现代电子文档管理规则-现代电子文档管理

二、电子文档的管理原则

电子文档作为文档的一种新形式，具有文档的基本特征，1988年实施的《中华人民共和国档案法》规定的“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”的基本原则，对于电子文档管理同样具有宏观的指导作用。同时基于电子文档又有许多不同于其他类型文件的特点，为了实现电子文档的管理目标，在其管理活动中还应遵循如下特有的原则。

(一)全程管理原则

全程管理原则。是指根据电子文档的特点和要求，建立一个完整的管理体系，对电子文档从产生到永久保存或销毁的整个生命周期，进行全程管理和监控。我国《电子文件归档与管理规范》在总则中规定:“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。”

电子文档全程管理原则的主要涵义有三:

第一，电子文档的全程管理是一种全面的管理，从文档的生成流程、管理规则、管理方法及质量要求出发，需要建立一个涵盖电子文档全部管理活动的目标体系、制度体系、程序体系和技术方法体系。

第二，电子文档的全程管理是一种系统的管理，要将电子文档的管理建立在“大文件”的概念基础之上，要注重电子文档生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统软硬件资源和信息资源的最大共享和最大效益。

第三，电子文档的全程管理是一种过程管理，要通过对每个过程监控以达到对最后结果的控制。在过程管理中，所有有助于说明电子文档重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文档在管理系统中的运转状况，确保电子文档的管理质量。

由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此对电子文档生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。如果简单地讲，电子文档的全程管理就是一种过程管理。

以电子文档管理系统对文档流程各个阶段的管理和监控为例。

首先，系统应对产生于机构内部各个部门及其应用系统上的电子文档进行统一的归口登记，对文档进行分类、鉴定，同时监控和记录针对文档的一切操作，比如文档的创立、登记、修改、审核、签署、分发，文档在半现行期和非现行期的利用史等;

其次，系统应记录对文档进行的任何技术操作，包括存储位置的改变、数据的转载。这种管理和跟踪记录对于证明和保证电子文档的行政有效性和法律证据性有着极其重要的作用。

最后，电子文档管理系统应支持本机构的文档运转流程和业务流程，在确保文档完整、安全、准确的同时，保证文档运转和业务流程的顺畅、周密和高效。

电子文档的全程管理原则应体现在电子文档管理模式的确定上。1994—1997年，加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文档真实性的联合研究项目中提出了电子文档全程管理的框架模式，认为应由以下内容构成电子文档的管理链条:

(1)根据预先确定的标准格式和模板编辑文档;

(2)根据文档的类型和用途，是用预先确定的方法认证文档;

(3)根据一个人的资格及其权限，确定他接触电子文档的权利;

(4)在系统中嵌入“工作流程”，只向有关人员呈现有关文档;

(5)使用磁卡、密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触;

(6)在系统内设计审计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果，如文档被修改、删减和增添等。

这一模式在北美地区的电子文档管理实践中得到了应用和完善。电子文档的全程管理从根本上说是文档一体化在电子文档管理中的实现模式，只不过其理论基础发生了变化，从文档生命周期理论转向文档连续体理论。

(二)前端控制原则

1．前端控制的概念及其内涵

“前端控制”指针对电子文档的管理，从文档形成之前，即电子文档管理系统设计阶段就开始，一直到归档整个过程给予的全盘规划与监控，把可能预先设定的管理功能纳入电子文档管理系统之中，并在文档形成和维护阶段进行监督。

前端控制是现代文件和档案管理理念的重要内容，以文档生命周期理论为基础，把文档从形成到永久保存或销毁的不同阶段看成一个完整的过程。其中，文档的形成是前端，文档的处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。要实现对文档形成前端的有效管理，电子文档的管理必须延伸到系统设计端，把各项管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要在文档形成以前，以及形成阶段可能实现或部分实现的管理功能尽量纳入到系统功能之中，只有实施前端控制，才能实现全程管理。(www.chuimin.cn)

前端控制的内涵包括两个方面:一是整体规划。即将文件管理与档案管理中涉及的所有因素都统筹加以考虑，并纳入电子文档管理系统，以功能合理的文档管理系统作为管好电子文档的先决条件。二是业务环节提前。即在对电子文档生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节，关系到电子文档真实、完整、有效和带有一定重复性的作业提前实施，保障电子文档的安全可靠，有效地减少重复作业。例如，凡是可能在文档形成时生成的数据，包括描述文档内容、结构、背景、版本、文档生成环境、存在状态等各方面的信息等，均在当时采集、存储下来，文档在运转、保管、利用过程中的数据则进行实时追加，所有数据均一次采集，终身使用，从而保证用于描述文档、检索文档和系统维护所需数据的完整齐全、真实可信。

2．前端控制思想的理论渊源

前端控制思想有着深刻的理论渊源和现实基础，是近一个世纪以来档案界不懈努力的结晶。从20世纪30年代中国国民党政府提出的文书档案连锁法，到40—50年代英美提出的文件生命周期理论、60年代我国档案学者启用的档案形成规律、80年代以后全球范围内的文档一体化运动，都在不断强调文件与档案是同一事物的两个不同阶段，应对文件阶段施加控制和影响，以提高档案工作效率。20世纪90年代，面对电子文档的管理，法国档案学者C·诺加雷指出:“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”国际档案理事会电子文件委员会颁布的《电子文件管理指南》从头到尾贯穿着“重新考虑”，它将“干预的时机”确定在电子文档管理系统的设计阶段，把原来纸质文档管理系统中的许多“后控制”手段提到最前端，主张“在文件形成前采取行动”。在此基础上，冯惠玲教授明确提出了“前端控制思想”，并称之为“电子文件时代新思维”。

