电子文件的不同表述：现代电子文档管理策略

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：此后电子文件便作为一个正式术语被逐渐接受和广泛使用。目前在探讨和研究电子文件时，主要使用“电子文件”，较少使用“机读文件”。

二、“电子文件”的不同表述

电子文件这一新概念使用以后，国内外档案管理机构和档案学者纷纷对其加以阐释，形成了众多的定义，国外最早提出“电子文件”这一名称的是1988年美国纽约州档案馆出版的《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》报告。此后电子文件便作为一个正式术语被逐渐接受和广泛使用。目前在探讨和研究电子文件时，主要使用“电子文件”，较少使用“机读文件”。也有个别学者使用诸如“虚拟文件”、“数字式(化)文件，(Digital Records/Documents)、“数字记录”(即将Records译成记录)等。

1．国外对电子文件定义较有代表的观点主要有:

(1)1992年，《美国联邦管理法规》将电子文件定义为:“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”

(2)1993年，国际档案理事会电子文件委员会对电子文件的定义:能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。

1993年，《美国联邦文件管理术语手册》(第二版)将电子文件定义为:“只能由计算机处理的文件。”

(3)1995年，澳大利亚《记录未来——电子文件管理的方针和政策》:其记载信息的形式适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件。

(4)1996年国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》对电子文件与文档的定义是:“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件，并具有文件的一般定义。”

(5)1997年，国际档案理事会《电子文件管理指南》(Guide for Managing Electronic Records)认为:“电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。”

1997年，澳大利亚档案馆颁布的《澳大利亚文件管理标准》将电子文件定义为:“电子文件是由电子计算机交流与维护的文件。”(www.chuimin.cn)

(6)1999年，国际文件管理基金会(IRMT)将电子文件定义为:“用计算机操作、传输和处理的数字文件。”

2．我国国家标准中有关电子文件的定义，我们仅选其中三个代表性的。

(1)1999年，我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T 17678．1-1999)将电子文件定义为:“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。”

(2)2000年，中国档案行业标准《档案工作基本术语》(DA/ TI-2000)将电子文件定义为:“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。”

(3)2002年，我国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)对电子文件的定义:“电子文件(electronic records)是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”

从这些定义中可以发现，尽管“电子文件”这一术语在不同国家、不同的角度有不同的表达方式，着眼点与侧重点各有偏重，但基本内涵是一致的，即电子文件必须满足以下两个基本条件:首先电子文件必须是“文件”，必须满足传统上有关文件的所有条件。即文件是由机关、团体和个人在社会活动中因处理事务的需要而制发和使用的，一般有标题(说明制发事由和文种)、发文字号、行文(文件正文，文件内容)、落款(包括文件制发者的名称、文件制发者的印章或签署、文件制发的日期)等。其次电子文件必须是“电子的”，即以计算机设备为基础的、以二进制代码的形式记录在一定介质上的文件。这些定义，都强调了计算机技术与电子文件的关系，指出电子文件是由计算机生成与处理的，计算机技术是电子文件赖以“生存”、“活动”的基础。

国内外在定义电子文件时，都将“文件”作为电子文件的上位概念，认为电子文件是文件的一种类型，应当具有文件的各种属性。这是电子文件与其他形式文件的共同点，也是电子文件与其他类型数字信息最本质的区别。但这些定义，尤其是国内相关定义，往往会使人们对电子文件的理解发生歧义。经常容易与电子信息、计算机文件混为一谈。甚至国家局科研所的邱晓威先生曾就此问题特意著文解释:《电子文件归档与管理规范》中“所指的电子文件主要是公务活动中产生的电子文件，即公文类电子文件。其中不包括艺术类和科技类电子文件”;冯惠玲教授在其新著《电子文件的风险管理》中也作特别说明:“本书所称电子文件专指组织(包括政府机构、企事业单位等)在其职能、业务活动中形成的具有特定效用的数字形式的凭证性信息。”究其原因一方面是因为这些定义过多地强调了电子文件的电子特性，为了解释其电子特性而展开的阐述，而忽略了其文件特性，另一方面则是源于这些定义仅仅从文秘工作者、档案工作者的角度理解电子文件的概念，不免会发生这样或那样的误解。第一点许多专家进行过阐述，此不赘述。第二点则要求我们站在一个普通人的角度去分析电子文件的含义，也许会更有利于对电子文件含义的把握和理解。

为了便于区分，我们称之为“电子文档”，主要有以下原因:其一，“电子文档”称谓，更符合文件生命周期理论的内核。一般文件在归档前称之为“文件”，归档之后就称之为“档案”，即所谓的“文件档案一体化”。在传统纸质管理环境下，一体化只是理论上的管理理念，在其实体管理方面，一直是文件、档案分开存放，分别管理的，所以分开称也与实际吻合;在电子环境下，文件的形式与档案的形式合二为一，就其管理阶段来讲，何时称之为“文件”，何时称之为“档案”，显然不可能截然分开，“文件、档案一体化”成为必须;其二，“电子文档”称谓，有助于我们将机构的记录与一般的电子信息区别开来。大多数电子数据、电子记录或信息汇集并非我们所说的“文件”，它们不是凭证信息，也不能构成机构的记录和记忆。其三，“电子文档”的称谓，更符合非档案人士对电子文件的理解。笔者曾在非档案专业学生中做过为期五年的调研，几乎没有人能够区分电子文件与一般的电子信息。与此同时，随着我国信息化程度，尤其是西部信息化程度的提高，电子文件、电子档案的管理实践将扩展至整个社会的管理领域，“电子文档”比“电子文件”更能顺应现代信息社会的发展实际。

基于上述理由，这里我们将与“电子文档”含义相近的一组概念:“信息与电子信息”、“文件与电子文件”、“档案与电子档案”进行比较阐述，以便办公室工作人员对电子文档含义的进一步理解。当然本书在阐述中根据行文实际仍然有“文件”“电子文件”、“电子档案”的叫法，以便读者更好的理解文义。

电子文件的不同表述：现代电子文档管理策略

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