现代管理学：管理信息系统

11.3　管理信息系统

组织需要借助适当的信息来规划其未来的活动和控制其现行活动，以维持其生存与发展。信息系统与管理控制有着密切的联系，现代企业日益广泛地应用信息系统来为企业管理控制提供支持。

11.3.1　信息和信息系统

1.信息和管理信息

信息是在经济社会中经常使用的一个术语。由于人们可以从不同的领域、不同的行业、不同的角度去解释，所以目前还没有一个公认的关于信息的确切定义。在此，我们认为:信息是将数据经过加工处理以后，提供给人们的有用资料。有人形容当今的时代特点是“信息爆炸”。的确，信息的大量增加，给计划工作人员和各级主管人员带来了沉重的负担，甚至产生了适得其反的作用。

管理信息是指那些以文字、数据、图表、音像等形式描述的，能够反映组织各种业务活动在空间上的分布状况和时间上的变化程度，并对组织的管理决策和管理目标的实现有参考价值的数据、情报资料。管理信息就是专门为某种管理目的和管理活动服务的信息。

按组织不同层次的要求，可以将管理信息分为计划信息、控制信息和作业信息。按信息的稳定性，可以将信息分为固定信息和流动信息两种类型。一般来说，固定信息约占企业管理系统中周转的总信息量的75%，整个企业管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。因此，无论是现行管理系统的整顿工作，还是应用现代化手段的计算机管理系统的建立，一般都是从组织和建立固定信息文件开始的。

2.信息系统

信息系统是指一种用来获取、组织、存储、处理和传输信息的系统。从管理控制的角度来看，信息系统又是一种由管理者计划和设计，用来为他们提供所需的特殊信息，从而有效地完成他们的控制职责的系统。

在管理控制过程中，信息系统主要表现有如下特点:

(1)面向管理决策与控制。信息系统与管理学的思想方法、管理与决策的行为理论相结合后，形成了一个为管理决策与管理控制服务的系统，它必须能够根据管理的需要，及时提供所需信息，帮助管理者作出控制决策。

(2)综合性。从广义上说，信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。一个组织在建设其信息系统时，可根据需要逐步应用个别领域的子系统，然后进行综合，最终达到应用信息系统进行综合管理的目标，信息系统综合的意义在于产生更高层次的管理信息，为管理决策服务。

(3)人机系统。信息系统的目的在于辅助决策，而决策只能由人来做，因而信息系统必然是一个人机结合的系统。在信息系统中，各级人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分，因而，在信息系统开发过程中，要根据这一特点，正确界定人和计算机在系统中的地位和作用，充分发挥人和计算机各自的长处，使系统整体性能达到最优。

(4)现代管理方法和技术手段相结合的系统。人们在信息系统应用的实践中发现，只简单地采用计算机技术提高处理速度，而不采用先进的管理方法，信息系统的应用仅仅是用计算机系统仿真原手工管理系统，充其量只是减轻了管理人员的劳动，其作用的发挥十分有限。信息系统要发挥其在管理中的作用，就必须与先进的管理手段和方法结合起来，在开发信息系统时，融进现代化的管理思想和方法。

3.信息系统在管理控制中的作用

在管理控制的实践中，信息系统的作用主要表现在以下几个方面:

(1)保证管理控制的精确性和可靠性。在日常的管理控制过程中，管理者往往要处理数以万计的信息，人工处理难以把握控制决策的精确性，无论是在信息收集过程中如何把握信息的精确性，还是在整理分析过程中能否作出准确可靠的决策，都必须依赖于信息系统的运用，管理者如果对所掌握的信息不能及时、快捷、准确地归纳分析，不能得出精确可靠的结论，其后果将是灾难性的。20世纪70年代，美国宾夕法尼亚州三里岛核反应堆事件中，就是由于对控制信息的处理没有做到精确可靠，导致核反应堆部分被毁并且放射性气体泄露。

(2)减少管理控制的随意性。在管理控制过程中，由于缺乏信息处理系统的作用，依赖于管理人员的主观判断进行控制决策，就会受到管理者个人素质、知识和能力的影响，导致控制决策的随意性较大，产生的失误也就比较多。信息系统在管理控制中的主要作用就体现在减少管理控制的随意性，把控制决策建立在客观、精确、可靠的基础上。

