高校图书馆自建特色数据库

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张敏霞  杨秋实

（北京石油化工学院图书馆 北京　102617）

摘要：笔者结合本馆建设特色数据库的经验，论述了高校图书馆建设特色专题数据库应当把握特色性、实用性、全面系统性以及标准化几个原则；总结了建库前期需要的准备工作包括：数据库软件的选择、建库之前必要的选题论证而且防止侵权行为的发生；数据库实施的注意事项，包括：数据采集、数据格式规范、元数据标引发布、数据库推广；最后分析了数据库建成之后的维护问题。

关键词：自建数据库   特色数据库  特色资源

分类号：G250.74

目前高校图书馆建设馆藏数字资源的方法主要有三种，一是购买成熟的大型商业性权威数据库；二是自组的网络信息资源；三是根据本校的学科专业特色自建专题特色数据库。 随着现代信息技术的发展，许多高校图书馆都加大了自建数据库的工作力度，弥补所购综合性数据库面广、不专、大众化的不足，为自身开展特色化、个性化的信息服务提供全面的资源保障，也为全国范围内的信息资源共享打下基础。

特色数据库建设也是图书馆今后发展品牌、提高地位的必由之路。那究竟什么是特色数据库呢?它是指依托馆藏信息资源，针对用户的信息需求，对某一学科或某一专题有利用价值的信息进行收集、分析、评价、处理、存储，并按照一定标准和规范组织特色数字资源，以满足用户个性化需求的信息资源库。它具有体现馆藏信息资源特色，为用户提供个性化信息服务、按照一定标准和规范建设而成并可供共享等特征。^[1]

1.建设特色数据库的必要性

目前已经有很多商业数据库，但是商业数据库并不能包罗万象，特定读者需要查找的知识信息仍感缺乏，因此建设具有本校特色，能够满足本校读者需求的特色数据库是对商业数据库的必要补充。

在以信息化为主要特征的现代社会中，读者对图书馆的服务水平要求越来越高，要求图书馆并不仅仅提供书刊阅览，更为重要的是能够利用图书馆这个信息中心，以最短的时间获取知识信息。而特色数据库是图书馆员对文献信息进行开发，把文献中那些处于隐性、无序的信息，加以整理、排序，通过计算机组织形成数据库，因此，读者能够从特色数据库中很快地获取到自己所需要的知识信息。特色数据库建设是开展特色服务的延伸，特色服务是近年来图书馆在传统服务方式基础上探索的一种新的服务方式，而且越来越受到读者的喜爱和图书馆的重视。在网络化时代，建设特色数据库是图书馆安身立命、实现可持续发展的必由之路。

下面以我馆建设特色数据库的经验来分析建设特色数据库应当注意的一些问题。

2.建库原则

数据库建设是一项综合性的系统工程，其内容主要包括信息资源的采集、整理、分类、建库、元数据标引、发布、数据库维护更新等。建设数据库工作对图书馆来说是一项投入大、需要长期坚持实施的工程，因此图书馆领导应该予以高度重视， 统筹规划建设数据库的各项工作。在建设特色数据库时，应把握好以下几个原则。

（１）特色性原则。自建数据库要突出本校的专业特色，不能贪大求全，只求在重点学科、重点专业、重点专题的知识信息搜集上有独到之处，亦即人无我有、人有我优。

如我馆其中两个特色数据库就是为了配合学校北京市教委重点建设人才培养与产学研基地建设而建立的，“光机电一体化数据库”是配合机械工程学院的“光机电一体化人才培养和产学研基地”，“环保与资源综合利用数据库”是配合材料与化工学院的“环保与资源综合利用人才培养与产学研基地”建立的，这两个特色数据库的建立为基地建设提供了有力的信息保障，突出了学校的专业特色。

（２）实用性原则。建库时应遵循用户至上的原则，始终把用户的需求放在首位，要满足用户需求，就必须进行深入调查，充分考虑数据库的实用价值及是否能产生良好的社会效益和经济效益。

