中外电子文档特点研究概述：现代电子文档管理成果

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：中外许多专家、学者从各自不同的立场对电子文档的特点进行阐发。

一、中外电子文档特点研究概述

电子文档是由比特构成的，能够为计算机操作、传输与处理的文档，因此它具有许多与传统纸质文档截然不同的特征。分析研究这些特征，将有助于我们理解这些特征对电子文档管理的影响，便于我们寻求管理电子文档的基本原则与方法，以及发挥各行各业在电子文档管理工作中的作用。中外许多专家、学者从各自不同的立场对电子文档的特点进行阐发。

国际上较早研究电子文档特点的主要学者有:美国的David M．Levy教授，在对电子文件与纸质文件比较时，用Stable(稳定)、Permanent(永久)、Static(静态)、Inactive(不积极)、Fixed或Rigid(固定、严格)等词语来描述纸质文件;而用Unstable(不稳定)、Impermanent(非永久性的)、Dynamic(动态)、Active或Interactive(积极、交互式)、Fluid或Transformable(流动的、能改变)等描述电子文件，并形象地把两种文件的性格描绘为:一个安稳刻板，一个活泼好动;一个像是石板，一个像是河流。保罗·勒内·巴赞女士在1988年法国巴黎召开的第十一届国际档案大会上，将新型档案材料的特点归纳为:通过技术手段获取信息、载体的脆弱和不稳定、信息和载体相分离、无限性地原样再生、成本高昂;法国的C·诺加雷在第十三届国际档案大会的报告中，对上述观点作了进一步的补充，机读文档还具有所用技术的脆弱性和不稳定，信息的可变、易丢失、多形态性，以及信息的非物质性和普遍性。(www.chuimin.cn)

我国档案界最早对电子文档特点加以分析的是冯惠玲教授，她在博士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中，对电子文档的特点进行了归纳，并指出“今天所描述的电子文件特性，只能是今天情况的近似反映，随着时光的推移，它可能在一些方面发生变化，但既然这个婴儿已经出生，许多禀性、特征是会伴其终生的”。;之后，国家档案局电子文件归档与电子档案管理研究课题组在《电子文件归档与电子档案管理概论》中提出电子文档的八个特征，即电子文档的数字化信息形态、电子文档对设备及标准的依赖性、电子文档载体的非直读性、电子文档的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性、电子文档的信息与载体相分离性、电子文档的信息共享性及不安全性、电子文档信息的易更改性、电子文档非实体归档的可能性。刘家真教授则提出了电子文件的虚拟性、数字信息的流动性、数字信息难以维持永久性的存取和数字信息的不稳定性等四个特点。其他学者如金波、丁海滨等也有各自的表述。

中外电子文档特点研究概述：现代电子文档管理成果

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