现代电子文档管理解决方案

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：从目前世界范围来看，档案界普遍认为档案机构对归档电子文档的管理责无旁贷，但在管理过程中采取什么样的保管模式问题，尚未达成共识。澳大利亚档案馆的格雷格·奥新和新南威尔士档案局的戴维·罗伯茨已经接受并着手实施分散保管模式。

二、档案馆的电子文档管理模式

档案馆电子文档的管理模式也可称为档案馆电子文档保管的组织模式。从目前世界范围来看，档案界普遍认为档案机构对归档电子文档的管理责无旁贷，但在管理过程中采取什么样的保管模式问题，尚未达成共识。其中最引人注目的是加拿大哥伦比亚大学和美国匹兹堡大学提出了两种具有代表性的管理方案，即由档案馆集中保管和由各机构分散保管。这两种方案分别得到了一些国家学者和档案管理机构在理论上和实践上的支持，现分述如下:

(一)集中统一保管模式

所谓集中统一保管模式就是将具有永久价值的电子文档传送到档案馆集中保存，即对电子文档实体和信息实行双重控制。这种保管模式主要基于以下考虑:

1．集中统一保管模式是电子文档生命周期理论在实际中的应用

哥伦比亚大学的路西亚·德伦提和麦克尼尔是集中保管思想的主要倡导者。他们认为，随着电子文档由现行阶段进入非现行阶段，其作用会有所改变。开始时，电子文档对形成者的第一价值最大，用以支持决策和办理业务;之后会在一段时间内满足其他活动的凭证需要;最终会因法律、文化和其他研究价值而被保存下来。于是，管理文档的职责也应随之转移，文档管理必须有明确的职责分工，即生成机构与档案馆各司其职，形成机构凭借管理程序和技术手段保证现行使用阶段文档的真实性，而档案馆则通过整理和著录两个环节来保证失去现行使用价值文档的真实性。这样才能对文档实施完整的智能控制，保证文档的可靠性和真实性。

2．集中统一保管模式便于维护电子文档的完整与安全

电子文档生成机关不具有保管电子文档的法律责任，容易忽略或轻视电子文档的长久保管，导致电子文档的失真或损毁。正如德伦所说“机构出于业务活动的需要才想尽各种办法保证电子文件的真实性和可靠性，一旦文件进入档案阶段后，机构就失去了这种动力，因此很难继续保持其证据价值。基于这种考虑，才要档案馆承担起管理档案的职责”;美国国家档案馆与文件署的蒂博多也赞成该观点，他认为“电子档案应该由档案馆来保管。如果把它们交给生成机构自行管理，机构很难对失去现行使用价值的电子档案给予足够的重视，这样就会危及档案的生存。因此，最好的办法就是将档案置于档案馆的保护伞之下，尽可能地减少对档案的改变和损毁”。

美国的西奥多·赫尔认为:“一些学者提出档案馆已没有必要对电子文件进行实体保存的观点。持这一观点的学者似乎忘了这样一个事实，即电子文件和其他档案性文件一样，生成机关对其进行实体保存的法律义务是有一定的时限的。因此，我们可以预测，电子档案馆在未来将会仍然承担对真有历史价值的电子文件进行保存和提供服务的角色。”

3．集中统一保管模式有利于机构制度和人员的稳定

爱德华·希格斯根据自己管理现行文档的经验，认为把文档交给形成机构长期保管的做法是一种极其冒险的行为。“机构中的组织调整、人员变动都会给档案的保存带来不利影响，而且会影响到档案长期政策的制定;档案工作者与文件形成者之间缺乏经常性的交流、合作。对于以经济利益为重的单位来说，这无疑是一个沉重的包袱，不会对他们的商业目标有任何的帮助”。

由上可见，集中统一保管模式主张电子文档应该像传统文档一样上交到档案馆保存，由档案馆对其实体进行控制。如果档案馆不接收这些电子文档，那么生成机关在意识到它们不再有用时，或者是将之销毁，或者是存放在其他保存机构中，由于这些机构不具有进行永久保存的法律义务，这些文档很有可能会面临丢失的结果。(www.chuimin.cn)

