现代电子文档管理：主要特点解析

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：2．电子文档信息的易变性电子文档信息的易变性主要由以下因素引起:其一，电子文档信息的增删无痕。二则电子文档载体性能的不稳定。3．电子文档信息的可操作性电子文档的可操作性主要表现在以下两方面。总之，经过相应的操作，人们可以使电子文档处于希望的状态之中。传统上，所有文献形式的记录，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分割的一个“实体”。

二、电子文档的主要特点

由上分析可见，电子文档作为现代社会的信息的重要组成部分，其特点也就越来越受到人们的关注，我们认为电子文档的特点，应该与两大类信息区分开，一类是电子信息共有的特点，一类是文件共有的特点，因此我们仅将电子文档与各种形态的文件、档案相比，综而述之，其主要特点有:

1．电子计算机系统依赖性

电子文档的制作、处理，甚至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。当生成一份文档的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们需要保存老的系统，或进行一系列适应新系统的转换、迁移工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。因此说电子文档对电子计算机系统具有很强的依赖性，简称为计算机系统依赖性。

2．电子文档信息的易变性

电子文档信息的易变性主要由以下因素引起:

其一，电子文档信息的增删无痕。当电子文档的信息可以脱离特定载体而独立存在时，载体对它的“束缚”就没有了，人们对信息的增删更改十分方便，其他载体形式的文档也可以被增删、修改，但一般情况下，增删修改后痕迹比较明显。电子文档信息增删修改方便快捷，且更改后没有明显痕迹，而动态文档中的数据不断地被自动更新或补充，也是人为设定程序控制的结果。

其二，电子文档载体的不稳定。一则电子文档载体本身寿命较短。不说其寿命比不上“千年之寿”的纸张，就一般胶片的“百年”寿命也望尘莫及，理论上据说有百年的，其余二三十年的寿命都不到，一般情况下，磁光盘预计寿命30年、磁盘预计寿命15年、4mm磁带预计寿命10年、光盘预计寿命5年。载体寿命变化会影响到其所承载的信息变化。二则电子文档载体性能的不稳定。受外界各种因素影响后极易发生变化，诸如材料的氧化和变质、磁场的影响等，都会破坏磁介质上存储的数据。磁记录材料具有短期(10—20年)保存信息的足够稳定性，磁记录不能长期(10—20年以上)地保留住记录的信息，它们的不稳定，都有可能造成文档信息的改变。因此磁带保存的信息必须定期转录。三则存储介质不断的更新换代，如软盘从8英寸到5英寸，再到3．5英寸只用了不到10年的时间，现在光盘已经普及。为了保证电子文档的可访问性，就需要介质之间的互相转换，这种转换可能导致电子文档信息的失真。

其三，电子文档所依赖的软硬件环境的变化。随着电子技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子文档信息稳定性的巨大冲击。因为新的计算机系统和程序常常无法解开那些过了时的代码，从而要求将原文档迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息的损失、变异也是可能的。

一般，任何载体形式的文档信息都可以改变或被改变，但总的来说，相对而言，电子文档的信息较其他类型载体的信息更容易改变或被改变。

3．电子文档信息的可操作性

电子文档的可操作性主要表现在以下两方面。

其一，由于电子文档信息的易变性，因此就可以方便地改变其存在状态。制作文档时，可以随意增删文档信息;可以调用存在于不同地方的数据组织文档;在文档的任何地方加上表格和图形;可以改变信息的显示形式;可以调节文档的清晰度;可以转换信息的媒体形式等等。总之，经过相应的操作，人们可以使电子文档处于希望的状态之中。

其二，可以利用已存在的信息做其他的事情。即可以多方面地加以利用。如在工程设计领域中，经过整理的电子信息可以通过相应的软件对设计对象的各种性能进行仿真，并根据给定数值对设计对象的强度、刚度等性能进行校核;可以用CAD产品设计文件中的三维几何模型模拟零件、部件和设备的装配和安装;可以形成仿真模型或随机生成各种模拟环境，用于实验和操作人员的模拟训练等等。

4．信息存储的高密度性

电子文档的存储密度大大高于以往各种信息介质。随着人类社会活动的日益复杂，文档数量就会不断增长。为了提高工作效率，人们在垂青快捷记录方式的同时，也在不断追求存储密度的提高。从甲骨、金石、缣帛到简牍、纸张、磁介质，从刀刻、笔写到印刷、摄影，文档的存储密度逐渐加大。进入20世纪以后，文档数量激增形成的“文山”，成为制约机构行政效率最重要的因素，也成为文秘工作者、档案管理者关注的重要问题。以前，曾先后采取过密集架、缩微品等形式来提高文档保存的密集程度，电子文档的出现就成为解决这一难题的最佳方式。电子文档信息的存储密度不仅大大高于以往各种信息存储介质，而且随着计算机技术的进步，其存储密度还将继续加大。(www.chuimin.cn)

以个人计算机的硬盘容量增加为例。1983年IBM公司(国际商业机器公司)推出了内部装有10MB(兆字节)信息硬盘的个人台式计算机，平均每兆的价格约合300美元;1995年，个人台式计算机的硬盘容量可达1．2GB，其价格却大大降低，约合每兆21美分。从1983年到1995年，仅12年的时间，台式机硬盘存量增加了20倍，其每兆价格却只有原来的千分之七。从2000年开始台式计算机的硬盘容量达到20GB之后，其增加速度有所减缓，如2001年为40GB，2003年为80GB。到了2008年个人台式计算机比较常见的硬盘容量是80GB，也有120GB，160GB的。如果应用信息压缩技术，还要增加数倍，可谓“海量存储”。

