寿险公司的组织结构-《人身保险原理和实务》

第十六章　寿险公司的组织结构

第一节　寿险公司的职能部门

寿险公司一般包括以下职能部门:营销部、精算部、承保部、客户服务部、理赔部、投资部、会计部、法律部、合规部、人力资源部和信息系统部。

一、营销部

寿险公司的营销部负有以下职责:

1.进行调查以识别公司的目标客户;

2.与公司其他部门合作开发新产品,以及修改现有产品以满足客户需求;

3.建立和管理公司产品的销售系统;

4.编制宣传广告和促销资料。

寿险公司使用的销售系统的种类决定营销部所从事的活动。例如,只使用经纪人销售系统的寿险公司的营销活动有别于使用代理人、直销和互联网销售的公司。

二、精算部

精算师负责确保公司在财务稳健的基础上经营。精算师在设计公司保险产品上发挥重要作用。精算部制定费率和保单分红率,确定公司准备金水平,计算不可没收的现金价值。精算师进行调查来预测死亡率和发病率,协助制定公司的承保方针,测定公司产品的盈利率,协助洽谈再保险协议。精算师通常还参与公司与保险监管部门的公关活动。委任精算师每年要对公司保单准备金的充足性提出意见。

三、承保部

承保部负责确保所承保的被保险人群的实际死亡率不超过每种产品费率计算中所预定的死亡率。为此,承保部与精算部和医务人员合作制定按照死亡率风险程度对投保的被保险人进行分类和评估的标准。然后,承保部按照每种产品的承保方针选择被保险人。承保部也参加再保险协议的洽谈。大多数寿险公司另设立一个单独部门专门处理需要再保险的保单。

四、客户服务部

公司的客户包括保单所有人、受益人、代理人、经纪人等。客户服务代表负责向客户解释保单用语、保险责任范围,提供信息,以及处理保单所有人申请的变更,诸如地址变化、受益人指定变更、保费缴付方式改变。客户服务部也处理保单质押贷款、不可没收现金价值的选择权和保单红利支付等事项。

五、理赔部

理赔部负责审核保单所有人或受益人提出的索赔,计算赔付的保险金,并授权给付保险金。

六、投资部

投资部负责对经济状况和金融市场进行调研,按照公司的方针管理投资活动,以获得在时间和金额上与公司负债相匹配的收益。投资部人员买卖股票、债券、抵押贷款、不动产和其他金融资产。他们在公司高层考虑进行并购时担任顾问。

七、会计部

会计部负责记录公司业务交易的财务结果,管理公司普通会计记录,编制供管理决策参考的财务报表,遵守财务报告规定,控制现金收支,监督公司预算执行。与法律部和合规部一起,确保公司遵守政府法规和税法。

八、法律部

法律部处理公司所有的法律事务。当理赔发生争议时,公司律师为理赔人员提供法律咨询,与会计师一起确定公司的税负。在公司卷入诉讼时,代表公司或监管外聘律师处理诉讼事务,处理投资协议、保单转让、产权调查,并编制保单格式和起草代理合同和其他法律文件。有些公司把法律和合规这两个职能并入一个部门,而其他公司则单独设置法律部。即使分设为两个单独部门,法律和合规这两个部门存在紧密的合作关系。

九、合规部

合规是指确保公司的经营遵守联邦和州的法律以及保险监管部门的规定。合规部的职能包括研究现行和提议立法以确定其对公司经营的影响,教育公司雇员遵守相关的法律和法规,监管公司销售人员的销售行为和公司的内控程序,当保险监管部门检查公司时予以配合。

十、人力资源部

人力资源部负责有关公司雇员的事务。该部门制定有关雇员聘用、培训、解雇的公司方针,确定雇员报酬水平,制定雇员培训计划。人力资源部也管理公司雇员福利计划,诸如团体保险、学费报销、雇员养老金计划和带薪离职。

十一、信息系统部

信息系统部负责管理整个公司的信息,主要是开发和维护寿险公司的计算机系统。由于在寿险公司的各个领域都使用计算机系统,信息系统部的工作影响公司的各个部门。信息系统部帮助其他部门开发、添置和使用所需的计算机系统和软件,保持记录和管理产品。信息系统部人员也管理公司计算机网络,把公司记录存储在电子档案中。

