现代电子文档管理-电子文档的来源

二、电子文档的来源

现代信息技术的发展和广泛应用不断推动着科技和人类社会的进步。自从20世纪40年代以来，信息技术主要有三次重大突破:其一是1946年第一台数字计算机的诞生，它拉开了信息时代的序幕;其二是20世纪80年代初期个人计算机的出现和普及;其三是20世纪90年代网络技术的成熟和应用。尤其是计算机技术和通信技术的结合，成功地为人类在已有的时空之外营造了一个电子工作环境(EWE:Electronic Work Environment)。诸如办公自动化(OA:Office Automation)系统，计算机辅助设计(CAD:Computer Aided Design)、计算机辅助制造(CAM:Computer Aided Manufacturing)系统等等。于是电子文档实实在在地进入我们的工作、学习和生活中。作为人类记忆的管理者，我们每一个人都将被赋予管理这一新型文档的神圣职责。那么电子文档的来源，就成为我们研究电子文档及其管理的逻辑起点。如果仅仅从档案管理的角度，关注电子文档，我们只能停留在关注国家机构的电子文档。实际上，现代信息技术的应用早已超出原有的科研、军事、工业等传统的应用领域，已深入到农业、交通、能源等国民经济各部门，以及医疗、教育、金融、商务活动和社会服务等各个领域，并渗透到人类生活的各个方面，诸如计算机打印文档取代了手写文档，CAD取代了手工绘图，E-mail取代了传统邮件，电子商务取代了合同货单，信用卡、银行卡取代了存折、存单。信息技术的应用已成为现代生活不可缺少的一部分，凡是有信息技术应用的地方都会有电子文档的生成。所以这就迫使我们站在全社会的角度全方位地关注和探讨电子文档的来源。一般的，由于自动化技术已经广泛应用在机械加工、采矿冶炼、化工系统、交通运输、农业生产、环境保护、医药卫生、军事技术、航空航天、科学研究、办公、服务等人类活动的一切领域，所以电子文档的来源也异常广泛，如军事自动化、家庭自动化、农业自动化、工业自动化以及办公自动化，我们不可能一一涉及，仅以办公自动化、工业自动化为例，结合电子政务、电子商务形成的电子文档展开探讨。电子文档的来源主要有以下三个方面:

(一)办公自动化与电子文档

1．何谓办公自动化

办公自动化简称OA，是近年随着计算机技术的发展而提出来的新概念，至今尚无统一、公认的确切定义。我们认为办公自动化就是指利用现代的办公设备、计算机及网络技术来代替办公人员的手工作业，充分利用信息资源，提高生产、工作效率与质量，辅助决策，获得更好的经济效益的一种管理手段。

从我国办公自动化整体发展看，其利用信息处理技术实现办公信息数字化的内涵没有变，就其外延来说，却是随着计算机技术、网络技术的发展而不断扩展，据此我们可以将办公自动化发展分为三个阶段:

第一阶段，即20世纪80年代中后期，以文字处理为主的应用软件阶段。该阶段机构主要使用单机，如文字处理机、复印机、传真机等办公设备，起草文稿、打印文件、制作文件目录、留底存档等，以辅助人工事务性劳动。体现了计算机进行文字处理的方便性。

第二阶段，即20世纪90年代，以数据库技术为基础的信息管理阶段。随着机构内部局域网的建立，该阶段主要以简单的桌面数据库到后来的大型关系型数据库为代表，更多机构开始利用办公自动化系统中的文字处理与文件管理功能来取代办公室传统文档的起草、传阅、审批等工作。减轻了劳动强度，节省了时间，更好地体现了信息的共享。

第三阶段，即进入21世纪以来，以Internet/Intranet技术为主的办公群件系统阶段。1999年，我国政府启动了“政府上网工程”，从而有力地推进了办公自动化的进程，办公群件系统使以前的单一数据库处理技术逐渐转移到以数据库技术与Web技术相结合的处理结构，将办公自动化技术提高到前所未有的高度。它将文档技术、邮件技术、浏览器技术、Web技术充分融合在一起，给人们提供了一个综合信息处理和信息共享平台，自此各类电子文档的数量急剧增加。加之，多媒体技术的日益成熟，办公自动化过程中产生的电子文档形式多种多样。不仅有简单的文本形式，还有数字音频、数字影像等形式，伴随语言处理(Speech Processing)技术的发展，人们甚至可以欣赏到将人的语言转换成语音的网上邮件(V-mail)。也有学者将越来越成熟的办公自动化划分为三个层次:事务型、管理型、决策型。事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等;管理型为中间层，它包含事务型。管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，以决策模型为支持。决策层办公系统是上述系统的再结合，是具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