(3)提高管理控制的时效性。科学有效的组织管理要求对其运营过程中的信息进行及时处理，以期提高管理效率、加速工作进程，进而提高组织的效率。管理控制的时效性首先表现在实时信息的取得上。所谓实时信息是指反映了当前状态的信息。时效性要求组织经常更新控制信息。其次，管理控制的时效性表现在对实时信息的实时处理上。在当前宏观环境条件下，组织需要及时对外部环境中出现的各种变化作出反应，同时也需要及时对内部环境条件中的变化进行处理，从而保持其竞争优势地位。

(4)增强管理控制的完整性。管理者在实施控制、达成协调或作出有效决策时所需要的所有信息都要求完整提供，以实现一个完整的控制过程。然而，管理者实际上很少能获得完整的信息，加上源自于不确定性、模糊性和有限的推理，容易在使用不完全信息时作出错误的决策，产生这样或那样的失误。信息系统的功能之一就是在管理者的职权范围内尽量使他们获得完整的信息以提高管理控制的完整性。

(5)应对管理控制的复杂性。受各种因素的影响，现代企业的规模越来越大，企业规模反映为员工人数、资产规模、业务范围、产品种类、经营地域等方面，对这些大规模组织进行控制的复杂程度可想而知。信息系统的作用在这种形势下体现的尤为明显，以互联网为连接纽带的控制信息系统可以跨越地域的障碍、不受时空的影响，将企业遍布全球的业务动态变化状况展示于管理者面前，借助信息系统来应对复杂的控制过程。

11.3.2　管理信息系统

管理信息系统，是以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞争、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。如图11－2所示。

图11－2　管理信息系统

20世纪60年代以前，信息系统主要是用于交易处理、会计和文档记录。计算机硬件和软件技术的发展，大大提高了自动数据处理能力，管理信息系统应运而生。管理信息系统是在企业的作业信息系统和数据库(通常包括外部数据库)的基础上建立起来的，通常包括报告系统、决策支持系统、经理信息系统和团队决策支持系统。管理信息系统通常支持的是中上层管理人员的战略决策。然而，随着技术的广泛应用，越来越多的一般员工也连入了网络，企业也开始把决策权下放到组织低层管理人员手中。这些类型的信息系统目前已经广泛应用在组织控制的各个层面上。

1.信息报告系统

当生产经理需要制订生产计划决策时，它可能需要下一个月的预期订货量、存货水平以及设备和员工的可利用程度，一套管理信息系统可以提供这样的数据。事实上，信息报告系统作为管理信息系统中最常见的一类，为管理人员或决策者提供了大量的数据报表，支持着日常的决策需求。这些报表通常提供的是固定格式的信息，支持结构化的决策。例如，一些业务型成本法软件允许经理人员查看与生产和销售特定产品相关的所有成本。管理人员也可以通过监控成本，找出哪些产品具有营利性，哪些产品应该放弃。

2.决策支持系统

决策支持系统(DSS)是一套互动的、计算机化的信息系统，它依靠专门的决策模式和数据库来支持决策者的工作。通过电子制表软件和其他决策支持软件，用户可以通过一些“what－if”的问题，来考量各种备选方案。根据软件本身规定的一些前提或用户指定的假设条件，管理人员可以考察各种各样的备选方案，选择效果最佳的一个。简单地说，决策支持系统就是为主管者提供信息，帮助他们作决策的系统。

3.经理信息系统

经理信息系统(EIS)是辅助高层管理人员战略决策的管理信息系统，人们通常也称其为主管信息系统。EIS能够使经理们得到更快更广泛的信息。EIS首先是一个“组织状况报导系统”，能够迅速、方便、直观(用图形)地提供综合信息，并可以预警与控制“关键成功因素”遇到的问题。EIS还是一个“人际沟通系统”，经理们可以通过网络下达命令，提出行动要求，与其他管理者讨论、协商、确定工作分配，进行工作控制和验收等。

4.团队决策支持系统

团队决策支持系统(GDSS)是辅助团队决策的互动的、计算机化的系统。GDSS有时也被称作是合作式工作系统，它在允许团队人员互动的同时，又充分利用了计算机化的数据支持。参与人员可以是环坐在每一个位置都配有计算机终端的会议桌边，也可以是相隔千山万水，通过电视画面，相互交谈，共享数据。(www.chuimin.cn)

