现代电子文档管理模式

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：(二)文档一体化管理模式电子文档的产生，使文档一体化管理真正成为可能。电子文档一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文档生命周期全部管理活动的电子文件管理系统，在该系统内，有统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心。文档一体化管理包括机构内部对处于现行、半现行期、非现行期的所有电子文档管理。

一、机构内部电子文档的管理模式

电子文档产生于各类机关、企事业单位，并真实而客观地反映着机构业务活动的全过程。科学地管理好这些电子文档，不仅便于合理控制和有效利用本机构的信息流，而且有助于在电子时代建立完整可靠的社会记忆、推动整个社会的信息化进程。由于业务范围、电子文档种类、内容的差异，在不同组织机构内部电子文档的具体管理模式可能不尽相同。就实际情况看，机构内部的电子文档管理模式大体上有以下几种。

(一)“双套式”管理模式

一般情况下，现行机构形成有电子、纸质两种形式的文档，管理方式各不相同:只有电子形式、只有纸质形式和两种形式并存。在两种形式并存的机构中，对二者的处置方法也不一样，有按传统作法把纸质文档归档保存，电子文档由形成者自行处置的;有将纸质文档与电子文档分别集中保管于档案部门和信息技术部门的;也有将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案，即双套制。

所谓双套制就是将具有重要凭证作用和长远查考价值的纸质文档和电子文档同时归档保存。具体作法是:现行机关将电子文档以纸张和数字化载体(如磁盘、磁带、光盘等)制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案。例如上海市政府办公厅已经实现了收发文全部数字化和从文件处理到归档保存的全程两套制管理。

两套制管理的特点是避免两种载体的不足，充分发挥各自在档案管理上的优势。电子档案脱机保存便于查找利用等服务;纸质副本则便于档案的长久保存，并可作为电子环境出现障碍时补救之用。这是在文件介质转化时期不可避免的一种现象。两套制模式将会在相当长的一段时期内存在，这是由以下几方面因素共同决定的。

(1)尽管不少单位内部与系统之间依靠网络相互传递信息，完成公文处理程序，但国家档案局规定:带密级的文件不能上网。因此，在今后相当长的一段时间内，密级文件还将以现行的办公模式运转。

(2)档案管理的方向是逐渐转向电子化。计算机技术的不断发展可能会促进档案现代化的进程，然而载体稳定性的验证、保密措施的研究、现代化技术的适应过程、地区发展差异的平衡、法律地位的确立等问题的解决均需要较长的时间来完成。

(3)两者在转化的过程中仍有不少技术上的问题有待进一步研究解决。

双套制的管理对象在相当长的一段时间内将是电子文档与纸质文档并重，其工作方式、手段是计算机与手工并进。从长远来看，将朝着以电子文档为主、纸质文档为辅的方向发展。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会形成越来越多的电子文档，但硬拷贝仍不失为一种安全的备份形式．

双套制带来的直接影响是需要建立两个管理系统，二者既有联系又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新课题。需要在两个系统之间建立通道，使人们可以从一种形式的文档尽快找到相同内容的另一种形式，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

(二)文档一体化管理模式

电子文档的产生，使文档一体化管理真正成为可能。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文档的产生，使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输、办理到归档、鉴定、整理、保管以及再利用，均可以通过电脑网络进行，即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样，前阶段文件的质量就会直接决定后阶段档案的质量。如果仍沿用过去的文件与档案两段管理方式，不仅割断另外两项工作的内在联系，而且有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷，无论在理论上还是在实践中都是难以成立的。

实际上，电子文档的大量出现及其长久保存的需要正在促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。电子文档的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文档的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文档的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子文档管理必须选择文件、档案一体化管理模式。

电子文档一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文档生命周期全部管理活动的电子文件管理系统，在该系统内，有统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心。如北京五洲设计院的电子文档管理系统，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单(记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等)，方可进入设计系统的界面开始设计工作。这种由文件形成者进行的著录，便于著录信息的及时采集，为后续的CAD电子文档管理打下基础。诸如此类的电子文档管理的“后端”工作如果都能在文件形成和运转中得以实现，文档一体化就会真正成为一个“无缝连接”的过程。需要指出的是:这种一体化系统决不是文件管理与档案管理功能的简单相加，而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。其目标功能是在文件处理过程中形成电子文件，将文件处理与档案管理连成一个有机整体，提高部门之间协同工作的能力，从整体上提高机构的办公效率。(www.chuimin.cn)

