现代电子文档管理：实现电子文档管理目标

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》第五条规定:“在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”这里以政府机构为例，通过分析政府机构的功能、目标，来总结政府机构电子文档管理所共有的其他目标。

一、电子文档的管理目标

管理目标是确定管理原则、管理方法和管理行为的基础，对机构电子文档的管理同样如此。电子文档管理与纸质文档管理的目标有许多共同之处，由于电子文档自身的特点和机构对文档管理的要求，电子文档管理又有一些特定的目标取向。这里提出的管理目标兼顾了电子文档生命周期不同阶段的工作重心和各类电子文档管理的共性，可以作为机构确定电子文档管理策略的指导思想。

(一)文档生成、流转阶段的质量目标

1．准确

准确是指电子文档的内容严格符合客观世界的真实情况。

2．真实

真实是指电子文档确系业务活动的真实记录，其内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。它要求电子文档不是非法用户伪造的;没有经过非法改动;处理工作亦未造成其内容、逻辑结构和背景信息的变动。当然，物理结构以及一些显示(presentation)上的变化并不影响电子文档的真实。2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》第五条规定:“在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”电子文档真实与否关系到它在行政有效性和法律证据性上是否能够获取与纸质文档同等的资格。

3．完整

现行阶段电子文档的完整主要是指每一份电子文档的内容结构和背景信息没有缺损。

4．可读

即文件经过存储、传输、压缩、加密、转存、载体转换(注:这里我们将电子文件输出到其他电子形式的载体上或转移存储位置的工作，称为“转存”;电子文件输出到传统载体，如纸张、缩微胶片等上的工作，称为“载体转换”)、系统迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

5．可用

可用意味着一旦用户产生使用文档信息的需求，便能查找到所需信息，并且文档能以用户可理解的方式输出。可读是可用的前提。

6．保密

保密不是说电子文档不让任何人接触，而是信息不泄露，它要求只有拥有相应访问权限的人才能够查看信息，知晓相关内容。因此保密不仅是涉密文档的质量要求，也是不涉密文档的质量要求。

保密和真实是两个侧重点不同的目标，保密要求只有授权用户才能看到文档内容，至于文档内容是否真实用户无法判断;而真实要求文档确系合法形成者的真实记录，未经伪造、篡改，文档内容可以保密，也可以不保密。当然，保护文档的真实性和保密性的技术有共通之处，技术产品可能继承两方面的功能。同样，破坏文档的真实性和保密性的手段也有共通之处。

7．及时

文档的产生、流转以及这个阶段中的查检都没有时滞，亦没有超前流转的现象。

8．一致

所谓一致，即电子文档始终作为统一的整体生成、流转和使用。文档的一致性要求主要表现在两个方面:其一，文档的组成部分、关联对象发生合法变动，文档则同步变动，比如通过超级链接相连的两份文档，一旦某文档的存储位置发生变化，另一文档的部分信息也要改动。其二，不同载体上的相同版本的同一文档内容、逻辑结构(非线性结构除外)、背景信息一致。

(二)文档保存阶段的质量目标

1．真实

这个目标与生成、流转之中的真实没有区别，不过，随着保管时间的延长，迁移的增多，真实性维护的难度会不断增加。

2．准确

此阶段依然要保证电子文件信息的准确，即便是形成阶段准确的电子文件，仍面临信息变得不准确的风险。

3．完整

除了每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损之外，保存阶段的完整还具有另一层含义，那就是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全。

4．可读

随着保管时间的延长，文档可读性维护的难度会不断增加。

5．可用

随着文档数量、种类的增加，文档可用性维护的难度会不断增加。

6．关联(www.chuimin.cn)

关联是指文档之间的有机联系得以揭示和维护，对于处于保存阶段的文档而言，这是与完整相互补充的一个重要质量目标。

7．保密

随着电子文档保存年限的增加，原来有保密等级的文档可能降密或解密，保密的要求也随之变化。

8．及时

保存阶段文档信息的及时主要是指文件的保存、利用在时间上符合要求，没有滞后和超前的现象。

9．一致

相同的用户不管以何种方式利用文档，其利用结果都是一致的。

在实际工作中，不同的机构因业务、文档、资源的不同，文档质量目标的侧重点亦有区别。但“真实、准确、完整、可读、可用”是法律所规定的、必须要达到的基线目标。

准确的信息内容是电子文档处理和管理的物质基础，文档的准确性影响到决策的正确性和业务的最终效果。而真实、完整、可读、可用是电子文档信息能够正常发挥作用的前提，《中华人民共和国电子签名法》第五条规定:“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求:(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;(二)能够可靠地保证自最初形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”在这两个要求中，第一个要求是文档的可读、可用，第二个要求是文档的真实和完整。该法第六条规定:“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求。(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;(二)数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容;(三)能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”在这三个要求中，第一个要求是文档的可读和可用，第二、第三个目标是文档的真实和完整。

