现代电子文档管理中的文档生命周期理论

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：3．文档生命周期理论的形成文档生命周期理论源自“文件生命周期”概念。然而，由于对文件的不同理解，文件生命周期理论很长一段时间未能引起西方档案界的足够重视。他的两部专著《文件的选择》和《文件生命周期研究》可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。这一观点与国外文件生命周期理论的内涵颇为相近。虽然不同学者对于文件阶段的划分和描述不尽相同，但都是以文件生命周期理论为基础的。

二、文档生命周期理论

1．文档生命周期理论的概念

文档生命周期理论(Theory of Records'Life Cycle)是指从文件到档案全过程管理的基本理论。它将文档作为一个有生命周期的事物，研究文档从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文档属性与管理者主体行为之间关系，对文件和档案运动过程及其规律进行客观描述和科学抽象。

2．文档生命周期理论产生的背景

文档生命周期理论的产生有着特定的专业背景。20世纪30年代，文件数量的急剧膨胀使文件管理活动日趋专门化，由此导致一种新型的文件管理机构——文件中心得以出现和发展。西方档案学者从思考文件中心的理论基础起步，逐步提出了文档生命周期理论。

冯惠玲等学者将文档生命周期理论产生的背景归结为三个方面:文档数量的急剧增长是文件生命周期理论产生的基本因素;文档管理的出现及其专门化是文档生命周期理论产生的推动因素;文件中心的建立是文档生命周期理论产生的直接因素。

3．文档生命周期理论的形成

文档生命周期理论源自“文件生命周期”概念。据有些学者查证，它最早是1940年由美国档案学者菲利普·布鲁克斯提出来的，后来其他国家采用了类似的表述形式。一般来说，“周期”是一个时间量度概念，大多强调物体再度回归到同一初始状态所经历的时间。西方档案学者引入“周期”概念来研究现代文件，目的是强调文件运动的一种时间跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。

20世纪50年代，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾利斯针对当时出现的新型文件保管机构——文件中心展开理论研究，并于1950年8月在第一届国际档案大会上提出了文件运动的“三阶段论”，认为文件的三个阶段是现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，这三个阶段正好与文件的保管场所——办公室、文件中心和档案馆是相吻合和相对应的。他的观点得到许多学者的赞同，并被广泛引用。后来，曾任英国公共档案馆长的马勃斯在1974年出版的专著《文件中心的组织》中吸收了艾利斯的观点，对文件中心与文件运动阶段的对应关系做了进一步系统论述。这种由文件中心的理论解释而衍生出的文件阶段的划分，就成为文件生命周期理论的研究起点。然而，由于对文件的不同理解，文件生命周期理论很长一段时间未能引起西方档案界的足够重视。

20世纪80年代，西方档案界对文件生命周期理论的研究日趋完整和系统，并发表了一些颇有深度的论著。最典型的代表人物就是阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯。他的两部专著《文件的选择》和《文件生命周期研究》可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。他深入探讨了文件的价值属性与运动阶段、管理场所和管理方式之间的关系，认为研究文件生命周期理论的意义不仅是为文件中心提供理论基础，更重要的是为了发现文件从一个阶段向另一个阶段过渡的内在原因，从而掌握文件运动每个阶段所包括的期限，避免用毫无区别的尺度去概括各种文件现象。他提出了“现行”和“非现行”这一对概念。现行文件是指对现行机关具有指挥、命令、批准、允许和传递作用以及法律或行政效力的文件。非现行文件是指对现行机关已经丧失了指挥、命令、批准、允许和传递作用以及法律或行政效力的文件。半现行文件处于现行文件和非现行文件之间，是指文件的现行价值正在逐渐消失，但还没有完全消失，文件的形成者对其的使用还具有一定的频率，仍需保存在利于原形成者使用的地点(国外的文件中心和我国的机关档案室所保存的文件都属于半现行文件)。此后，欧美各国档案学者不再将文件生命周期理论简单地视为文件中心的理论基础，而是将研究视野拓展、延伸到文件的整个运动过程以及这一过程的全面管理，从而深入挖掘文件运动的客观规律，为各国文件管理实践提供有力的理论指导。20世纪80年代中期以后，文件生命周期理论成为国际档案界具有广泛影响的主要理论之一。