第二节　寿险公司的组织结构

公司要实现其目标就需要协调好组织的各个部门的活动,通过企业结构的组织便能协调各项活动。一个有效的组织结构具有下列特点:

1.使企业通过组织分配职责。职责是分配给每一个雇员的任务,确保所有雇员理解自己的职责。

2.向雇员提供适当的职权以履行其职责。职权是一个雇员为了履行其职责而进行决策、行动和命令他人的权利。例如,一个负责在预定时间内答复所有保单所有人信件的经理应该被授予聘用足够人员、轮换人员、布置加班等职权。

3.使雇员承担说明其工作绩效的义务。雇员要回答他怎样利用其职权和怎样履行其职责。

4.建立分派职权和说明工作绩效义务的准则。寿险公司内的许多职能的履行需要依靠许多人的工作。管理的成功和有效取决于经理们向雇员分派足够的职权和说明工作续效的义务,使每个雇员有效地利用时间来实现组织的目标。

一、组织图

组织图展示在一家公司内的各种工作岗位与公司雇员的职权和职责的界限。组织图可以单纯地只表示主要的职能领域,也可复杂地描述公司内的所有工作岗位。组织图也显示公司的指挥链,即组织内自上而下的权力结构。指挥链表明公司里谁向谁报告。

组织图使用实线表示经理与雇员之间的直接报告关系,使用虚线表示职员之间的某种程度的报告关系,尽管它不是一种传统的经理与雇员的关系。当一个雇员在一个职能领域向经理报告,但他在另一个职能领域也被赋予职责时,通常会出现虚线关系。例如,营销部雇员与营销部经理有实线关系,而与他所负责营销产品的产品经理也有虚线关系。

按照指挥统一的原则,每一个雇员应该只从一个人处取得职权,也只向该人报告。保险公司历来遵循指挥统一原则,以避免同一雇员向两个人报告时出现三方关系混淆不清。然而,在当今组织环境下,保险公司一般不再严格坚持指挥统一原则。

二、金字塔形的结构和职权水平

大多数保险公司的组织图是金字塔形。这说明公司的职权是从顶部一个人或一个小团体开始,然后通过指挥链逐级分配到公司的一大批人中。

(一)保单所有人或股东

在相互保险公司所有人是保单所有人,在股份保险公司则是股东。保单所有人或股东是寿险公司职权的最终来源。在理论上,所有人占据寿险公司组织图的顶部。然而,所有人一般不负责公司经营,所以他们不在组织图上显示。取而代之,由所有人选举董事会,把权利授予董事会。

(二)董事会

董事会出现在组织图的顶部,是公司的主要治理机构。董事会代表公司所有人负责检查公司的活动和财务,制定公司方针,委任首席执行官和其他高级职员,他们要向董事会报告公司经营状况。

一般来说,公司几个高级执行官也是董事会成员。那些在公司担任职务的董事会成员被称为内部董事,在公司不担任职务的董事会成员被称为外部董事。寿险公司的外部董事一般是商界人士、学术界和健康服务业的专业人员和社区领袖。董事会一般每月或每季度召开会议,必要时可临时举行特别会议。

董事会的主要职责如下:

1.制定公司重大方针。

2.评价公司经营成果。

3.授权重大交易,如并购事项。

4.根据管理部门的建议宣布分派股东或保单所有人红利。

5.任命负责公司经营的职员。

6.确定公司高层管理人员的报酬。

(三)公司管理部门

在组织图中位于董事会以下的公司最高级别经理是首席执行官(CEO)。在大多数公司中,首席执行官就是总裁,董事会授予总裁广泛的行政管理权力。

有些公司还设有首席营运官(COO),负责管理公司的日常经营,并向总裁报告。向总裁报告的高级职员还有副总裁,每个副总裁监管公司一个主要部门。除了协调其相关部门的活动外,副总裁还观察行业的趋向,向总裁提出有关公司经营的建议。公司总裁和副总裁是公司的高级职员。在董事会的指导下,高级职员从事战略规划,即决定组织的主要长期目标以及实现这些目标公司所要遵循的路径。(www.chuimin.cn)

