现代电子文档管理中的文档连续体理论

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：在轴的基础上，为了进一步解释各个组成要素之间的互动，文档连续体理论引入了“维”的概念。因此，文档连续体理论属于应用层面的理论，它产生于实践且必须与实践紧密相连。

四、文档连续体理论

国外流行多年的文档生命周期理论，近年来针对电子文档又进一步演化为文档连续体模型，即“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，使原有直线型的文档生命周期的图示被拓展成多维的环状文件连续体模型。文件连续体模式得到了国际档案界的广泛认可，被认为可适用于从单份文件形成到文件作为档案保存和利用，包括电子和非电子的文件和档案管理。

(一)文档连续体理论的提出

文档连续体(The Records Continuum)是指“从文件形成(包括形成前文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中采用连贯一致的管理方式”。这是1996年出版的澳大利亚国家档案标准对文档连续体的定义，它揭示了文档形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。

文档连续体理论及其概念的形成大致经历了如下三个阶段:

第一阶段，20世纪50—60年代，是连续体意识萌芽阶段。澳大利亚国家档案馆的档案专家迈克莱恩提出文件管理工作者才是真正的档案管理者，档案学的研究应该朝着被记录信息的特点、文档管理体系和分类过程的方向发展。他的观点促进了人们对档案管理与文件管理间连续性问题的探索。

第二阶段，20世纪80年代，是连续体术语流行阶段。1985年在加拿大档案工作者年会上，加拿大档案专家阿瑟顿详述了连续体概念，他认为文档的所有阶段都是相互关联的，文件工作者和档案工作者在不同程度上都要介入被记录信息的管理。他同时指出人们假设文档要经过的生命周期阶段，事实上是档案管理和文件管理间一系列不断再现和重复的活动。阿瑟顿的连续体概念里潜在的一体化或联系因素是文档管理服务对文档形成者和所有利用者的功能，他的论点指出了生命周期理论将文件管理与档案管理相互分离的致命弱点。

第三阶段，20世纪90年代，是连续体思想及模式建立与使用阶段。澳大利亚档案学者厄普奥德(Frank Upward)构建了文档连续体理论，并提出了文档连续体管理的思想方法，同时澳大利亚学者麦克米希和英国档案工作者费林均对此进行了研究，并提出个人的观点。

(二)文档连续体理论的基本内容

为了描述文档生成、管理、保存中的各种要素及其相互影响，有较广阔视阈的文档连续体模式拥有一个成熟的模型。如图2－1所示。

图2－1　文档连续体模型

该模型构建在四个坐标轴上，即文档保管轴、业务活动轴、凭证轴、来源轴。其含义如下:

文档保管轴，表示用来存储人类活动中形成的记录信息的工具。其四个组成部分是形成中的记录、文件、档案、全宗。

凭证轴，表明文件凭证作用的扩展方向。一般由行为的过程、文件提供的证据和它们在机构和社会记忆中的角色组成。

业务活动轴，体现了文档之间的联系及形成途径。其组成部分有:文档形成者的行为、活动以及文件体现的功能和目的。(www.chuimin.cn)

来源轴，体现了文档形成者及其相关的组织、社会联系。组成部分有:行为者、与行为者有关联的工作单元、工作单元所属的机构。

在轴的基础上，为了进一步解释各个组成要素之间的互动，文档连续体理论引入了“维”的概念。

第一维，形成维。要求根据文档管理系统的要求捕获文件的内容、结构以及形成文档的详细背景，并储存文档，从而可以在未来保证文档的真实性和完整性。

第二维，捕获维。主要保障了文档凭证价值，根据文件管理系统的要求捕获文档运动的背景信息，保证文档作为社会和业务活动证据的价值。在这一阶段，轨迹被捕捉并整合成为档案。

第三维，组织维。它包含了一个机构所有文档的处理过程，体现了一个机构的整体记忆价值，反映了特定机构的职能和作用。即是文档具有机构记忆的功能。

第四维，聚合维。则涉及社会和文化的使命，使文档具有社会记忆的功能。

(三)文档连续体理论与电子文档

文档连续体理论的构建，一方面借鉴了后现代主义影响下的后保管主义，它提醒档案学者要经常对体现优势的思想进行思考，根据环境的变化发展新思维;另一方面就是结构化理论，它抽象了元素之间的互动关系以及跨时空的多维概念，这为文档跨时空的保管和利用提供了理论支持。可见，文档的保管和利用不应该只局限于某一范围甚至某一点上，跨越固有的领域而实现多维组合是电子文档管理需要的新思路。文档连续体理论跳出了传统的文档线性运动的观念，引入了空间的“维”的概念。它将电子文档视为一种立体的管理对象，从其形成传播、背景内容、形成者或产生机构的记忆以及多元化的社会记忆四个维度入手，以全面、完整、立体的角度去剖析文档运动和文档管理，因而能够较好地解释电子文档跳跃、逆向运动等现象。所以，文档连续体理论就是一种管理方式的抽象，是对从包括文档形成前文档管理系统的设计在内的文档形成，到文档作为档案保存和利用的全过程管理程序的抽象，其意义在于对实践的指导作用。因此，文档连续体理论属于应用层面的理论，它产生于实践且必须与实践紧密相连。

文档连续体理论与文档生命周期理论都以“大文件”观作为概念基础，从一定程度上看，文档连续体理论是生命周期理论运用于电子文档管理实践的一次抽象。文档连续体理论认为文档管理是“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，这种过程打破了原来文档生命周期理论中阶段之间截然分开的界限，取而代之以连续保管模型，这种“模型”的意义在于说明电子文档各阶段的相互关联、相互影响，以及相互转化的可能性。连续体理论更有说服力地阐释了电子文档较传统的纸质文档的新特性，它将视野拓宽到文档与其形成者之间的关系，不再拘泥于文档本身，其所表达的思想和要素更为丰富。提示机构管理者应以整体的、联系的观念对待电子文档及其管理工作，使档案工作者能够早期介入机构的电子文档管理工作，以便在文档生成的之前或同时就开始电子文档的管理，从而使电子文档管理成为机构发展的推进器。

(四)应用文档连续体模式的意义

采用文档连续体模式进行文件管理具有以下三个方面特别的意义:

首先，文档连续体模式拓宽了文档生命周期模式对文档和文档保管体系解释的可能范围，这将有助于了解文档工作者实际工作的当前状况，以及文档使用的各种背景。

其次，文档连续体模式提醒我们，文档的形成和管理都是为了利用，文档保管是日常事务及其管理职能与职能活动过程的一部分，而不是其终结。

最后，文档连续体模式强调跨越文档保存机构间的合作，尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文档管理业务方面的合作。在当前机构经费短缺，跨部门工作平常的背景下，合作比任何时候都更为重要。

综上所述，文档连续体理论是对文档生命周期的补充、更新和发展，是我国档案学界为解决电子文档管理问题而引进的一种新的档案学理论。它为我们研究电子文档管理提供了认识文档、特别是电子文档运动规律的新思路、新视角，它将改变档案学界一些原有的理论认识和工作方式，它对研究各类文件，特别是电子文档管理具有积极意义，有利于实现电子文档的最优化管理。

现代电子文档管理中的文档连续体理论

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