷键”按钮，在弹出的“自定义键盘”对话框中可为插入符号设置快捷键。

2．插入特殊符号

插入特殊符号的具体操作步骤如下：

（1）将插入点定位到文档中要插入特殊符号的位置。

（2）选择“插入”→“特殊符号”命令，弹出“插入特殊符号”对话框，如图2.2.17所示。

图2.2.17　“插入特殊符号”对话框

（3）在该对话框中的列表框中选择所需的特殊字符，然后单击按钮，即可在文档中的插入点处插入特殊字符。

技巧：在“插入特殊符号”对话框中单击“显示符号栏”按钮，可以在弹出的“自定义符号栏”对话框中自定义符号栏。

3．插入日期和时间

插入日期和时间的具体操作步骤如下：

（1）将插入点定位在要插入日期和时间的位置。

（2）选择“插入”→“日期和时间”命令，弹出“日期和时间”对话框，如图2.2.18所示。

图2.2.18　“日期和时间”对话框

（3）在该对话框中的“语言（国家/地区）”下拉列表中选择一种语言；在“可用格式”列表框中选择一种日期和时间格式；选中“自动更新”复选框，可使插入的日期和时间根据打印的日期和时间而改变。

（4）设置完成后，单击“确定”按钮，即可在文档中插入日期和时间。

2.2.6　选定文本

在对文本进行编辑和修改之前，必须先选定文本或段落。中文Word 2003为用户提供了鼠标和键盘两种选定文本的方法。

1．使用鼠标选定文本

使用鼠标选定文本是最基本的选择方法。将鼠标指针定位在文档窗口左边的空白区域，此时鼠标指针变为形状，单击鼠标即可选择一行文本，单击并拖动鼠标可选择多行文本或多个段落。

提示：选择“编辑”→“全选”命令，可选定整篇文档。

2．使用键盘选定文本

Word 2003提供了一套使用键盘选定文本的方法，主要通过“Ctrl”、“Shift”和方向键来实现。使用键盘选定文本的快捷键如表2.2所示。

表2.2　使用键盘选定文本

2.2.7　复制、移动和删除文本

复制、移动和删除文本是用户在输入和编辑文本时使用最多的操作，它们可以使用户在更短的时间内完成更多的工作。与原始的手工书写文档相比，计算机处理文档中的复制、移动和删除等操作，极大地提高了用户处理文档的效率。

1．复制文本

复制文本的具体操作步骤如下：

（1）选定要复制的文本。

（2）选择“编辑”→“复制”命令，或者单击“常用”工具栏中的“复制”按钮。

（3）将光标定位在目标位置，选择“编辑”→“粘贴”命令，或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮即可。

技巧：按快捷键“Ctrl+C”可复制文本，按快捷键“Ctrl+V”可粘贴文本。

2．移动文本

在编辑过程中，有时需要将已经输入的文本移动到其他位置，具体操作步骤如下：

（1）选定要移动的文本。

（2）将鼠标指针移动到选定的文本上，按住鼠标左键，并将该文本块拖到目标位置，然后释放鼠标。

3．删除文本

在编辑文本过程中，有时会输入多余或错误的内容，就要对其进行删除操作。

（1）按“Back Space”键删除光标左边的一个字符。

（2）按“Delete”键删除光标右边的一个字符。

（3）如果要删除一段文本，须先选定要删除的文本，然后按“Delete”键，或者选择“编辑”→“清除”→“内容”命令。

提示：如果误删了某些文本，可选择“编辑”→“撤消清除”命令，或者单击“撤销清除”按钮进行恢复。

2.2.8　查找和替换文本

在文档的编辑过程中，有时需要在很长的文档中查找某些字符，人工查找会花费大量的时间，却不能保证将所需要的字符全部找到。中文Word 2003提供了功能强大的查找和替换功能，可以帮助用户全面快速地查找内容。

查找和替换文本的具体操作步骤如下：

（1）选择“编辑”→“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，默认打开“查找”选项卡，如图2.2.19所示。

图2.2.19　“查找”选项卡

（2）在该选项卡中的“查找内容”下拉列表中输入要查找的文字，单击“查找下一处”按钮，Word将自动查找指定的字符串，并以反白显示。

（3）如果用户需要继续查找，则单击“查找下一处”按钮，Word将继续查找下一个文本，直到文档的末尾。查找完毕后，将弹出如图2.2.20所示的提示框，单击“确定”按钮关闭该提示框完成文档的搜索操作。

图2.2.20　提示框

（4）在“查找和替换”对话框中打开“替换”选项卡，在“查找内容”下拉列表中输入要查找的内容，例如输入“生活畅想”；在“替换为”下拉列表中输入替换内容，例如输入“美丽心情”，如图2.2.21所示。单击“替换”按钮，即可将文档中的内容进行替换。

图2.2.21　“替换”选项卡

如果要一次性替换文档中全部需要被替换的对象，可单击“全部替换”按钮，系统将自动替换全部内容。替换完成后，系统弹出如图2.2.22所示的提示框，单击“确定”按钮关闭该提示框，完成文档的替换操作。

图2.2.22　提示框

（5）查找和替换完文本后，单击“取消”按钮，关闭“查找和替换”对话框。

技巧：按快捷键“Ctrl+F”，也可以弹出“查找和替换”对话框。