我国档案界在很长时期内没有引进西方文件生命周期理论，但与此类似的“档案自然形成过程论”的思想，是在20世纪60年代，由时任国家档案局局长曾三提出来的。他在一篇报告中提出档案是机关工作和生产活动中产生的文书材料和技术文件等在办理完毕后，为了满足日后查考利用的需要而归档保存的;并且任何档案都是适应机关工作和生产的客观需要形成的，不是人们凭主观愿望随意编写的，更不是按照档案人员的要求产生的。这一观点主要论及了档案的运动过程，但未前伸至文件阶段。20世纪80年代后期，以陈兆祦为代表的档案学者提出了“文件运动周期论”，较全面地揭示了文件从最初产生到最终归宿的整体过程以及这一过程的阶段性特征。陈兆祦教授指出:“文件作为人们进行信息交流和储存的一种工具，有其相对稳定的物质载体，也就是说，文件是包含信息、意识、知识内容的一种物质形态，它与其他物质一样是运动的，我们把文件从产生到消亡的整个过程称为文件的运动周期。”并提出了文件运动阶段四分法:

第一阶段，是文件的制作和产生阶段。是加工处理有关信息材料，生产并记录信息，制成文件正本，使之具有法定效用的过程。

第二阶段，是文件的现实使用阶段。这时文件处于传递、运转、处理的过程之中，是为实现管理目标以便在现实工作中发挥实际效力的阶段。

第三阶段，是文件的暂时保存阶段。对办理完毕的文件，除其中失去保存价值者予以销毁外，其余文件(休眠文件)暂时保存在机关档案室，过一段时间视实际需要决定最终归宿。(www.chuimin.cn)

第四阶段，是文件的永久保存阶段。即文件存入档案馆阶段，文件经鉴定、筛选后，其中具有永久参考价值者转化为档案，进入档案馆保存。

这一观点与国外文件生命周期理论的内涵颇为相近。

虽然不同学者对于文件阶段的划分和描述不尽相同，但都是以文件生命周期理论为基础的。文件生命周期理论是“为了发现是什么原因促使文件从一个阶段向另一个阶段过渡，以及分析我们要遇到的各种因素，这样可以获得一种具体标准——即在每个文件阶段所包括的期限，并避免使用一种毫无区别的尺度去概括各种文件现象”。从文件生命周期管理理论产生的背景来看，它主要适用于纸质文件，尤其是档案的管理。事实上，文件生命周期理论并不完全适用于非纸质文件，至少是不适用于电子文档的，因为在电子文档的管理过程中，基本上不涉及物理空间的问题。所以，文件生命周期理论的适用范围是十分有限的。而信息生命周期理论虽然是基于IT技术产生的，其所面对对象是各种信息资源，换句话讲信息生命周期的适用范围很广，可以涉及所有的信息资源。也就是说，文件生命周期就是信息生命周期在文件上的体现。基于此，我们认为将“文件生命周期”称为“文档生命周期”较贴切。

4．文档生命周期理论的基本内容

文档生命周期理论的基本内容包括三个方面:

(1)文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。

(2)文件的生命过程具有阶段性，且每个阶段都具有一定特点。由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段，而且每个阶段具有各自的特点。对于阶段的划分存在差异，有的划分为现行、半现行和非现行三个阶段。有的认为可划分为承办单位存留、中间档案馆存留、总档案馆永久保存三个阶段，有的认为可划分为文件的产生办理、现行利用、过渡保存和历史保存四个阶段，有的分为文件的形成、使用与维护、鉴定和选择、档案管理四个阶段。还有一些不同分法，尽管划分阶段有所不同，但认为文档运动过程具有阶段性这一客观事实是一致的。文档运动的每个阶段都具有各自特点，如现行文档阶段的特点主要是对机关的现行作用最为突出;非现行阶段的特点是文件对机关的作用减少甚至丧失，更多的是具有历史价值和凭证价值;半现行阶段的文件特点是介于现行和非现行文件之间，两种作用及价值皆有。

(3)文档在每一个阶段的管理形式与服务对象是不完全相同的。由于文件在每一阶段的特点不同，因而保管地点、服务对象、管理形式等方面也存在差异，一般需要与文件形成的每一个阶段相对应。

5．文档生命周期理论的理论意义和实践价值

文档生命周期理论的理论意义和实践价值主要表现在以下几个方面:

(1)文档生命周期理论准确地揭示了文档运动过程及其内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。

(2)文档生命周期理论准确地揭示了文档运动的阶段性变化与特点，为文件的阶段式管理提供了实践原则。

(3)文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文档进行前端控制提供了理论依据和实践指导。

现代电子文档管理中的文档生命周期理论

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