11.3.3　管理信息系统的应用

从管理信息系统发展的历史看，实际的管理信息系统应用于企业经营管理的各个职能领域，如市场领域的价值管理和财务管理、客户关系管理、供应链管理、知识管理;运营管理领域的企业资源计划管理(ERM)、物流管理、人力资源管理等。目前，各个领域基本上形成了相应的以计算机信息处理技术为基础的管理信息系统。

1.价值管理系统和财务管理系统

它们面向资本市场。价值管理系统支持投资管理、战略管理;财务管理系统支持财务管理功能、管理会计功能、协同结算等。

2.人力资源管理与知识管理系统(KMS)

它们面向知识市场。支持文档管理、办公自动化、员工自助服务、业绩管理以及将来的企业知识生成与传播管理。

3.企业资源计划系统(ERP)

ERP即企业资源计划，是一种先进的企业管理理念，它将企业各个方面的资源充分调配和平衡，为企业提供多重解决方案，使企业在激烈的市场竞争中取得优势。

ERP的核心思想是实现对整个供应链的有效管理。在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的相关各方，如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能够有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需要，以期进一步提高效率和增强在市场上的竞争优势。换言之，现代企业之间的竞争并不是单一企业间的竞争，而是企业供应链之间的竞争。ERP系统融入精益生产、同步工程和敏捷制造的思想，体现了对整个企业供应链的管理，适应了企业在知识经济时代市场竞争的需要。

ERP系统体现了事先计划和事中控制的思想。ERP系统中的计划体系主要包括:主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，这些计划功能已集成到整个供应链系统中。另一方面，ERP系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目与核算方式，实现在事务处理的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，从而可以根据财务资金现状，追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物流信息的状况，便于实现事中控制和实时作出决策。此外，计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现，要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能，实现企业管理从“高耸式”组织结构向“扁平式”组织结构的转变，提高企业对市场动态变化的响应速度。

4.物流管理系统和供应链管理系统(SCM)

物流管理系统面向企业内部运营，支持采购管理、仓储管理、销售管理、分销管理等。供应链管理系统面向供应市场，支持产品和服务的协同设计、协同供应、供方与组织的协同计划等。

5.客户关系管理系统(CRM)

客户关系管理系统面向消费市场，支持与消费者协同销售、协同市场、协同服务。在这个应用架构中，SCM、ERP、CRM又可称为广义的电子商务，支持从原材料获取与传输，到产品和服务实现，然后交付给消费者的完整的企业经营过程。

随着信息化的发展，类似的管理信息系统在政府管理、教育卫生组织管理、社团组织管理等领域也得到了广泛的应用。

【本章小结】

管理控制的内容包括人员、财务、作业、信息和组织总体绩效等方面。

控制方法是实现有效控制的主要手段和策略，通常采用的控制方法可以是财务控制法、人员控制法和综合控制法。其中财务控制法中最常用的是预算控制，传统预算控制具有很大局限性，改进的方法是进行弹性预算和零基预算。对人员的控制包括人员配备控制、人员行为控制和人员绩效的控制。综合控制法方法有资料设计法、审计法、目标管理法、网络计划技术等。

管理者要对组织活动实施有效的控制，必须拥有充分的信息，并通过信息系统进行归纳、整理和分析，从而提高控制决策的效率。管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞争、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。管理信息系统通常包括报告系统、决策支持系统、经理信息系统和团队决策支持系统。

【关键概念】

财务控制法;预算控制;零基预算;弹性预算;比率分析法;人员控制法;综合控制法;管理信息系统;决策支持系统;企业资源计划(ERP)

【复习思考题】

1.控制的内容有哪些?

2.传统预算控制法有哪些局限性?

3.什么是零基预算，它有哪些特点?

4.什么是弹性预算，它有哪些特点?

5.人员控制的主要内容有哪些?

6.什么是目标管理控制法?

7.信息系统对管理控制有什么作用?

8.管理信息系统的功能是什么?

9.管理信息系统有哪些类型?

10.什么是企业资源计划?它体现了哪些管理思想?