在实际应用中，美国国家档案馆一直从事着有关电子文档管理的研究、评述和具体的实施工作，在这方面积累了丰富的经验。其下属的电子文件中心在1997年已收有来自政府各部门多达100个联邦机构的将近23000个数据文件，已成为世界上较大规模的电子文件保存馆之一。采取集中统一管理模式的国家还有英国、瑞士、法国、瑞典以及北欧一些国家。

(二)分散保管模式

所谓分散保管模式，又称为分布式保管模式，就是将具有永久价值的电子文档保存在形成机构内，由档案馆对电子文档信息加以控制，并对其保管加以指导和帮助。如冯惠玲教授所说:“主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。”

分散保管模式是加拿大档案工作特里·库克在第十三届国际档案大会上提出的，他指出:“……从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文件之间的有机联系;档案馆从一个希望与文件形成机构合作的‘恳求’机构变为一个监督形成者，维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构;档案建筑从文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内的各种文件的中央信息中心……”从这段话可以看出，其中暗含了分散保管思想。

分散保管模式是相对于传统以实体为中心的集中统一保管模式而言的，是建立在文档连续体思想之上，以来源为中心、以知识为中心的管理模式。主张对电子文档的管理从现行工作领域入手，在电子文档的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立对电子文档的处置控制措施，从而识别和保护电子文档的原始结构。

澳大利亚档案馆的格雷格·奥新和新南威尔士档案局的戴维·罗伯茨已经接受并着手实施分散保管模式。他们把电子档案的管理政策和战略的发展过程划分为3个阶段——非保管阶段、保管阶段和后保管阶段。后保管阶段中的文件管理不再是档案馆的“特权”，而是贯穿于文件从产生到消亡的全部过程之中。他们的理由是:“电子文件一旦脱离了生成它们的原始环境，由档案馆来负责保管这些具有软件依赖性的文件会存在许多实际困难。主要是技术支持的问题，档案馆不可能也没有能力接收大批的电子文件入馆，无法保证电子档案的长期可利用性和凭证的完整性”;他们又说:“根据我们多年人事档案工作的经验，单依靠档案馆自身无法保证电子文件的价值，只要能将文件正确生成并将其中有价值的部分保护下来，提供给用户利用，至于保存在哪里并不重要。”

主张分散保管的学者认为:在电子文档保管方面，传统档案馆应该让位于虚拟档案馆，即电子文档的长久保存不一定像传统档案一样将其实体上交给档案馆，而由形成机关保存，档案馆对其信息进行控制即可。这种模式的目的是要摒弃集中统一模式将文件管理与档案管理相互分离的致命弱点，将文件到档案的整个过程的几个阶段融合在一起，即把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。档案馆不应为了无限期的未来而对历史性电子文档进行实体保存，而只需承担这些文档的指引者的角色。他们认为将电子文档的实体保存在形成部门并非就是档案馆对集中统一管理原则的放弃。因为档案馆必须要对各部门形成的电子文档进行登记，并对其可存取性加以控制，这就是集中统一管理的体现。档案馆对保存在各部门的电子档案的可存取性随时随地进行审计、检查，对敏感的或机密的档案进行适当加密，以防非法存取。通过控制对电子文档的存取权，达到集中统一管理电子文档的目的，使电子文档尽管未存放在档案馆，却随时在档案馆的管理与控制之中。

采用分散管理模式的国家有:澳大利亚、德国、俄罗斯、荷兰等。

总之，这种新的分散保管模式将传统理论对实体保管对象的关注，转变为对档案、档案形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。这些都远远超越了传统的档案保管模式，因此这种模式还被称为“后保管模式”。

在上述两种保管模式中，集中式保管虽然较为传统，但在技术水平和管理经验上较易被人们接受。分散式保管有其先进性，但在技术、政策上缺乏经验可循，尚处于初步探索阶段。不过不管采用何种保管模式，档案馆在总体上都控制着电子文档资源。分散式保管是人们目前所能预测到的较为理想化的方案，但其未来的最终结果如何，尚待实践去检验。不过据说，澳大利亚国家档案馆现已改变过去将电子文档分散管理的做法，开始将所有电子文档集中在档案馆保存，值得我们进一步思考和关注。

我们在探索适合国情的档案馆电子文档管理模式时，借鉴和吸收了国际上各种管理模式的合理因素，尊重电子文档的形成规律及其原则，结合我国传统的归档制度，对电子文档的管理基本采取集中统一保管模式。正如我国《电子文件归档与管理规范》中指出:“对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。”

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