电子文档管理：解读生命周期

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：由上述观点可见，电子文档生命周期理论与文档生命周期理论的内涵是完全不同的。多数人认为，电子文档作为文档的一种类型，应该有与其他文档基本相同的生命周期。电子文档生命周期理论是在文档价值变化基础上对文档生命周期理论的继承和发展，是电子文档全程管理和前端控制原则的依据。文档生命周期理论在本质上适用于电子文档，同时需要按照电子文档的特点对这一理论进行部分修正。

三、电子文档生命周期理论

国际档案理事会电子文件委员会在1997年的《电子文件管理指南》中，提出了与文档生命周期理论内涵完全不同的“电子文档生命周期”(The Life Cycle of Electronic Records)概念。它指出在文档产生之前，电子文档的生命周期就已开始，将电子文档的整个生命周期划分为如下三个阶段:第一，概念阶段(Concept Stage)。“概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段，在这一阶段完成对机构内部信息流和信息处理的分析，以及对合适技术的挑选、获取和安装，并始终关注电子文件原始凭证性和长期保存的各种问题”。这是相对于传统文档生命周期较为特殊的阶段，表明数字化条件下的文档一体化管理必须向前延伸到文档管理系统的设计阶段。第二，形成阶段(Creation Stage)。形成阶段是指具体的电子文档在可靠的电子环境中产生出来的阶段，是电子文档产生并作为真正的“文件”保管起来的阶段;第三，维护阶段(Maintenance Stage)。维护阶段是指对形成后的电子文档进行技术维护和保管的阶段，亦即文档产生之后直至它被销毁或永久保存的整个过程。

这一表述借鉴了计算机技术中“软件生命周期(life cycle of software)”之说，即将软件从开始计划到废弃不用的整个过程划分为计划阶段、设计阶段和维护阶段。它不是以文档内在价值的变化为依据，而是着眼于电子文档所处的状态，从电子文档管理系统的设计为开端，追踪电子文档从孕育、生成到保存的过程。其出发点在于强调电子文档管理应实行“超前控制”，一些管理要求应该在设计阶段就加以考虑，并尽可能设计到系统中去。

由上述观点可见，电子文档生命周期理论与文档生命周期理论的内涵是完全不同的。针对这一现象，国内外学者进行了深入的研究。多数人认为，电子文档作为文档的一种类型，应该有与其他文档基本相同的生命周期。“设计—形成—维护三段论从技术角度描述了行为人对电子文件实施的行为，而不是每一份文件自身的生命过程”，它实际上表现的是电子文档管理系统的生命周期。而且这种划分方法对电子文档正式形成以后的运动过程根本没有进行划分，而是笼统称之为“维护”阶段，对指导电子文档形成以后的管理活动意义不大。但它突出了对电子文档管理极为重要的“设计”和“形成”阶段，强调对电子文档管理应实行“超前控制”，一些管理要求应在设计阶段尽可能落实到系统中去，这是很有必要的。电子文档生命周期理论是在文档价值变化基础上对文档生命周期理论的继承和发展，是电子文档全程管理和前端控制原则的依据。文档生命周期理论在本质上适用于电子文档，同时需要按照电子文档的特点对这一理论进行部分修正。

根据目前的认识，电子文档生命周期理论的基本思想主要有以下几个方面:

(1)电子文档从其形成到销毁或永久保存是一个完整的、不可割裂的运动过程;

(2)这一过程可以根据电子文档的功能和价值形态的变化划分为若干阶段(如现行期、半现行期、非现行期)，对不同阶段的管理需求应该统筹规划;

(3)电子文档在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文档运动的阶段性与其物理位置、保存场所没有必然的对应关系;

(4)对电子文档生命周期全程的管理和监控措施由电子文档管理系统实现，因此，电子文档管理活动应该向前延伸到电子文档管理系统的设计阶段。(www.chuimin.cn)

国际档案理事会提出该模式的目的在于建议各国文件管理部门建立一种合理、有效的电子文档保存系统，并对系统设计程序进行了一定规划。在考虑电子文档生命周期模式时，融合了不少软件生命周期思想。特别是在电子文档生命周期的概念阶段，将电子文档管理中的收集、鉴定、保存等功能需求融合在系统的设计与开发中，使档案管理的要求体现在文档生成之初。

这种生命周期划分方式在国内外学者中引起了广泛讨论，许多文件管理专家批评该模式对于电子文档本身的生命轨迹未做深入讨论，仅在“维护阶段”中简单提及，并纷纷提出了一些其他划分模式。以美国文件管理专家Rick Barry提出的“电子文件生命周期”较有代表性，他按照文件管理程序将电子文档生命周期分为五个阶段:

其一，生成和认证:生成新文件，同时赋予其一定认证信息标识符，如系统内唯一的文件;

其二，鉴定:通过评定文件对于机构的价值以决定文件的最终处置方式其保管期限，并决定利用;

其三，控制和利用:由生成者或其他授权用户对文件信息进行存储、控制和检索;

其四，最终处置:根据文件保管期限表的决定来处置文件，包括销毁和向档案部门移交;

其五，保护与利用:保证文件的长期存取，包括销毁和向档案部提供多样的利用方式。

事实上，国内外档案部门在电子文档管理实践中，除了参照以上的“推荐模式”和相关管理思想之外，最重要的是依照文档“现行、半现行、非现行”的价值形态变化规律，根据下属机构的实际情况进行综合考虑，提出适应该管辖范围内各个机构的文档管理标准程序，制定相应的规范。

电子文档管理：解读生命周期

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