(三)电子文档管理的其他目标

电子文档管理的其他目标的具体内容因机构业务内容、性质的不同而有别。这里以政府机构为例，通过分析政府机构的功能、目标，来总结政府机构电子文档管理所共有的其他目标。

政府机构的主要功能有两个，一是管制，政府受人民的委托来管理社会事务;二是服务，为社会提供各种公共服务。其中管制是服务的基础，服务是管制的目的。进入21世纪，世界各国达成了一个共识，就是要以电子政务为契机，“e心e意为社会服务”，强化政府的服务功能，将管制也看成服务，提升服务质量，简言之，电子政务的本质就是公共服务的电子化。

政府履行职能的目标也有两个，一是公平，在管理社会和社会服务过程中，政府不得歧视任何社会成员，应一律平等对待，电子政务系统设计时要考虑低端用户的情况，这就是公平原则的体现，不过更大的公平在于政府决策的公正;二是效率，在管理社会和社会服务过程中，政府应尽可能少地消耗资源(人力、资金、时间等)来完成其工作任务。政府机构采取外包方式建设电子政务系统，政府审批周期的缩短，这些都是效率原则的体现。

文档管理本身也是一项服务性工作，一方面，文档管理为产生文档的政务活动提供信息基础;另一方面，为公众提供政府文档信息也是政府机构的一项重要的公共服务工作。

1．电子文档生成、流转阶段的其他目标

(1)正确决策。政府机构要利用真实、准确、完整的信息，保证政务活动的公正性、合理性。

(2)及时决策。即及时提供文档信息是在规定时间内做出决策的前提之一。

(3)低成本。定性地说电子文档管理就是要尽可能少的资金成本，尽可能少的人力成本，尽可能少的时间成本。

(4)保护机密。为保护国家利益、机构利益和公众利益，对于涉密电子文档的相关信息，是绝对不能泄露的。如果这些机密是经济、技术方面的，那么保护这些秘密就是保护公众财富;如果这些机密是政治、军事、国防方面的，那么保护这些秘密就是保护国家安全和稳定。

(5)保护机构资产。机构资产包括两类:一类是有形资产，包括设备、建筑、资金等;另一类是无形资产，包括信息、机构文化等。文档是机构管理有形资产的工具，同时也是机构无形资产的重要组成部分。这些财产不能流入非法者的手中。

(6)保护服务对象的合法利益。以政府机构为例，文档信息的公共服务本身就是对公众知情权的保护，将公开的政府信息保质保量地提供给公众，也是所有政府机构的份内之责。公众可以通过对政府文档信息的利用，审查、监督政府机构是否恰当地履行了职责。与此同时，政府基于信息做出的正确决策也是对其服务对象合法权益的最大保护。比如维护企业登记文档，有助于工商局保护登记企业的合法利益;维护税收文档，有助于税务局保护纳税单位或个人的合法利益。

(7)防止谋取非法权益。做到公平、公正，不能使那些不应拥有某项权利、获取某项收益的主体获得有关权益。文档的透明公开是防止谋取非法权益的有效手段。

(8)提升满意度。满意度是一个心理学概念，其中公众满意度取决于政府是否有效、高质地履行了职责;内部人员的满意度则由良好的工作氛围决定，这些都有赖于文档处理是否准确、及时、通畅。只有严明而合理的制度，才能提升公众与员工的满意度，才能建立、维护政府的良好形象。

2．电子文档保存阶段的其他目标

(1)留存政务活动的证据。文档是政府活动的真实记录，留存文档就是留存政务活动的证据，为上级部门的检查、审计机关的审计和社会公众的督查提供原始材料。

(2)维系业务连续性。日后的业务活动中可能会参考、利用已经形成的文档，这对维系行政连续性、保证科学决策有重要作用。

(3)留存社会记忆。将记录政府活动的文档信息以妥善的方式保存下来，是所有政府机构的份内之责、应尽之责。

综上所述，我们可以将电子文档管理质量目标汇总成表2－1。

表2－1　电子文档质量目标一览表