信息生命周期理论：现代电子文档管理的解决方案

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：电子文档是信息大家庭中的一员，了解信息生命周期理论有助于跳出档案管理甚至文件管理的圈子，用信息资源管理更为宏观的理念，处理电子文档管理中出现的新问题。

一、信息生命周期理论

信息生命周期理论以信息为研究对象，拥有最为广阔的视阈，对信息的管理具有普适性的指导意义。电子文档是信息大家庭中的一员，了解信息生命周期理论有助于跳出档案管理甚至文件管理的圈子，用信息资源管理更为宏观的理念，处理电子文档管理中出现的新问题。这对于电子文档和其他信息资源(如电子商务信息、电子政务信息、电子图书、网络信息等等)的集成、交流、共享，对于电子文档管理系统和其他信息资源管理系统的互联互通都是极具价值的。

信息生命周期这个概念是美国著名的信息资源管理学家霍顿提出的。他认为信息是有生命的，信息生命周期(Information Life Cycle)是指信息运动的自然规律。“信息生命周期管理在纵向的应用层级可以分为三个层次，从低到高分别是存储层、管理层和应用层;结合信息的运动规律，在横向的管理阶段可以分为六个部分，按时间顺序分别是创建、采集、组织、存储、利用、清理六个阶段。”信息生命周期主要是从信息管理的角度来着手分析的。但是信息生命周期不仅仅是信息管理周期，更有信息运动周期。而且可以说信息的运动周期是更基础的东西。也就是说，信息生命周期包括信息运动阶段中的生命周期和信息管理阶段中的生命周期，而信息运动周期是信息管理周期的依据。信息生命周期通常分为如下六个阶段。

(1)数据创建阶段。随着社会的发展和技术的进步，数据及其文件也随之迅速增长，所产生的数据和文件需要存储以便及时处理、保护和利用。一般数据的价值通常会随着时间逐渐降低，因此所有数据在创建时都应当获得一个由数据的类型、数据的价值和相关法规要求所决定的删除日期，以便系统定期清除到期的数据。信息生命周期管理就是要根据应用的要求、数据提供的时间以及数据和信息服务的等级，提供与之相适应的数据产生、存储、管理等条件，以保障数据的及时供应。

(2)数据保护阶段。信息的价值与信息的连续可用性、完整性和安全性息息相关。由于越来越多的信息以数字化的形式出现，人们面临着如何以相同或者更少的投入管理迅速增长的信息和存储的挑战。从电子数据处理产生以来，对于数据保护的需求与日俱增:需要防止数据受到无意或者有意的破坏，系统程序和文件被破坏了可以花钱去购买重新安装，而用户的文件(数据)丢失和破坏是花多少钱也买不回来的。越来越多的组织都意识到从数据和文件中所遭受的重大损失中恢复所需要付出的努力和时间，并从中认识到制定相应计划的重要性。数据保护解决方案是一系列技术和流程的组合，包括备份、远程复制和其他数据保护技术。

系统的可用性在一定程度上取决于数据的可用性——即使在技术上服务器和网络都是可用的，但是如果应用系统不能访问到正确的数据，用户将认为系统是不可用的。信息生命周期管理将按照数据和应用系统的等级，采用不同的数据保护措施和技术，以保证各类数据和信息得到及时、有效的保护。

(3)数据访问阶段。信息生命周期管理的主要目标是确保信息可以支持决策和提供长期的价值。因此，信息必须便于访问，便于共享。这个阶段将成为信息生命周期管理与业务流程管理的交叉点。(www.chuimin.cn)

(4)数据迁移阶段。信息技术发展是如此迅速，以至于信息技术的设备在比较短的时期内就要实现一定程度的更新换代。在当前信息应用的环境中，保持应用系统的全天候运作已是必需条件。

为了对系统进行升级或对系统配置改变而进行的数据迁移就是本阶段的重要工作，并且在将数据从一个存储设备转移到另外一个存储设备时，不能影响系统的正常运行。信息生命周期管理应考虑到这类需求，采用必要的技术加以配合，使数据的迁移简单、自动化而且不影响系统的运作。

(5)数据归档阶段。维持一个数据备份和归档可以从多个方面支持系统的运作。既可以防止这些数据记录被无意破坏，又能确保那些仍然具有价值的数据可以得到妥善的保存。

人们已经意识到备份数据和文件的重要性。数据备份可以在原始数据和文件被意外损毁或破坏时进行恢复，是数据存储战略的重要组成部分。

(6)数据销毁阶段。许多数据总会在一段时期后，没有再继续保存的价值。这时必须制定相关的政策，对没有必要保存的数据进行销毁，被销毁的数据和文件将从系统或数据库中清除。对一些数据进行销毁必须符合政府的条例和法规。因此，应当建立科学的数据销毁政策。

信息生命周期理论是电子信息运动的普适规律，注重信息在不同生命阶段的管理特点，如果以此为框架基础指导电子文档管理标准体系的构建，将有助于从全程管理的角度把握电子文档管理活动，包括电子文档的形成、移交、维护、销毁、长久保存等主要管理阶段。

信息生命周期理论：现代电子文档管理的解决方案

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