现代管理学：掌握控制工作概述

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：反之，只有在控制过程采取正确的控制手段和方法，才能使实际工作不脱离原定计划并使控制结果达到预期组织目标。

10.1　控制工作概述

10.1.1　控制的含义

控制与我们日常的工作学习和生活都息息相关，无论是在家庭、单位还是在其他地方，每个人都会受到各种控制的影响。在大海中航行的船舰，需要舵手的“控制”将偏离航线的船只驶回到正常的航线上来。高速公路上飞奔的汽车，由司机通过方向盘控制它的方向。交通警察指挥交通，看电视时你手中的遥控器，都是控制功能在发挥作用。可以说，离开了控制，计划和预想的结果都会落空;离开了控制，我们的工作和生活将无法正常进行。

1.控制的概念

从管理的角度看，控制作为一种管理职能，是指管理者监督和检查各项活动是否按照既定的计划、标准和方法进行，发现偏差，分析原因，并进行纠正，以确保组织目标的实现。

这一定义可以从下面几层含义进行理解:

(1)控制工作是管理全过程中的一个阶段。它将组织的活动维持在允许的限度内，它的标准来自人们的期望，这些期望可以通过目标、指标、计划、程序或规章制度的形式表达。控制职能是使系统以一种比较可靠的、可信的、经济的方式进行运转。从实质上讲，控制必须同检查、核对或验证联系起来，这样才有可能使控制根据由计划过程事先确定的标准来衡量实际的工作。

(2)控制是发现问题、分析问题、解决问题的过程。组织开展业务活动，由于受外部环境、内部条件变化和人的认识问题、解决问题能力的限制，实际执行结果与预定目标完全一致的情况是不多的。因此，对管理者来讲，重要的不是工作有无偏差，而是能否及时发现偏差，或通过对进行中的工作深入了解，预测到潜在的偏差。发现偏差，才能进而找出造成偏差的原因、环节和责任者，采取针对性措施，纠正偏差。

(3)控制职能的完成需要科学的程序。实现控制需要三个基本步骤:建立控制的标准;将实际绩效同标准进行比较;纠正偏差。没有标准就不可能有衡量实际成绩的根据;没有比较就无法知道绩效的好坏;不规定纠正偏差的措施，整个控制过程就会成为毫无意义的活动。

(4)控制要有成效，必须具备以下要素:第一，控制系统必须具有可衡量性和可控制性，人们可以据此来了解标准;第二，有衡量这种特性的方法;第三，有用已知标准来比较实际结果和计划结果并评价两者之间差别的方法;第四，有一种调控系统，以保证必要时调整已知标准的方法。

(5)控制的根本目的，在于保证组织活动过程和实际结果与计划目标及计划内容相一致，最终保证组织目标的实现。

2.控制的必要性

控制是管理过程不可分割的一部分，是组织各级管理人员的一项重要工作内容。如果说管理的目的是为了实现组织目标，那么控制就是组织目标实现的过程保障。这是因为:

(1)组织外部环境的变化。计划从构思、制定到执行一般都经历较长的时间，在这段时间里，组织的外部环境必然会发生变化，从而影响到既定的计划和目标。为了适应变化的环境，组织必须建立一个有效的控制系统，随时根据变化的环境采取相应对策，计划的时间跨度越大，组织的环境变化越快，控制就越重要。

(2)组织内部的变化。受组织外部因素影响，组织的成员、组织机构、组织的经营领域、组织的产品等都有可能发生变化，计划的变化对计划的执行也会产生影响。

(3)管理权力的分散。只要组织经营达到一定规模，组织的主管就不可能直接地、面对面地组织和指挥全体员工的活动。时间与精力的限制要求他委托一些助手代理部分管理事务。由于同样的原因，这些助手也会委托其他人帮助自己工作。这便是组织管理层次形成的原因。为了使助手们有效地完成受托的部分管理事务，高一级的主管必然要授予他们相应的权限。组织的分权水平越高，控制就越有必要。每个层次的主管都必须定期或不定期地检查直接下属的工作，以保证授予他们的权力得到正确的利用，保证利用这些权力组织的业务活动符合计划与组织目的的要求。如果没有控制，没有为此而建立的相应控制系统，管理人员就不能检查下级的工作情况，即使出现权力不负责任的滥用或活动不符合计划要求等其他情况，管理人员也无法发现，更无法采取及时的纠正行动。

(4)工作能力的差异。即使组织制定了全面完善的计划，经营环境在一定时期内也相对稳定，对经营活动的控制仍然是必要的。这是由不同组织成员的认知能力和工作能力的差异造成的。完善计划的实现要求每个部门的工作严格按计划的要求来协调地进行。然而，由于组织成员是在不同的时空进行工作的，他们的认知能力不同，对计划要求的理解可能发生差异;即使每个员工都能完全正确地理解计划的要求，但由于工作能力的差异，他们的实际工作结果也可能在质和量上与计划要求不符。某个环节可能产生的这种偏离计划的现象，会对整个组织活动的进行造成冲击。因此，加强对这些成员的工作控制是非常必要的。

由于这几点的存在，组织目标的实现不是一个自然的过程，必须通过控制来保证。如果没有令人满意的控制系统，无论计划做得多么完善，在实施过程中仍然会出现问题和偏差。

3.控制和计划的关系

控制和计划制定密切相关。计划对组织的目标起着指导作用，并指出所期望的行为和结果，控制则是为达到预期目标和结果而对对象实施监视、检查、评价、纠错等管理活动的过程。

如果没有计划确定组织的控制目标，管理活动就会失去控制的方向，管理者就不能对组织的目标进行有效控制。反之，只有在控制过程采取正确的控制手段和方法，才能使实际工作不脱离原定计划并使控制结果达到预期组织目标。