电子文档一体化管理系统是利用计算机技术对机构文件档案工作的全程实施自动化管理，从而实现对文档运动全过程进行全面的控制或管理，它实质上是一套文档的接收、传送、归档到最终查询利用的软件系统。

具体的管理流程可以参见图2－2。

图2－2　文档一体化系统的管理流程图

从图2－2可以看出，整个系统对机构的实际文档办理流程进行了精炼，一方面简化了工作流程并满足了实际文档办理的需要;另一方面更加明确了文档过程中各个环节的逻辑关系，使其处理起来更加有条理，更加规范。这样就提高了系统的适应性，有利于系统的实施。

文档一体化管理包括机构内部对处于现行、半现行期、非现行期的所有电子文档管理。也就是说，一体化的范围应该设定在电子文档生命周期的整个过程。档案馆对电子文档的管理要求也应该渗透到机构电子文档管理体系之中。然而，目前的一体化还只是理论上这样认为，只是适应文件、档案工作知识技术含量不断提高的一种新型管理方式，它的发展和完善还需要一个过程，还有待于技术的提高、制度的完善以及各方面人士的共同努力。

(三)电子信息资源综合管理模式

电子信息资源综合管理模式，即图、情、档一体化管理模式，是文档一体化管理模式的扩展。

信息技术的发展促成了各类信息资源管理活动的集成。网络为电子信息资源综合管理模式的建立与实施提供了契机。在网络环境下，用户需要在网络上获得信息内容，而不是获取信息的线索。这就要求图书、情报、档案部门相互协作，提供电子信息一体化综合服务。

电子信息资源综合管理的理论基础——信息资源管理理论。信息资源管理这一概念最初来自美国联邦政府官方的文件和档案管理部门。信息资源管理的高级阶段是知识管理。该理论将档案文件、图书期刊、情报资料都视为重要的信息发生源，并认为它们在信息构成中属于原生信息的范畴。1979年美国信息管理专家霍顿认为，信息资源首先是指“包含在文件和公文中的信息内容”。英国信息学家马丁也认为:“信息管理的范围很广，涉及数据处理、文字处理、电子通信、文档记录管理、图书馆和情报中心、办公系统、外向型信息服务、所有与信息有关的经费控制活动”。其中明确表明了档案、图书情报中心在信息管理中的同等地位。美国的信息学家史密斯和梅德利也认为“信息资源管理将传统意义上的信息服务，包括信息传播、办公系统、记录管理、图书馆功能、技术规范等统一起来……”，其中的记录管理，无疑指的是档案信息。马尔思和克雷思莱因又进一步将信息资源管理分为7个模块，即“数据处理、电子通讯、文件和记录管理、图书馆和技术情报中心、办公系统研究和统计信息管理、信息服务以及公共信息机构”。

信息资源理论提示我们:组织内部形成、运用的各类信息资源，包括文件、档案、图书、情报、信息系统、信息人员等，应该整合起来进行综合管理，形成一体化的信息系统网络，为完成组织目标服务。

要实现电子信息资源综合管理，建立信息中心不失为一种好办法。目前，国内外许多公司都已采取建立信息中心这种办法来提供包括档案、图书、情报在内的综合信息服务。我们认为，党政机关的“一体化”宜以文档一体化为重点，以确保机关管理职能的履行;企业宜以多种信息资源管理一体化为主体，建立统一的信息中心和信息系统，文档管理系统可以成为其子系统之一。

从长远发展看，网络化是文献信息工作，包括文档一体化管理系统的发展趋势。网络时代的文档管理，必将是与多种信息进行整合的全面一体化管理。正如奥地利国家档案馆的伦波德·凯姆霍夫所说:“电子文件保管程序作为一种单独的应用程序正在逐渐消失，它开始越来越多地与其他应用程序一体化……信息管理与文件保管将最终合并。”

现代电子文档管理模式

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