总体看，每个阶段都代表着办公自动化发展的一个层次，其内涵虽没有变化，但办公自动化应用水平却在不断提高。我们有理由相信，未来的办公自动化系统将会突破传统组织结构、业务流程对管理和决策水平的限制，实现实时通信、实时交流，使公文信息、业务流程与知识管理有机地融合起来。目前越来越多的单位已经开始采用那些不仅能处理和存储信息，而且能保证掌管电子文档的办公自动化系统。正是这些系统的应用使得机构的电子文档成为全部工作，而不是部分工作的确实证据。一旦参与协作的人员都能通过网络渠道传输并分享电子文档，无纸办公即成为可能。当这一变革正式生效，电子文档就成为业务往来的最完整的证据，纸质文档只是为了排除故障而保存的样本。

2．办公自动化产生的电子文档

为了便于读者了解和掌握机构办公自动化中形成的电子文档，我们将一般办公自动化系统模块及生成的电子文档介绍如下:

(1)工作流处理:该模块利用计算机技术，将手工作业程序计算机化，其结果是实现自动化、无纸办公的事务处理模块，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。此模块中生成的电子文档包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。

(2)收文管理:包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等，能够跟踪整个收文的流程。在此过程中，此模块中生成的电子文档包括所收文档、登记信息、拟办批办意见、传阅信息、利用登记等。

(3)发文管理:包括文档起草拟稿编辑、部门领导审稿、秘书核稿、单位领导批核签发，登记并自动生成发文号、自动以不同标准版头打印、内外分发等，此模块中生成的电子文档包括发文过程中的文件各稿本、分发登记信息等。

(4)办件管理:直接录入领导口头交办事宜、记录来文、制文、会议、电话记录自动传送的办件、办件查询、随机打印、督查、催办并保留每次记录、汇总办件等。此模块中生成的电子文档包括办件内容、查询信息、督查催办信息等。

(5)会议管理:包括会议计划、审批、通知、会议安排、会议记录、会议统计、会议决议跟踪、代码管理等功能。选择会议种类、主持人、时间、地点、议题、会议材料、确定参加者及通知接收人、打印会议通知等。此模块中生成的电子文档包括全年会议计划、会议室安排计划表、会议室使用通知单、会议实施情况登记、内容纪要、会议决议等。

(6)视频会议:利用机构现有的计算机网络设备和相应的视频设备，分布在各地的分机构的相关人员都能够通过网络召开视频会议。此模块中生成的电子文档包括召开视频会议的计划、通知、安排，会议全过程记录、会议决议通报等。

(7)领导办公:包括批阅和综合查阅。批阅:领导阅读文件后可直接在系统中输入批复、批示或修改意见;综合查阅:外来文查阅、内制文查阅、办件情况查阅、会务工作情况查阅、修改上机入口令等。此模块中生成的电子文档包括批阅意见、查阅登记、意见、决定、修改信息等。

(8)公共信息栏:在公共信息栏上可以发布单位的各项信息，如通知、内部新闻、内部规章制度、奖罚条例、基础管理执行公告，还可以在意见箱投递员工投诉、建议、意见等。这些信息也都是此模块中生成的电子文档。

(9)电子论坛:电子论坛为员工提供了相互学习和交流的场所，可分为两种:无选择性广泛讨论和有选择性部分讨论。后者主要用于工作组成员直接就工作问题进行讨论，这部分讨论内容形成的电子文档对于机构来说尤其有意义。

(10)电子邮件:电子邮件也是办公自动化系统中的基本功能，每个用户拥有一个邮箱，可对电子邮件进行编辑、广播、发送、接收、浏览、查询、分类存档并打印。信息包括请示报告、通知、批复、消息等短信或文本文件，有普通、回复、留底等几种类型。通过电子邮件可以实现各类信息在单位各部门及个人之间进行快速、高效、安全的传递，还可以连接国际互联网实现全球化通信。满足文件要求的电子邮件也是在系统中产生的电子文档。