10.1.2　控制的作用

在管理工作中，人们借助计划工作确立目标，借助组织工作来调整资源，构建分工协作网络，借助领导和激励来指挥和激发员工的士气和工作积极性，但是，这些活动并非一定能够保证实际工作按计划进行和组织目标的真正实现。可见，控制尤为重要，可以说控制是管理职能链上的最终环节。(www.chuimin.cn)

1.它是组织适应环境的重要保障

一个组织要想生存发展，就必须适应环境。任何组织的计划都是在确定计划前提条件的基础上制定的。组织作为一个各种要素组合的动态系统，有其复杂的相互关系，计划虽然预定了一个正常状态，但是由于计划有时未能预料情况的发生以及各种要素及其相互关系的随机应变，使组织实施的状况与预定的正常状况可能会产生程度不同的偏差。这时通过控制活动，管理者可以及时了解环境变化的程度和原因，从而采取有效的调整行动，使得组织与环境相适应。

2.可以保障计划的顺利实施

控制是计划顺利实施的保障，没有控制，就像汽车没有驾驶员一样，会偏离既定的轨道。控制通过“纠偏”，使计划执行中的偏差得以及时防止或减少，从而确保计划的顺利实施;同时通过积极调整原定标准或重新制定新的标准，以确保计划运行的适应性。

3.它是强化组织成员责任心的重要手段

要使组织成员尽职尽责，切实地负起责任来，就必须让他们知道他们的职责是什么，他们的绩效如何评价和考核，以及在评价的过程中有效的绩效标准是什么。通过控制工作，可以不断地对下级的工作进行评估，给其造成持续不断的压力和连续不断的激励，从而使其更好地负起责任来，高效地完成所承担的任务。

4.可以提高效率

通过“纠偏”，有助于提高组织员工的工作责任心和工作能力，可以防止类似偏差再次发生，以降低其他成本;此外，通过反馈，有助于管理者增加经验，有助于提高管理者的决策水平，达到提高管理效率的良好效果。例如“蝴蝶效应”就反映了初始条件的十分微小的变化经过不断放大，对未来的状态也可能会造成极其巨大的影响。美国的Whistler公司是一家制造雷达探测器的大型厂商，曾经由于需求日益旺盛而放松了质量控制，次品率由4%上升到9%，再到15%，直至25%。终于有一天该公司的管理者才意识到公司全部250名雇员中有100人被完全投入到次品修理工作中，待修理的库存产品达到了200万美元。工作中的偏差即工作失误虽然不可能完全避免，但是可以通过控制减轻偏差的幅度，防止偏差的扩大化，其中的关键是要能够及时地获取偏差信息，及时采取有效的矫正措施。

5.可以降低成本

成本领先是企业获得竞争优势的一个重要手段，而控制可以确保组织工作任务和项目按照既定的时间、数量和质量要求投入相关资源，可以确保组织成员按照既定步骤和方法履行职责，可以确保组织成员的工作行为得到逐步的改进，从而提高效率，降低成本。

6.有利于处理组织内部的复杂局面

企业的内部组织是复杂的，有设计、生产、销售、财务、人事等，如果一个企业只购买一种原材料，生产一种产品，组织设计简单，并且市场对其产品需求稳定，那么它的管理者只需一个非常基本和简单的系统就能保持对企业生产经营活动的控制。但这样的企业在现实中几乎没有，大多数企业要选用很多的原材料，制造多种产品，市场区域广阔，组织设计复杂并且竞争对手林立，他们需要复杂的系统来保证有效的控制。面对组织内部的复杂局面，领导者授权很有必要，但是现实中许多管理者怕授权，原因是怕下属将他们负责的事情做错。然而，管理者一旦建立起有效的控制系统，由它给管理者提供有关下属工作绩效的信息，那么管理者对授权的担心就会减轻，从而使组织内的复杂局面变得井然有序。

10.1.3　控制的层次

按照组织层次可以把控制划分为基层控制、中层控制和高层控制三个层次，其中最基层的是作业控制和财务控制，中层是组织结构控制，高层是战略控制。对控制层次的分析有利于识别高层管理人员及基层工作人员所承担的控制责任，进而通过信息的获取与反馈使组织目标得以实现或修正。

1.基层控制

作业控制和财务控制是最基层的控制。作业控制集中于组织将资源转变为产品和服务的过程，如质量控制就是作业控制的一种类型。财务控制是与组织的财务资源相关的控制活动，如对应收账款进行监控，以确保顾客按时付款便是财务控制的基本内容之一。

2.中层控制

处于中层的是组织结构控制，是管理者依靠规章制度、程序、政策、明确的工作说明和预算等行政性或等级性的机制来保证员工行为符合规范，并通过共享的价值观、传统、仪式、信念和组织文化的其他方面来影响员工的思想观念。

3.高层控制

战略控制处于控制层次的最高点，它集中注意组织的各项战略如何有效地帮助组织实现其目标，是对战略计划进行评价，对组织业绩进行衡量以便将实际业绩同预期的战略目标比较，必要时采取相应的纠正措施的整个过程。

虽然各层管理人员直至员工的职责范围和分工不同，但大家都负有执行计划的职责，都对组织目标的实现承担相应的责任。所以控制是从高层管理者到基层管理人员甚至员工都应执行的重要职能。不能过分强调最高层和上层部门的控制，而认为基层部门的控制就不需要了。

现代管理学：掌握控制工作概述

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