在指挥链中,副总裁之下的是公司中层经理。经理负责一个具体部门,把公司的方针和战略规划贯彻到日常经营中去。经理们主要从事策略规划(又称为经营规划),确定执行组织战略规划所需完成的特定任务。

指挥链中经理之下的是管理部门的监督管理人员(Supervisory)。监督管理人员一般负责从部门中划分出来的分部,执行中层管理部门制定的策略规划。他们花费更多时间在直接监督管理非管理层的雇员工作(见图16-1)。

图16-1　组织图样本

三、集权和分权组织

在集权组织中,高层管理部门掌握整个公司的大多数决策权。在分权组织中,高层管理部门与较低层次管理部门分享决策权。在分权组织中,高层管理部门一般掌握事关公司总的方针的决策权,而把其他决策权分派到中层和低层的经理。

集权和分权组织都有各自的优点。例如,在集权组织中,因决策权高度集中而使公司的方针和行动保持一致,减少了行政管理费用。分权组织的一个优点是,由于经理拥有较多决策权,所以对情况变化能做出迅速反应。然而,分权有可能导致公司各个领域的政策不一致。

事实上,没有一个组织是完全集权或分权的,每家保险公司都可以定期调整其集权或分权的模式。当组织的外部环境变得越复杂和不确定,该组织就越会分权。

四、直线单位和参谋单位

直线单位和参谋单位都是用来描述一个组织的职能领域。直线单位又称为生产部或经营部门,是组织生产和管理企业产品或服务的领域。在寿险公司中,主要的直线单位是营销部、精算部、承保部、客户服务部、理赔部和投资部。参谋单位又称为服务部,是向直线单位和其他参谋单位提供辅助服务的单位。寿险公司的参谋单位包括会计部、法律部、合规部、人力资源部和信息系统部。保险公司的经营需要直线单位和参谋单位的紧密合作。例如,承保部(直线单位)的一个职责是评估投保的风险,承保部依靠信息系统部(参谋单位)提供的计算机和其他技术支持,帮助自己评估风险和选择与风险相对应的费率。

组织内有以下三种重要的职权:

1.直线职权。直线职权是与指挥链直接对应的,始于董事会,经组织的各个层次向下延伸。直线单位和参谋单位的经理对直接监管的雇员行使直线职权。

2.参谋职权。参谋职权是参谋单位人员拥有的向直线单位人员提供咨询或做出建议的职权。参谋职权较之直线职权缺乏力度,而且经常是向上提供建议的。例如,人力资源副总裁具有向公司总裁提供关于与另一家保险公司进行合并的咨询参谋职权,而总裁不必按照他的意见行事。

3.职能职权。职能职权是一个参谋单位人员对直线单位事务行使职能专长的职权。参谋人员行使职能职权的一个例子是,一个合规部人员要求一个个人寿险产品经理修改一种新保单格式中的一个术语以符合保险法规要求。

第三节　保险人组织活动的方法

寿险公司传统上是按照职能、产品和地域来组织活动。近期出现了按照利润中心或战略业务单位和矩阵组织结构来组织活动。

一、按职能组织

每个职能领域通常是一个单独单位,对公司的所有产品履行其职能。例如,公司的所有精算活动发生在单个精算领域,所有团体承保活动也发生在一个领域(见图16-2)。

图16-2　按职能组织

二、按产品组织

按照产品组织的寿险公司是按照公司的险种组织活动。公司的一个主要部门管理每一险种,仅处理大多数与险种有关的业务。然而,诸如投资、法律、合规、人力资源等少数职能由一个集中的管理部门处理。尽管存在这些少数集中部门,按产品组织的公司势必要分权经营,允许产品经理拥有较多的决策权(见图16-3)。

图16-3　按产品组织

三、按地域组织

按地域组织决定了按照经营的地域来设置部门。在数个国家经营的保险公司在每个国家要设有各个部门。仅在一国营业的公司也可以按照州或地区划分其经营。一个地区的最高主管人员通常是高级副总裁,要向总部的公司总裁报告。在地区经营的分支机构通常也设有营销、承保、签单、保费开单和收账、客户服务、理赔等部门,甚至设人力资源部门,以及配备少量法律和精算人员(见图16-4)。

