现代电子文档管理：概念比较

三、“电子文档”相关概念比较

1．信息与电子信息

(1)信息

信息是与物质和能源同等重要的、维系人类生存和发展的三大要素之一。关于信息的科学定义，学术界一直存在许多分歧。一般的，对信息可以作广义和狭义的理解。

广义的信息能反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的，可以被理解或被接受的消息和情况等。简言之，信息是指一切音信，是客观世界一切事物的存在方式和变化状况与人的认识能力的交换。

狭义的信息指的是经过加工、整理后对于接受者具有某种使用价值的那些数据、消息、情报、指令、信号等的总称。相对而言，这里的信息是指与人类社会有关的一切消息。

(2)电子信息

电子信息，英文为Electronic Information，指由代表文本、数据、影像或声音的脉冲或信号组成，以模拟(连续)或数字(非连续)的方式存在的信息。电子信息在传输过程中可能瞬间通过转换器，也可能在较长的一段时间记录在磁性或光学存储载体上，它可以通过只读光盘、计算机软盘或视盘等最终产品进行信息传递，也可以通过远程通信的方式进行传递。有些信息产品被编辑、固定下来(如电子期刊、电视广播)，有些则以诸如草稿以及动态数据库的形式存在;还有一些(如通过传感器和监控装置产生的)电子信息则是连续的、处于不断变化之中。

三者的关系如图1－1所示

图1－1　电子信息含义图

2．文档与电子文档

(1)文件

《辞海》对“文件”条目释义是:“计算机的一个专用词，指由若干相关记录构成的集合;指磁盘、磁带等存储的内容。它也可以是一般意义上表示目的、形式、内容上彼此相似的信息项的集合，还可以指内存中的一批数据”。《中国大百科全书》对文件的条目解释为:文件是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们社会交往的工具，也是档案的前身。

有学者认为:文件是指机构或者个人在处理业务活动过程中所形成的真实记录，是人类记载、传递和保存信息的一种工具。具体形式有多种，从信息媒体来讲，包括文字材料、影音材料、图形材料等;就信息内容而言，包括行政公文、商业文件、科研文件、财务文件等。

我们认为:文件是公务文书、信件的简称，是由政党和国家各级机关、群众团体、企事业单位及个人在社会活动中因处理事务的需要而制发和使用的体式完整、内容系统的文字材料。一般说来，文件具有一定的格式和构成项目:标题(说明制发事由和文种)、发文字号、行文(文件正文，文件内容)、落款(包括文件制发者的名称、文件制发者的印章或签署、文件制发的日期)等。其中公务文书，即公文，信件称私人文书。公文可分为两类:一是通用公文，即我们平时所说的和作为文书学研究对象的文书。是各类机关、单位用来颁布法规、传达政令、请示工作、报告情况、联系事项、商洽事务、制订计划、总结经验、记载活动的，如命令、指示、决议、决定、通知、报告、批复、公函以及纪要、计划、总结等;二是专用公文。是在军事、外交、政法、财经等专门领域形成并使用的、具有专指内容、特定格式的文书材料，如外交活动中形成、使用的国书、条约、照会、护照、备忘录等，政法工作中形成并使用的起诉书、公诉书、笔录、判决书等。

私人文书，是由相应的个人在从事现行社会活动时，形成并使用的手稿、证书、信函、契约及家谱之类的文字材料。

(2)文档

《中国大百科全书》对文档的解释如下:“文档是按一定的结构归档到计算机存储设备上的情报资料。这些资料以记录的形式存储，因此文档也可视为按一定结构组织的记录的集合;在计算机检索领域大多称file为文档，如顺排文档、倒排文档。文档管理系统是以文档记录为单位进行存取的。”

文档定义，因其侧重点而不同。我们以《Merriam-Webster》字典对文档(document)的释义为例，①作为活动、事件的根据、证据或支持的、原始的或正式的文件。这一定义中的“paper”指的是纸质的文件，强调了文档的证据作用。作为证据用的东西，如照片或录音带等。这一定义强调了文档的物质多样性。②含有信息的作品。该定义引入了信息的概念，说明文档的作用是保存信息。③带有公认的标志与符号以描述思想的物质实体，如石头、硬币等。强调了文档载体物质的多样性。

我们认为文档的含义主要包括以下三个方面:

其一，文档是信息的载体。文档保存信息和思想，文档有证据、凭证的作用，具有法律效力。

其二，把文档视为管理对象的比较权威的理解是信息和图像管理协会的定义，即文档是信息的容器，也就是信息的载体。国际标准化组织(ISO)对其定义为:文档是指可为人类感知的信息，是用户与系统之间进行信息交流的基本单元。