再比如光盘，其存储容量也增长迅速。以前一张5英寸光盘(650MB—750MB)大约可存储3—4亿个汉字或A4幅面的文稿图像数千页，到了2008年广泛使用的DVD光盘存储容量可达4．7GB、8．5GB。把一个人工作、生活的全部档案、把一个机构的全部文档放在一张光盘里都已经成为现实。

5．电子文档信息的无损复制性

任何文档都可以被传递、复制和共享。不同之处在于:电子文档的复制件不容易识别，源于电子文档的复制是无损复制，无法从外观上辨别其区别而已。其他类型文档的复制件比较容易识别，是因为一般情况下他们的复制件和原件之间从外观看有较大差异。传统上，所有文献形式的记录，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分割的一个“实体”。对于正式文档来说，内容与最初形成时的标记同时被固定在这一实体上，使之打上了明显的原始性烙印。电子文档中信息和载体失去了往日的密切。各种电子文档载体如同容器一样，今天装进来的东西，明天可以拿出去，腾出来的空间又可以放别的东西，而信息则像一个居无定所的游牧人，没有固定的停留地，不时迁徙他处，电子文档中的信息不再具有固定的物理位置，也不再对原记录载体“从一而终”，它可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间，可以改变在硬盘上的存址，可以从硬盘拷入U盘、磁带或光盘，可以从一个U盘、一盘磁带拷入其他U盘或磁带之中，还可以登上“信息高速公路”流向异地。这种分离，是信息从一个载体转移到另一个载体、从一种形式到另一种形式，文档信息并没有真正脱离所有载体，只是脱离某一特定载体，信息离不开载体，信息与载体不可以分离，但信息与特定载体可以分离。档案信息从原载体(特定载体)转移(复制)到其他载体，与其他载体结为新的一体，相对于原载体(特定载体)而言，可以说是一种“分离”，分离是一种表面现象，其实质是“复制”。任何文档都可以这样分离。比如复制纸质文档，文档信息依附于新载体，复制件上的文档信息相对于原载体来说是分离了，也可以说纸质文档信息与特定载体可以分离。推而广之，所有文档都具有信息与特定载体分离的属性。其他信息与载体分离后，原载体最初形成时的标记，即原始性烙印往往就不存在，因而比较容易辨认，而电子文档因其载体的特殊性，复制时新载体与载体一模一样，具有无损复制性，这既为我们的工作、学习和生活带来了方便，也给我们保护电子文档的原始性、真实性提出了的挑战。

案例选登:

中国商品交易中心的交易流程及其产生的电子文档

中国商品交易中心(China Commodity Exchange Center．CCEC)是我国较早成立的从事网上商品中介交易的经济组织。它是国家经济贸易委员会于1997年初批准组建并依《公司法》注册成立的全国性经济组织。该交易中心的电子商务网络系统于1997年10月在全国正式开通。CCEC是国家经济贸易委员会、国家发展计划委员会牵头并会同信息产业部、财政部、公安部、对外经济贸易合作部、中国人民银行、中国海关总署、国家税务总局、国家工商局、国家质量技术监督局、国内贸易局、国务院法制办等13个部委共同启动的在中国流通领域推行电子贸易的“金贸”工程的实施单位，承担着中国流通方式电子化的试点与示范的重任。CCEC创建的中国电子商务平台，是中国电子商务领域中建设最早、规模庞大、功能齐全、界面友好、适合国情与企业需求的电子商务应用系统。CCEC电子商务应用平台的成功建设，为企业提供了低成本、无风险进入国际互联网和进行低成本交易的商务平台工具和手段，引发了流通领域的深刻变革，极大地推动了中国电子商务的发展。

表1－5　中国商品交易中心交易流程及其产生的电子文档

在CCEC进行网上交易的一般流程是:

企业注册→系统登录→发布信息→查询信息→交易洽谈及合同签订→合同执行。

当买卖双方要通过该交易中心的电子商务平台进行交易时，首先要在交易中心进行注册，在注册过程中，企业必须将名称、地址、联系方式、营业执照号码、组织机构代码、纳税人登记号码、法人姓名等企业信息进行真实的填写，并对企业的类别进行分类，交易中心在确定信息内容属实后才会批准注册。

企业注册成功后就可以通过交易中心提供的信息发布服务发布企业的供求信息了。在信息发布过程中，系统还会引导企业对其所发布的信息进行准确的分类。企业也可通过系统提供的查询功能，在系统的引导下完成信息的查询功能。系统还会对所获得的供求信息进行迅速的匹配分析，将匹配结果及时地反馈给供需双方。

当企业查找到合适的交易对象时，便可马上通过网络与对方进行交易洽谈，此时交易中心会交给双方一个临时的交易身份代码及交易密码，对双方的往来信息进行安全保护，洽谈成功后，交易中心会引导双方签订电子合同并在交易中心存底。

合同签订后，交易中心监督合同的执行情况，及时发现问题，将监督和协助双方完成货款支付和货物运输等工作。

现代电子文档管理：主要特点解析

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