(11)自动传真:电子传真系统通过传真服务器(fax server)实现计算机到传真机之间的双向收发，使信息的交流与合作延伸到了尚未建立网络环境的单位和部门。Fax server不仅可以收发通常的传真件，还可以通过电子邮箱收发传真。它们都是在该模块中生成的电子文档。

(12)个人事务处理:在保护个人隐私的原则下处理个人的各种事务。包括日志、日程安排时间表，自动提醒，总结并打印出个人在任意时段的活动大事记、个人电子邮箱管理、请示报告等。此模块中生成的电子文档包括日志、时间表、大事记、请示报告等。

(13)文档管理:对有价值的各类公文的收集、鉴定整理、分类编号、保管、统计分析、检索利用、编研、预览打印、鉴定销毁等，各环节工作进行统筹管理。对文档进行管理中形成的各种登记信息、数据、结果、报告等都是重要的电子文档。

(14)系统配置:系统配置为用户提供了向导式的配置，以使系统适应本单位的具体情况，系统管理主要包括部门设置、人员设置、权限设置、角色设置等。

(15)个人工作台:个人工作台是用户完成日常办公各项事务的平台，类似于用户的办公桌。包括工作箱、流程任务(公文管理、申请)、非流程任务(查询)、流程跟踪、监控、统计、系统维护。每个员工因角色不同所承担任务有别，在完成其工作任务过程中会生成不同种类的电子文档。

(16)人事档案管理:对人事信息进行编辑、处理和归档。按照人事档案保密的原则，一般人员只能查看到基本信息，授权人员可以查看全部人事信息，在授权范围内进行编辑归档工作。此模块中生成的电子文档包括人事档案、查阅编辑记录信息等。

3．电子政务及其产生的电子文档

由于电子政务的最初阶段就是以政府内部的办公自动化和管理信息系统的建设为特征，因此我们可以认为，办公自动化是电子政务的雏形，电子政务就是办公自动化的高级阶段。

所谓电子政务，就是指政府应用现代信息、网络和通讯技术，将管理和服务的一项项具体业务通过网络技术进行集成，在网络上实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的限制，全方位地向社会提供优质、高效、规范、透明的管理和服务。

从电子政务组成结构来看，主要包括三个部分:一是政府部门内部的电子化和网络化办公;二是政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信;三是政府部门通过网络与民众之间进行的双向的信息交流。并分别通过政府机关内部办公服务网(内网)、政府部门对外业务资源网(专门网)、政府公众信息网(外网)得以实现。一个完整的电子政务系统，应当是上述这三类系统的有机结合。其中每一个电子政务系统，在进行政务处理过程中都不断地通过E-mail系统、办公自动化系统和管理支持系统产生大量政府数据，并进行数据的实时交换。这些在电子政务各组成部分产生并流动的数据，都是电子文档。(www.chuimin.cn)

从发展阶段看，电子政务的发展一般经历五个阶段:初始阶段、电子政务与用户单向交流阶段、电子政务与用户双向互动交流阶段、网上事务处理阶段和无缝集成阶段。电子政务所处的阶段越高级，产生的电子文档数量就越巨大，内容也就越重要，详见表1－1。

表1－1　电子政务不同阶段形成的电子文档

电子政务由于服务对象不同，其服务内容和服务环节也不同，产生的电子文档也有异。一般包括文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文件、数据(库)文件等。可以说，电子政务的服务功能，是通过各种不同类型、不同内容电子文档的交换来实现的。表1－2显示了电子政务在面对政府、企业和个人的服务时，各环节所产生的电子文档。

表1－2　电子政务各服务环节产生的电子文档种类和类型

(二)工业自动化产生的电子文档

1．自动化的概念

自动化是指在没有人的直接参与下，机器设备或生产管理过程通过自动检测、信息处理、分析判断，自动实现预期的操作或某种过程。通俗地讲，就是用机器设备或系统代替人完成某种生产任务、实现某种过程、进行事务管理工作。