其三，文档作为信息的载体，并不一定是纸张．

从广义上讲文档可以是任何能提供有用信息的物体，学术界甚至有人把砖块也看做是文档，砖块所蕴涵的信息是通过它的形态以及标签上的信息来反映的。

随着社会信息化的发展，文档已经不仅仅是以纸张的形式存在，人们更多的是用计算机来产生和修改文档，由于电子文档容易传输，在信息流通过程中的作用也越来越大。实际上，人们对文件与文档的理解常常是难以严格区分的。在办公领域，文件即公文，或者称文书，文书是各种文件的统称。在计算机领域，文件是存储在计算机外部存储设备上按名读取的相关信息的集合(注:计算机外部存储设备上还保存有不按名字存取的信息或数据):特别地，为了处理方便，还常常将一些常用的外部设备(硬件)定义为文件，例如，打印机的设备名为Prn。在计算机领域对文件与文档往往还是有所区分的。例如:计算机软件是由计算机程序、数据和相关的文档组成的，其中的文档是指程序开发、维护和使用中所涉及的资料(如设计报告、维护手册和使用指南等)，软件必须有完整、规范的文档作为支持。这里的文档主要是指说明文字、图表等可读性资料。又如:在使用文字处理器(如word)时，创建一个新文档后，系统会自动打开一个名为“新建Microsoft Word文档”的空文档，连续打开则自动命名为“新建Microsoft Word文档(2)”。这时，常常又把正在编辑处理的信息称为文档，而把存储到外部设备上的信息集合称为文件，如磁盘文件。

(3)电子文件

电子文件，目前尚无固定的定义，这里我们采用《电子文件归档与管理规范》的释义，“电子文件(electronic records)是在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，涵盖其从生成到永久保存或销毁的全过程。

其含义有二:

首先说明电子文件是由计算机生成和处理的。其信息以二进制数字代码纪录，故称数字文件(Digital Records)。

其次说明电子文件是文件的一种类型，它具有文件的各种属性:在内容上，是指文件所包含的表达作者意图的信息;从文件的形成背景看，主要指与文件来源、传送目的地的信息，及发文者、签署人、文件生成日期、收件者等;从结构看，主要指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，及载体、附件等，尤其是具有特定的用途和效力。

但这一定义目前尚有争议。因为一方面这里的“文件”与我们传统意义上的“文件”有很大的不同，即文件的含义发生了很大的变化。另一方面有些人认为，在机关业务活动中产生、传输和接收的信息才是文件。这实际上要求业务活动中的信息，只有作为活动的一部分传递给他人或传输给数据库时才成为文件;而记在脑子里、留在家里或放在口袋里等他人无法得到的信息，不是文件。换句话讲，存储在工作人员计算机上的没有传送的信息，不是文件。而另一些人则认为，凡是在机关自身业务活动中产生的信息才是文件。那么从机关外部接收的信息就不构成文件;而在工作中产生的信息，即使从未传递给他人也可以算作文件。

(4)电子文档及其优越性(www.chuimin.cn)

人们对电子文档的认识处在一个不断深化的过程中，从Machine readable Document(机读文档)、Machine-readable Archives(机读档案)到Electronic Records(电子文件)、Archival Electronic Records(归档的电子文件)，再到Electronic Archives(电子档案)。尽管对电子文档这一术语存在不同的表达方式，着眼点与侧重点各有不同，但基本内涵是一致的，即电子文档必须满足以下两个基本条件。第一，电子文档首先是文件，必须满足文件的所有条件。国内外在定义电子文档时，都将“文件”作为电子文档的上位概念，认为电子文档是文件的一种类型，应当具有文件的各种属性。这是电子文档与其他形式文档的共同点，也是电子文档与其他类型数字信息的基本区别所在。第二，电子文档是由计算机生成与处理，并可经由计算机网络进行传播的，计算机及其网络是电子文档赖以“生存”、“活动”的基础。严格地说，“电子”信息也可以用连续的模拟量来表示，但这些模拟信息往往也不是人们可以直接识读、检测与鉴别的。

随着数据库技术的广泛应用，组织中的信息呈现出结构化和非结构信息两种形式。结构化的信息通常可以作为数据记录(Data Record)存储在如层次型数据库、关系型数据库等结构化的数据库中。结构化的信息所描述的是事实对象，即与机构业务过程紧密相关的实体，而实体是通过其属性来描述的，如单位员工的工号、姓名、年龄等数据。非结构化的信息所描述的主要是机构中的概念、思想、方法或知识，如会议决议、施工图纸、施工规范等。非结构化的信息记录在文档中，或以机构成员经验的形式存在于员工的大脑中。数据记录与文档的区别如表1－1所示。