四、按利润中心或战略业务单位组织

利润中心是这样的业务部门:(1)按照其营利能力来加以评估; (2)负责自己的收支;(3)对其经营做出自己的决策。使用利润中心方法的寿险公司类似按产品组织活动的公司,因为公司的产品部门是公司产生收入的主要领域。例如,按利润中心组织的寿险公司有个人寿险利润中心和团体寿险利润中心。负责每个利润中心的人对利润中心的大多数事务拥有控制权。在一个按利润中心组织活动的公司,那些本身不是利润中心但提供利润中心辅助服务的单位或部门被称为成本中心。保险公司典型的成本中心有人力资源、会计、法律、合规和信息系统等部门。

图16-4　按地域组织

在有些公司特别是在许多地区营业的大型公司里,利润中心被看作是战略业务单位(Strategic Business Unit)。一个战略业务单位是在所有主要方面都类似于一个独立企业活动的单位。战略业务单位具有以下特征:(1)在母公司之外的一个特定市场经营;(2)面临外部竞争; (3)控制自己的战略规划和新产品开发;(4)有自己的管理部门和辅助职能部门;(5)负责自己的成本和收入。每一个战略业务单位类似于一个完整的雏形公司。

利润中心或战略业务单位的负责人对中心的营利能力负有报告义务。利润中心和战略业务单位的结构使公司高层管理部门容易识别每一业务部门的营利能力,从而发现业绩高于和低于预期的业务部门。利润中心和战略业务单位方法的一个缺点是人员和设备配置会有重复。例如,在个人寿险和团体寿险这两个战略业务单位都有自己的信息系统。

五、矩阵组织

在传统金字塔形组织中职权线是垂直的,而在矩阵组织中职权线有垂直和水平的两条线。矩阵组织图具有棋盘的形状。在矩阵组织中,项目经理向各个部门借用技术专家进行项目工作,他对这些专家只有有限的职权。矩阵组织的一个优点是增强协作,项目经理处于协调一个特定项目的相关方面的地位,如开发一个新产品项目。矩阵组织的另一个优点是在各个职能领域更多地交换信息,增加组织灵活性,提升项目相关人员的认同感。缺点是因职权和职责的重叠有可能引起权利冲突,也违背了指挥统一的原则。换言之,在矩阵组织结构中,雇员可能要向多个经理报告(见图16-5)。

图16-5　矩阵组织图

六、新的组织形式

近年来,许多寿险公司改变了传统的金字塔组织形式。组织结构新的变化趋势是减少管理部门层次,增设许多小的附属单位。以下介绍三种新的组织形式:

1.漏斗式组织

这一组织结构由三个基本层次组成,中层较之高层和低层要狭小得多。高层负责制定组织的战略规划。中层是由经理组成的一个小组,负责协调低层的职能活动。漏斗式组织的一个特点是中层经理是通才,而不是职能领域的专家。传统的中层经理如营销部经理或承保部经理都是职能领域的专家。

2.团队组织

这一组织结构是由若干团队组成。雇员们并没有永久性的工作职责。取而代之,雇员们随着项目从一个团队转到另一个团队。该种组织取得成功的关键是要聘用具有广泛技能的雇员。

3.网络组织

这一组织结构旨在协调分包出去的生产和营销。公司本身只有少数雇员,其主要职责是监督管理。网络组织因其雇员并不实际从事生产产品和提供服务而被称为“空壳公司”。外包是聘用一个卖方来提供服务,而不是由自己的公司雇员提供服务。网络组织外包其大多数甚至全部的生产、营销和辅助活动。

复习思考题

1.试解释下列名词:

合规　组织图　指挥链　外部董事　直线单位和参谋单位

利润中心和成本中心　战略业务单位　矩阵组织　外包

2.分述寿险公司中精算部、法律部、人力资源部、信息系统部几个职能部门的主要职责。

3.简述公司董事会的主要职责。

4.概述公司管理部门的指挥链。

5.集权和分权组织各有哪些优缺点?

6.分别举例说明直线职权、参谋职权和职能职权。

7.寿险公司在传统上是按照哪些标准来组织经营活动的?

8.阐述寿险公司组织结构的新变化趋势。