自动化有两个支柱技术:自动控制和信息处理。自动化技术在机械加工、采矿冶炼、化工系统、交通运输、农业生产、环境保护、医药卫生、军事技术、航空航天、科学研究、办公、服务等领域都得到了广泛的应用，其范围已扩展到了人类活动的一切领域。自动化技术不仅变成了提高劳动生产率，改善产品质量，增加经济效益，提高人类生活质量的有效手段，而且依靠它可以大大扩展人类的活动空间，进入从太空到深海到各种极限环境。

自动化技术在工业中的应用最为重要，工业自动化是任何一个发达国家的立国之本。工业自动化主要包括自动完成加工生产的设备自动化，自动完成正常生产过程的过程自动化，以及自动实现业务管理的管理自动化。工业自动化已经历了自动化单机，刚性生产线，数控机床、加工中心和柔性生产线、柔性制造三个阶段。当前发展的特征是智能化和集成化，包括制造和应用智能机器代替人的体力劳动和部分脑力劳动，实现高水平自动化生产;综合运用计算机、制造技术、控制技术、电子技术、通讯技术和管理科学等学科知识，采用设备集成、信息集成，实现规划设计、生产制造、管理、销售等功能的集成。有能覆盖企业的设计过程(产品设计、结构分析等)、计划(生产、作业、库存计划)、生产(零件与刀具生产、装配、搬运和仓储)、支持(设备工程与维护、人员管理、加工制造、信息与资源管理直至销售和售后服务)等综合自动化系统;适用于不同生产类型的能覆盖企业产、供、销、人、财、物，从经营战略、产品销售、生产直至客户服务全过程的信息集成的管理信息系统等。鉴于篇幅和内容所限，我们仅介绍电子商务过程中形成的电子文档。

2．电子商务(Electronic-business)过程中产生的电子文件

电子商务是指利用各种现代信息技术手段进行的，包括电子交易在内的全部商业活动及行政作业过程的一种方式。它具有无纸支付、营运成本低、价格竞争力强、用户范围广、无时空限制以及能同用户直接互动交流等特点。电子商务可以说是工业自动化中对“规划设计、生产制造、管理、销售等功能”集成的实践。电子商务活动中，传统商业的中间环节不复存在，仓储、货架、店面成为虚拟，大大降低了产销链的成本和周期。

20世纪90年代后期，全球范围内的电子商务已经开始登场。1997年，欧盟发布“欧洲电子商务倡议”，提出政府必须为促进电子商务发展提供一个良好的环境;美国政府发表《全球电子商务框架》白皮书。据统计，全球电子商务交易额1998年80多亿美元，2000年3540亿美元，2001年6340亿美元，2006年高达12．8万亿美元，占全球商品交易的18%。2006年世界电子商务继续快速发展，成为经济全球化的助推器。以美国为首的发达国家，仍然是电子商务主力军，中国等发展中国家电子商务异军突起，日益成为国际电子商务市场的重要力量。电子商务的广泛应用降低了企业经营、管理和商务活动的成本，促进了资金、技术、产品、服务和人员在全球范围的流动，推动了经济全球化的发展。2009年，电子商务的应用已经成为决定企业国际竞争力的重要因素，美国亚马逊、eBay以及中国的阿里巴巴等公司的成功，说明电子商务正在引领世界服务业发展，并影响着未来商业发展模式。

中国电子商务始于1997年。从2001年中国电子商务开始进入企业电子商务为主体的第三个阶段。2003—2006年是中国电子商务上台阶的重要时期，电子商务应用初见成效。据《电子商务发展“十一五”规划》的数据显示，2005年，全国企业网上采购商品和服务占采购总额的比重约8．5%，企业网上销售商品和服务占主营业务收入的比重近2%。与此同时，电子商务发展相关的政策法律环境、信用环境、数字认证、标准体系、在线支付、现代物流和人才培养支撑环境有所改善，一些标志性事件铸成中国电子商务发展的里程碑。2004年颁布的《中华人民共和国电子签名法》就是这样一个标志性事件。2005年出台的《国务院办公厅关于加快电子商务发展若干意见》为我国电子商务的蓬勃发展注入了动力。2006年，中国电子商务行业应用得到进一步普及，行业电子商务平台数量和质量都有了大幅度提高。传统行业参与电子商务的热情不断提高，一些重工业、制造业网上采购比例不断增加，网上金融业务不断扩张。