表1－1　数据记录与文档的区别

在计算机世界，多媒体信息的产生，并通过对象的链接或嵌入技术以及超文本技术，人们可以将若干分散的电子文件整合成为一个电子文档，从而结合在一起形成一个整体。从这个意义上说，文档与文件是不同的。但在一般情况下，可以不对文档与文件做严格的区分。结构化的信息通常占机构信息的10%—20%，而非结构化的信息则占80%—90%，且大部分的非结构化信息都存在于文档中，因此文档在机构中具有非常重要的作用:一是组织的最终产品或生产产品的支持资料;二是机构中，人、群体或组织之间进行信息交流的一种介质;三是机构活动过程记录的载体;四是机构记忆的一个重要组织部分。

因此，我们认为电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送、符合文件规定的记录。

信息社会，电子文档的优越性如下:

第一，便于简化文档的处理和管理，实现无纸操作。所有的电子文档都被归档到一个集中的库中，授权的用户可以在任何时候、任何地方进行访问，这将减少有纸办公和储存的空间。另外，可以将不同版本的数据存储在不同的地方，避免了数据之间的矛盾。

第二，可以进行版本控制，保持文档的完整性。可以提供版本号控制，用户能够设置并保存在数据库中的首选版本号，有利于保持文档的完整性。

第三，可实现集中的文档访问。通过同步多站点服务器，支持多站点访问，这样，在任何一间办公室工作，都可以实现对文档的访问。

第四，文件查找将更加便捷。检索系统的文件查找功能可以帮助工作人员以最快的、最友好的方式准确地访问及找出文件。系统可以设计很多搜索策略实现快速、准确的查询，例如:按标题、按日期、按主题词等。

第五，多媒体电子文档信息的集成。以往的文件都是平面，文字和图形在平面的纸张或其他载体上呈现。而电子文档是多媒体的、立体的，文字、声音、图像和视频可以融合到一份文件中，或通过超级链接组织在一起。运用多媒体技术，可以使电子文档真实地再现当时的活动情况，从而强化了文档对社会生活记忆和再现功能。可以说，电子文档实现了全方位的记忆和再现，是文档功能的革命性变革。

第六，电子文档管理流程变化。电子文档归档、鉴定环节提前;鉴定将贯穿于电子文档的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期。电子文档管理内容变化:如实体整理只是对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的归类;电子文档管理中，可实现归档与检索的集成、逻辑归档工作与检索工作的集成、归档与鉴定的集成、保护与其他流程之间的集成。

3．档案与电子档案

我国对“档案”的定义并没有统一的看法。1987年颁布的《中华人民共和国档案法》对档案的释义:“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

冯惠玲、张辑哲对档案的定义:“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义:“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的历史记录。”

其基本含义有以下四个方面:

第一，档案的来源是广泛的，即档案的形成者是广泛的。应该包括机关、团体、个人。从法律的角度讲，包括法人和自然人。

第二，档案是由文件有条件转化而来的。档案是指那些办理完毕、有一定查考价值、按一定规律集中保存的文件。

第三，档案的形式是多种多样的。

从档案信息的载体形式看，我国经历了甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等等。

从档案信息的记录方式看，可分为以下三种:一是从档案信息的记录在载体上的方法看，有刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等;从档案信息的表达方式看，可归纳为文字、图像、声音等;从档案信息的表达文体看，古代有制、诏、奏折、题本，近代有令、布告、咨、呈，现代有指示、通知、报告、总结等。

第四，档案是直接的历史记录，即档案的这一含义反映了档案的本质属性——原始记录性。

档案不同于一般的历史遗物，它是以具体的内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录，因而具有很高的查考价值;档案不同于一般的信息资料，它是形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点。可见档案作为历史的原始记录，以其原始性和记录性及其二者的统一而见长，并因此而具有优于其他材料不可取代的重要作用和价值。

电子档案，英文为Electronic Files，是指已经归档的电子文件(Filing Electronic Records)，即经鉴定，具有保存和利用价值的，已经归档的电子文件和相应的支持软件、参数及其他相关数据。

需要注意的是电子档案既不是指一般意义上的“已经归档的电子文件”，也不是指前述的“电子文件”，更不是指录入计算机的纸质文件或者档案。这里的“已经归档的电子文件”，必须包括其“相应的支持软件、参数及其他相关数据”。正如我国2002年颁布的《电子文件归档与管理规范》规定:“应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证电子档案的质量。”由于电子文档对特定的软硬件环境具有很强的依赖性。一般说来，计算机的硬件不到五年就会被淘汰，软件大概只要三年或更短的时间就已经过时，因此电子文件的保管部门和档案部门需要不断地将数据从一个系统转载到另一个系统。否则，这些“已经归档的电子文件”，几年或者十几年以后，就会由于计算机的不兼容而无法识别和阅读。

4．结论

通过以上的比较分析，电子文档与相关概念的关系如图1－2所示。

图1－2　电子文档相关概念关系图