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作业控制：原理实务案例

2023-12-01 理论教育 版权反馈
【摘要】：11.1.3对作业的控制所谓作业，是指从劳动力、原材料等原始资源到产成品或服务的转换过程。

11.1　控制的内容

控制职能不仅贯穿管理活动的全过程，而且其范围涉及组织中的所有领域。

一般来说，控制的对象包括人员、财务、作业、信息和组织的总体绩效等，据此可以将控制分为人员控制、财务控制、作业控制、信息控制与组织效率控制等五方面内容。

11.1.1　对人员的控制

管理就是要通过他人的工作来实现组织目标。为实现组织的目标，管理者需要而且也必须依靠属下的基层管理者和员工，使下属按照组织目标及其所期望的方式去工作对管理者来说十分重要。因此，掌握对人员的控制方法和技巧是管理者最基本的素质之一。

本质上，任何控制都可以归结为对人的行为的控制。管理者进行人员控制最简单的方法是直接对下属员工进行监督、检查和对其绩效直接评估。为了做到这一点，最简明的方法就是管理者直接巡视和评估员工的表现。

在日常的管理活动中，管理者尤其是基层管理者的主要工作之一就是直接巡视和观察员工的工作，发现问题并纠正出现的问题，并将相关的偏差报告给上一级的主管。例如，一位基层管理者发现员工在生产过程中使用机器设备方法不当，就应该指明正确的操作方法，并告知员工在以后的工作中按照正确的方法操作。同时，管理者需要对员工的工作进行系统的评价和绩效考核，找出绩效不佳的原因，寻求解决方案。这样，员工的工作过程和工作结果都能在管理者的控制之下，如果员工的工作行为和工作绩效不符合组织需要，可以立即采取纠偏措施，避免偏差的扩大。

具体来说，对员工行为的控制手段有:对员工的直接监督和行为强化措施，人员招聘、培训与发展、绩效考评、薪酬管理等人力资源管理措施，组织规章制度、企业文化约束等。

11.1.2　对财务的控制

任何组织要生存发展，必须要获取一定的利润。这个目标的实现要依赖对组织财务的控制。利润等于收益减去成本与费用，所以管理者在市场条件下对利润的追求主要通过对成本费用的控制来实现，对财务的控制可以使组织降低成本并使资源得以充分利用。财务控制的主要内容包括控制会计记录信息的准确性、定期审核财务会计报告、保证财务目标的实现等几个方面的工作。例如，管理者可以通过对每季度的收支报告的审阅发现费用超支，也可以比较一些常用的财务指标，以保证有足够的资金支付可能出现的各种费用，保证合理的资产负债率，并通过财务杠杆作用，保证其债务风险在安全的范围以内，并使所有的资产得到有效的利用。

对于非营利性部门中的管理者来说，也有财务控制。但其主要的目标不是赢利，而是提高组织的运行效率。例如，对学校和医院而言，预算控制是控制成本的重要手段，通过其控制可以提高资金的利用效率，增加社会的福利效益，让更多的病人有病可医，学生有学可上。财务预算是财务控制的一种有效手段，为管理者提供了比较衡量支出的一个定量标准，据此能够发现实际花费和标准之间的偏差，有利于实现有效的组织控制。

在财务控制过程中，财务比率指标一般作为衡量的重要手段，可以用它来考查组织在利用资产、负债、库存等方面的效率。通过与标准比较，有利于发现财务方面存在的偏差，便于管理者根据偏差采取修正措施。(www.chuimin.cn)

11.1.3　对作业的控制

所谓作业，是指从劳动力、原材料等原始资源到产成品或服务的转换过程。一个组织的成功很大程度上取决于它在生产产品或提供服务能力上的效率和结果，作业控制就是对这种结果的衡量、比较与纠偏。

管理者监督生产活动以保证其按照计划进行;评价购买能力，以尽可能低的价格提供所需的一定数量和质量的原材料投入品;监督组织的产出，即产品或服务的质量，以满足预定的标准;保证生产转换过程中所有的设备能得到良好的维护等等活动，都属于作业控制。

典型的作业控制主要包括生产控制、采购控制、库存控制、质量控制、品牌控制等。近些年，作业控制中出现了很多新技术和新工具，如全面质量管理、精益生产方式等，甚至成为一些企业竞争优势的直接源泉。

11.1.4　对信息的控制

信息的传递和反馈贯穿于管理活动的全过程。管理者需要在信息收集的基础之上，对其进行分析和筛选，并据此做出相应的决策。以往对信息的控制强调的往往是财务会计信息的控制，但随着人类进入信息时代，信息在组织运行中发挥着越来越大的作用。管理人员只有及时掌握反映实际工作与预期工作绩效之间偏差的信息，才能迅速采取有效的纠正措施。

管理人员所接受的信息通常是零乱的，彼此独立的，并且难免混杂着一些不真实、不准确的信息。不精确、不完整、过多或者延迟的信息都会严重阻碍和干扰管理者的决策和相应的管理活动。因此，对信息的控制要求建立一套运转有效的管理信息系统，使它能在正确的时间、以正确的数量、为正确的人提供正确的数据。在这种信息管理系统下，借助专职的检测人员，通过分类、比较、判断、加工，提高信息的真实性和清晰度，同时将杂乱的信息变成有序的、系统的、彼此紧密联系的信息，并使反映实际工作情况的信息适时地传递给相关管理人员，使之能与预定标准相比较，及时发现问题并予以解决。建立这样的信息管理系统，不仅更有利于保证预定计划的实施，而且能防止基层工作人员把衡量和控制视作上级检查工作、进行惩罚的手段，从而避免产生抵触情绪。

对信息的控制主要是指对信息的获取、筛选、传输、存储和反馈的管理，其范围包括生产、销售和市场预测、公共关系及经济预测等。值得一提的是，知识经济的来临，组织对知识管理水平提出了较高要求，企业对信息(知识)的有效控制和利用成为企业核心竞争力的重要保障。

11.1.5　对组织绩效进行控制

组织绩效是组织管理效果的最终表现，是组织内部的管理者和员工及其他利益相关者关注的焦点。例如，消费者和委托人在选择合作伙伴的时候会对特定组织的绩效做出自己的判断;政府机构决定对某一部门的预算增加还是减小，其根本的依据就是组织的任务和绩效。所以，组织的绩效也是管理者在实施控制时考虑的重要因素。

对组织绩效衡量的标准不是单一的，产量、规模、产品质量、生产率、效率、利润、员工士气、稳定性等都是衡量组织整体绩效的重要指标。显然，单一的利润指标、生产率、产量指标、员工士气指标都不足以全面衡量组织的绩效。因此，如何建立一套较为完整的指标体系对组织绩效进行衡量，进而更好地促进组织目标的实现，始终是组织上层管理者所遇到的难题。

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