电子商务正以前所未有的速度创造着新的商务环境，构筑了21世纪新型的经济贸易框架。作为一种全新的商业管理方法，电子商务将成为各国经济发展潜在的增长动力，将使各国的生产、管理、政府职能和法律制度等产生一系列巨大变革，也给文件、档案管理部门带来了挑战。如何对电子商务中产生的大量电子文档进行归档、管理、保管和利用，是文档管理领域的新问题。电子商务运行过程中产生的电子文档如下:

表1－3　电子商务运行中的电子文档

(三)模数转换过程中产生的电子文档

模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。

模拟信息转变为数字信息需要通过相应的转换设备方可进行。根据模拟信息存在方式及转变方式，模数转换设备可分成两类:一类是对已存在的文字图片信息、影视图像信息等通过扫描仪或视频帧存储器、影视图像数字化卡等将模拟信息转换成数字信息;另一类是利用数码相机或摄像机等通过数码技术直接形成模数转换后的数字信息。

扫描仪是一种光机电一体化的高科技产品。它是功能极强的一种输入设备，可以将各种形式的图像信息输入计算机。它主要由光学成像部分、机械传动部分和转换电路部分相互配合，将反映图像特性的光信号转换为计算机可接受的电信号。扫描仪的核心是完成光电转换的光电转换部件。大多数扫描仪采用的光电转换部件是所谓的电荷耦合元件(Charge Coupled Device，CCD)，它可以将照射在其上的光信号转换为对应的电信号。其他主要部分的组成有:光学成像部分的光源、光路和镜头、转换电路部分的A/D(模拟/数字)转换处理电路及控制机械部分运动的控制电路和机械传动机构的步进电机、扫描头及导轨等。

扫描仪工作时，首先由光源将光线照在欲输入的图稿上产生表示图像特征的反射光(反射稿)或透射光(透射稿)。光学系统采集这些光线将其聚集在CCD上，由CCD将光信号转换为电信号，然后由电路部分对这些信号进行A/D转换及处理，产生对应的数字信号输送给计算机。当机械传动机构在控制电路的控制下，带动装有光学系统和CCD的扫描头对图像进行相对运动，将图稿全部扫描一遍，一幅完整的图像就输入到计算机中。在计算机上可利用各种图像处理软件，对扫描的图像进行技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、以OCR(光学字符识别)图像文件的管理、检索、打印输出等。

目前扫描仪广泛应用于各类图形图像处理、出版、印刷、广告制作、办公自动化、多媒体、图文数据库、图文通讯、工程图纸输入等领域，极大地促进了这些技术的进步，甚至使一些领域的工作方式发生了革命性的变革。

数码相机，又称数字相机，是一种通过内部处理程序把拍摄到的景物转换成以数字信号存放图像的相机。它是集光学、机械、电子于一体的产品，它集成了影像信息的转换、存储和传输等部件，具有数字化存取模式、与计算机交互处理和实时拍摄等特点。

数码相机的核心部件是CCD图像传感器，它用一种高感光度的半导体材料制成，能把光线转变为电荷，通过模数转换器(Analog-to-Digital Converter，ADC)芯片转换成数字信号，数字信号经过压缩以后由相机内部的闪速存储器或内置硬盘卡保存。数码相机的CCD内含的晶体管数量越多，像素就越多，分辨率也就越高。

数码相机使用固定的或者是可拆卸的半导体存储器来保存获取的图像。数码相机具有即拍即见的特点，使用者可以即时检查图像是否满意，并可借助于计算机的处理手段，直接进行编辑，根据需要调整、修改图像。与传统相机相比，数码相机在制作工艺、拍摄效果、拍摄速度、存储介质、输入输出方式等方面具有明显优势。

数码相机可以将信息一次摄取并输入到计算机，简洁准确，且可以拍摄三维的立体对象，易于携带和移动。

上述两类模数转换设备现已得到广泛的应用，并产生大量的电子信息。但对于利用扫描仪等将传统文本、图片、影像信息转换成电子信息能否视为电子文档，目前尚有不同看法。