工作分析在现代管理中的重要性

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：早在1920年，美国人事协会就规定，工作分析应作为“获取工作要素和人员任职资格条件情报”的方式之一。1930年美国已经有39%的工商企业采用工作分析，1940年达到75%，20世纪70年代以后美国80%以上的大公司都采用工作分析。

16.3　工作分析

16.3.1　工作分析的含义

工作是同类职位或岗位的总称。例如，五个打字员运用同样的设备，在同样的条件下进行作业，那么，打字就是工作。这个工作为五个打字员提供了工作岗位。工作分析也叫职务分析，是指采用科学的方法或技术，全面了解一项工作或提供关于一项工作的全面信息的活动。

工作分析的核心目的在于为管理提供有关一项工作的全面信息，解决每个工作单元与组织大系统的内部关系;确认每个工作单元的活动特点、行为类型、职责范围;明确每个组织单元如何适应组织系统，以便履行人力资源管理的各种职能。因此，工作分析是现代人力资源管理的关键职能活动。

工作分析可获得多方面的信息，由于所获得的信息在英文单词里都有W这个字母，所以有人将工作分析所提供的信息概括为7个W:用谁来做(Who)，做什么(What)，什么时间做(When)，在哪里做(Where)，如何做(How)，为什么做(Why)，为谁做(For Whom)。

具体地讲，工作分析所提供的信息包括:

(1)工作活动。这项工作实际包括的具体活动，如清扫、记录、撰写、站立、屈身、举重等等。有时，也包括为什么要从事这些活动、如何操作、在哪里操作和什么时间操作等信息。

(2)人的行为。从事这项工作时人的行为类型，包括感觉、沟通、分析判断、决策，等等。这些资料所隐含的信息可能是一项工作对人的要求，包括体力、智力等。

(3)所用的机器、设备、工具和其他辅助手段。从事这项工作需要利用什么工具或设备，具体如何操作。

(4)绩效标准。这项工作的产出是什么、在数量和质量上有什么要求，在完成任务的时间上有什么要求，什么是好的，什么是不好的。

(5)工作环境(包括物理环境和人文环境)。从事此项工作所处的物理和人文工作环境，如温度、照明条件、通风条件、与同事的关系、与上司的关系等，还包括工作流程、此工作在组织中的位置等。

(6)对人的要求。从事此项工作所要求的与工作相关的知识、技能、教育水平、个性特点(态度、兴趣、行为方式)、培训程度、工作经验等。

16.3.2　工作分析的作用与功能

工作分析的功能总的说来有三类:一是组织决策;二是工作设计;三是人力资源管理。当然，工作分析的信息也能为组织外部其他目的服务，如职业咨询及编制和设计教育培训课程等。工作分析的功能如表16－2所示。

表16－2　工作分析的功能

工作分析的信息在企业管理工作中的功能是不可低估的。西方发达国家在20世纪70年代把工作分析作为人力资源管理现代化的重要标志。早在1920年，美国人事协会就规定，工作分析应作为“获取工作要素和人员任职资格条件情报”的方式之一。1930年美国已经有39%的工商企业采用工作分析，1940年达到75%，20世纪70年代以后美国80%以上的大公司都采用工作分析。

目前，世界各国都把工作分析作为重要的管理基础性工作。

16.3.3　工作分析的方法

1.观察法

观察法是指做工作分析的人直接到工作现场观察工作人员的操作过程，把观察到的结果记录下来。对于那些主要是由可观察的身体活动所构成的工作，我们可以采用直接观察的方法，如装配线上的工人、司机、收银员等。但对于包含大量不可测量的心理活动的工作(如律师、设计人员等)，观察法就不太适用了。

采用观察法，应注意几个问题:第一，避免机械记录，应主动反映工作的全面信息，对信息进行提炼。第二，尽量采用结构化的观察，包括预先确定观察的内容、确定观察时间和场所、准备观察使用的记录单。

2.面谈法

工作分析中所用的面谈有三种类型:个人面谈、群体面谈和上司面谈。个人面谈就是与具体从事这项工作的人面谈，了解有关工作的所有信息。当许多人从事相同的或类似的工作时，可以使用群体面谈，这样可以节约时间和经费。所谓上司面谈，就是与对这项工作有全面了解的直接上司面谈。

无论采用哪一种面谈方式，都必须使被访谈者完全理解面谈的目的和原因，打消其顾虑，尽量保证被访谈的人提供真实可靠的信息。

3.工作日志法(www.chuimin.cn)

在工作分析中，可以要求从事该工作的人记录一天里所有的活动或所发生的事情。每件事都要按时间顺序记录下来。这可以给我们提供一个完整的画面:这项工作所包含的全部内容。

一般来讲，工作日志需要持续记录一段时间后才可以全面地反映该项工作的全貌。一般至少要连续记录10天以上的情况，对于具有明显周期性特点的工作，可以分别在月初、月中和月末分别记录。当然，在记录所发生的事情时，记录者本人极有可能会夸大某活动，而减低某些活动的重要性。不过，只要记录详细，时间跨度足够，并且保证按时间顺序记录，可以在一定程度上弥补这一不足。

4.关键事件法

费兰纳根在20世纪50年代设计出关键事件技术，这种程序是为了收集工作行为的各种有意义的事件，这些事件一般来说都表明一项特定职务或工作上个人的工作绩效特别好或特别差的特征。

使用这种方法时，通常采用个别或群体访谈、问卷、日记或其他手段，从任职者、同事、以前的任职者、上级或其他人那里收集成百上千的与该项工作有关的各种事件，然后对这些事件进行提炼和分析，划分为不同范畴和类型。这些范畴和类型自然就描绘出一幅工作基本特征的总体画面。

5.职务分析问卷

由工业心理学家麦考米克等人设计的职务分析问卷(Position Analysis Questionnaire，简称PAQ)，是目前比较流行的定量工作分析技术。PAQ由五个维度、195项工作要素构成。

6.功能工作分析

美国就业署提出一种功能工作分析技术(Functional Job Analysis，简称FJA)。该方法进行工作分析时，以工作者应发挥的职能为核心，对工作的每项任务要求进行详细分析，概括出人与数据、人和事发生关系时工作者做什么。换言之，功能工作分析要了解的是在从事一项工作时任职者与资料、人和事打交道的程度。

16.3.4　工作说明书

工作分析的成果是工作说明书，包括工作描述和任职规范两个部分。前者是关于职务方面的内容，包括职务的性质、内容、规定的责任、工作条件和环境等;后者是关于雇员方面的内容，包括对雇员自身素质、技术水平、独立工作的能力等。

一般来讲，工作说明书应包括下列主要内容:

(1)工作标识。包括工作名称、工作地位、工作编码、所属部门、工作分析日期、撰写人、审核人、薪资范围等。

(2)工作描述。包括:

a.工作概述:描述工作的一般特征，列出主要的功能和活动，避免概括性的描述。

b.工作活动:说明工作活动的具体内容、各项活动发生的地点、时间、权限范围等。

c.工作结果:说明工作应产生的结果，以定量化为最佳。

d.使用工具和设备情况:所使用的工具和设备、所涉及的资料形式等。

e.工作姿势:如站、坐、走动等。

(3)工作关系。该工作与组织内外部有关人员的关系，如向谁报告，接受谁的报告，与谁合作，与谁交往，该工作可升迁的职位、可转换的职位等。

(4)责任与义务。该项工作的主要责任和义务，如选拔、培训、开发下属。