有效电子邮件解读及影响力

2023-12-02 理论教育版权反馈

【摘要】：第44章有效的电子邮件喷火器的存在只说明，某时某地某人对自己说：“你知道，我想在那些人身上点火，但我离他们太远了，办不到。”本章就解释怎样能使电子邮件快捷高效地传递信息。你多久能收到一次带有“请参见附件”字样的电子邮件？如果你必须提出没法回答的问题或粘贴附加文件，就首先要请求得到许可。它应该包括你的姓名、头衔、组织名称、电子邮件地址、网站以及电话号码。本章专门讨论了电子邮件的问题。

第44章　有效的电子邮件

喷火器的存在只说明，某时某地某人对自己说：“你知道，我想在那些人身上点火，但我离他们太远了，办不到。”

——乔治·卡林

我们开始讨论电子邮件，因为它是最常用的商业通信形式，但这也成了我生活的一大困扰。本章就解释怎样能使电子邮件快捷高效地传递信息。

•做一个主题行。主题行是进入你核心信息的窗口。第一，它必须能保证你的邮件顺利通过垃圾邮件过滤，所以不要包含任何与性和省钱有关的东西。第二，它必须能传达出你的信息非常个性化。比如，“喜欢你的博客”、“喜欢你的书”、“就你的年龄而言，你的滑冰技术很棒”，总是对我很有效。第三，它必须令人高兴，但又不过分承诺，刚好达到能让收件人打开阅读的程度。

•限制收信人的数量。作为一个经验法则，一封邮件的收件人越多，收到单个人回信的可能性就越小，就更别指望收信人按你的要求行动了。这和基诺维斯综合征（Genovese syndrome，或称“旁观者效应”）类似：1964年，媒体报道基蒂·基诺维斯（Kitty Genovese）被害时，有38个人旁观。如果你想让一大群人去做什么事情，那么至少应使用密件抄送；这样做不仅让收件人感觉自己很重要，而且你也不用因为大家的邮件地址去拉一张长长的单子，同时也避免了不慎暴露每个人的电子邮件地址。

•英文信不要全部使用大写。大家现在可能都知道这一点了，但是以防万一：电子邮件全部使用大写的意思可以解读为大喊大叫。即使你没有大叫，让别人读全部大写的邮件也要困难很多，所以给你的收件人行行好，去遵循标准的大小写用法。

•简短。电子邮件的理想长度是5句话，理想的内容含量是一个想法。如果你想请一个合适的收件人做一件合适的事情，用一两句话简单解释你是谁，然后就开始“请求”。如果这个要求不合理，就干脆不要请求。我的看法是：如果叙述自己的生活经历，就说明这个人也在怀疑自己的请求能否得到许可，所以他们想制造一个情境来打动收件人。另一个保持短小简明的理由是，你不知道自己的电子邮件会被转发给谁—从你部长到总检察长都有可能。

•不要粘贴附件。你多久能收到一次带有“请参见附件”字样的电子邮件？然后你打开附件，发现那只不过是一个3段话的Word文档，而且本来应该轻而易举就复制粘贴到邮件正文里。或者更糟糕的是，有些人相信由于自己的在线狗粮出售模式是跨越潮流、范式转换、正在申请专利的，就认为你会愿意收到他们10M大的推销文件。由于很多人正在智能手机上开通收发电子邮件的功能，所以发送多余的文件倒反而表明了你的愚蠢无能。

•不要制造无法回答的问题。很多人问一些无法回答的问题。比如：“你怎么看待美国唱片行业联合会的诉讼？”“史蒂夫·乔布斯是哪种类型的人？”“你认为这是开公司的好时候吗？”最有代表性的问题开头是这样的：“我还没有仔细思考过这个问题，不过你怎么看待……？”换句话说，发件人自己没深入考虑过，而是想把这个责任转嫁给收件人。做梦去吧。(www.chuimin.cn)

如果你的问题只适合去问你的精神病医生、妈妈或者配偶，那就去问他们，不要找别人。每当我收到这种邮件时，我总会陷入深深的恐惧之中：我是不是应该不回复？不然这个人会认为我是个狂妄自大的笨蛋。或者应该给一个草率的答复来解释这个问题没法回答？或者应该精心写一个真诚的邮件，提供更多信息，这样我就能打动发件人的内心深处，然后又让该人一连给我发两星期邮件？通常，我选择第二种做法。

•请求允许。如果你必须提出没法回答的问题或粘贴附加文件，就首先要请求得到许可。第一封邮件应该类似这样：“我可以告诉您我的背景情况，从而解释我联系您的原因吗？”或者“我可以发给您我的推销文件，解释我们公司的业务吗？”

•引用原邮件内容。即使发信和回信都是在几小时之内发生的，也一定要把你回复的邮件引用在内。你不妨假设你正在联系的人同时要和50个人进行电子邮件联系。如果你的回复非常简单，“好的，我同意”，那么大多数情况下你在迫使收件人在已删除邮件文件夹里搜寻发现你的邮件才能知道你同意的是什么。不过，也不要“逐字逐句地回复”，就是指引用一句原邮件，然后紧接着写一句回复，这通常是一种解答或辩论的方式。这种方式即使算不上幼稚，也好不到哪儿去，所以不要以为你必须对每个问题做出答复。

•使用纯文本。我讨厌HTML格式的电子邮件，我一度曾经试过，但是无论发送还是接收都太费事，根本不值。所有这些漂亮的色彩、华丽的字体以及风格都令我作呕。简言之就是尽量使用简单平易的形式说出你要说的话，如果不能用纯文本表示，那你的话也就没什么说的价值。

•控制URL长度。我不知道有些公司到底有什么宝贝，以致他们生成的URL包含几十个字母和数字。在我看来，32个字符的URL可能的组合似乎和宇宙的原子数量差不多。如果你转发一个URL，那么它就长得变成了两行，结果直接点击可能不能打开网页。如果你真的想让人们成功地点击打开，那就别怕麻烦，使用一个SnipURL一类的在线工具把它变短。

•冷静。这个规矩我曾经违反过很多次，违反一次，我就后悔一次。当有人写给你一封诽谤邮件时，你会忍不住想以牙还牙，但这么做会把情况搞得更糟。一个好办法是先等24小时，然后再回复。一个更好的解决方法是，要记住你当面不会说的话也不要在电子邮件里说。最好的办法是不回复，从而让发件人纳闷是不是自己的电子邮件没逃过垃圾邮件过滤器或者根本不值得回复。如果你仍然想回敬一番，那就参考马太福音7：3中的话：“为什么看见你弟兄眼中有刺，却不想自己眼中有梁木呢。”通常，互联网上的辱骂信息是能被记录下来，你懂的。

•做一个好签名。签名是电子邮件客户端自动在你发出的所有邮件后面添加的一段文本。它应该包括你的姓名、头衔、组织名称、电子邮件地址、网站以及电话号码。如果你在请求别人做什么事情，这一点尤其真实。为什么让人们难于验证你的可信度或者不能直接给你打电话？另外，我经常复制和粘贴人们的签名信息，并把它们放在预约会面的备注里。

•不要转发你认为滑稽的东西。可能的情况是当你收到它时，你的收件人也收到了，所以旨在滑稽取乐的东西现在已经沉闷乏味了。

本章专门讨论了电子邮件的问题。这些建议应该能帮助你更加快速有效地利用这个最常见的商务通信形式。更重要的是，如果合理运用，这些建议也应该令你的收件人更加快速高效。

有效电子邮件解读及影响力

相关推荐