3．前端控制原则的必要性

前端控制是实现电子文档全程管理的重要措施和保障，具有充分的必要性，主要体现在以下两个方面。

第一，前端控制是确保电子文档真实可靠、完整安全、长期可读性的有效策略。根据电子文档的易流失、易更改等特性，在系统中增加保障电子文档安全、可靠、完整、可读的措施，并贯穿于文档的形成过程，针对电子文档“稍纵即逝”的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前，可以有效地防止其他管理环节对电子文档的损伤和破坏。例如:机构可以将电子文档的归档范围和归档要求设计在电子文档管理系统之中，属于该范围的电子文档一经生成就被加上归档标识，使之具有防止修改、防止删除的属性，并生成相应的描述信息，从而确保电子文档安全留存和内容真实性。正如一位加拿大档案专家特里·库克所说“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在，或者至少可能不被鉴定、保存、编目和提供利用”。

第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文档管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构”(Business Process Reengineering)，以便减少乃至消除文件、档案管理全过程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾，从而达到功能合理，效率最高。前端控制原则是新构建的文档管理流程的重要特点，对改善管理功能和效率就有明显的作用。

前段控制是实现电子文档全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子文档管理中则至关重要。目前已在我国部分机关范围内不同程度地实施，但仍有待全面深化。

前端控制原则强化了传统上的文档一体化理念，因为在实际工作中，档案工作者对文书部门的指导监督工作从未停止过。不同的是，在文件、档案的前后两个阶段，传统上档案工作者的具体工作更关注“后端”，现在则要求其不仅要关注“后端”，更要将注意力放到“前端”，以保证整个电子文档管理的优质、高效。

(三)真实性、完整性和有效性保障原则

《电子文件归档与管理规范》总则第一条即指出:“电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。”

1．真实性

电子文档的真实性是指电子文档的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

电子文档因其自身的生成环境和特点使其原始性已难以确立，需要建立原始性的新概念:即一份电子文档，只要它的内容确确实实是当时由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，就应该承认它是原始的。因此，可以将电子文档的真实性理解为“原始性”。

电子文档的真实性与原始性的高度一致，既是保证其行政有效性和法律证据效力的基础，又是其反映历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长期保存的前提。认证和维护电子文档真实性已引起国际档案界的极大关注，由三十几个国家和地区专家参与的国际研究项目Inter PARES(The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems——“电子文件真实性的永久保管国际研究项目”)从不同角度就电子文件的真实性认证和维护提出了对策，目前正在向纵深扩展。我国《电子文件归档与管理规范》也就保证电子文件的真实性提出了四条措施:(l)建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制;(2)设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等;(3)对电子文件采用防错漏和防调换的标记;(4)对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施

2．完整性

电子文档的完整性是指电子文档的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

电子文档的完整性包括两个方面的含义:一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文档及其他形式的相关文件完整齐全;二是每一份电子文档的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。第一点是对一般文件管理的要求，第二点是对电子文档的特殊要求。

刘家真教授在将电子文档与传统文档的完整性要求对比后认为，保证其文档完整性的充分与必要的智能格式是:(1)时序时间;(2)当地时间:由当地时间与地点构成;(3)文件寄发处的始发地址;(4)作者或撰写人在文件上签署的证明;(5)指定收文人名;(6)实际收文人名;(7)标题与主题;(8)作者意向:用来验明文件所涉及活动的作者意向。这些“智能格式”多数是与背景信息相关联的。除背景信息外，电子文档的完整性还包括描述电子文档数据属性的元数据，如文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

完整性是电子文档价值的重要保障，文档管理人员必须掌握电子文档的形成规律、社会活动状况和电子文档的构成要素等，采取相应的管理和技术措施，保护人类活动记忆不受损失。

3．有效性

有效性是指电子文档应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性保障的目的是指文档经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、技术迁移、设备更新等处理后，能够以人们可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性，可以利用。在有效性保障中，可识别性或者可读性、可理解性是目的;存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性是条件，是为维护电子信息的长期可存取、可识别服务的。它们共同构成确保电子文档信息存在和发挥作用的基础和条件。

由于电子文档的系统依赖性，计算机软件和硬件更新换代，新的信息编码方案、存储格式、系统软件和新型设备，以及计算机病毒的侵害等，都会造成原有的电子文档信息无法识读或丢失。保存完好的数字信息若在当时设备中无法读出，实际上与该信息被损毁没有任何区别，而这种情况却经常发生。加拿大电子文件专家露西娅娜·杜兰蒂认为:“过去十年产生的信息远远超过了人类历史上任何一个时代。但具有讽刺意味的是，信息时代产生的绝大部分信息比任何时代都难以提供利用。”因此，保障电子文档的有效性是区别于传统文档管理的一项极为重要的任务。

电子文档管理的真实性、完整性和有效性之间，以及它们同全程管理、前端控制之间都存在着极为密切的联系。只有做到全程管理、前端控制，才能保障电子文档的真实性、完整性和有效性;只有满足和落实电子文档管理的真实性、完整性和有效性的要求，才能使完善的前端控制落到实处，才能使全程管理思想得以贯彻，才能保证电子文档在生成、流转、保存各个阶段质量目标及其他目标的实现。