（３）全面系统性原则。数据是数据库的核心，数据库的质量从某种意义上说取决于数据的质量。因此， 数据的全面收集是数据库建设中十分重要的环节，而且还要保证数据库的延续性，数据库建设不是一蹴而就的，要不断的进行数据修正、数据维护和数据更新，这样才能保障数据库的生命力，提高资源的利用率。

（４）标准化原则。数据库建设的最终目标之一是实现资源共享，因此，数据的标准化、规范化显得尤其重要，它是今后通过网络实现资源共享的技术保证。包括：①按照《中国图书馆分类法》（第四版）分类；②严格按照CNMARC标准著录格式进行标引和著录。^[2]

３.自建特色数据库的前期准备

3.1自建数据库软件的选择

特色专题数据库要实现信息采集、文字处理、系统发布、后台管理等各种服务功能，那么选择一套适合自身建库要求，而且性价比好的软件是关键所在。图书馆自行设计程序建立数据库选择哪一种程序语言取决于技术人员本身的编程基础。而对于大多数图书馆来说，购买现成的商业软件平台是个不错的选择。

如果是购买软件产品，在购买之前要充分调研各种数据库软件产品，仔细对比其价格、功能模块、产品升级服务、用户技术培训制度、售后服务等，汇总整理后作为参考的依据，最好能够先行试用各软件产品，对比各自的优缺点，再决定是否购买。 选择对比的途径有多种：一是了解其他高校用户反馈的产品使用情况；二是进入各软件公司的网站查看产品信息；三是翻阅有关数据库软件系统的比较分析文献资料；四是参照项目管理中心签证认可的数据库软件公司。至目前为止已有八家软件商与CALIS中心签订了“CALIS服务体系第三方软件供应承诺协议书”。它们分别是：北大方正电子有限公司、北京新星快威数码技术有限公司、北京义华数图科技有限公司&中科软件集团公司、杭州麦达电子有限公司、北京中数创新技术有限公司、清华同方光盘股份有限公司(TPI)、北京国图数字技术有限公司、北京拓尔思信息技术有限公司(TRS)。以上八家公司的数据库软件产品都可以选择购买。^[3]

选择建库软件时还应考虑以下几点： 第一，建库的内容需要什么软件支持。由于各个图书馆的建库内容有很大差异，有的多以纯文字材料为主，有的要涉及大量的图表、公式、图像等内容，而建库软件的设计者本身有所侧重，如常见的TRS对图表的处理能力就有限，TPI相对好一些，因此必须选择适合自己的建库软件；第二，读者对所使用软件的界面及检索方法的熟悉程度。如果你所建的数据与馆内所购主要数据库以及读者经常使用到的数据库的风格基本一致，必然更易于为读者所接受，也能提高所建数据库的利用率；第三，与本单位建立交换关系或共享单位的软件保持一致，这样对数据交换、下载、利用都会带来很多方便。

经过考察论证我馆选择的是清华同方光盘股份有限公司(TPI)，主要有以下几点原因：首先该公司信誉、售后服务好，兄弟院校中很多购买该平台反应良好，第二，兼容性好，支持各种格式的文件:pdf、doc、ppt、tif、rar等各种格式，第三，因同属一家公司，检索界面跟中国知网（CNKI）系列数据库风格一致，便于读者接受。

3.2建库之前必须进行选题论证

虽然馆藏特色是建库的基础，但是图书馆对所建的特色专题库还是有必要进行充分的选题论证，论证选题是否能够满足学校教学科研需要，避免重复建设，盲目投入。

例如，我们现行，购置的商业数据库已不能满足我校的特色专业教学科研需求，而我校的“光机电一体化人才培养和产学研基地”和“环保与资源综合利用人才培养与产学研基地”建立需要大量的专业信息资源的支持，因此特色数据库建设势在必行。

3.3防止侵犯著作权的行为发生

当今知识产权在学术届引发的问题越来越多，图书馆研发数据库主要是为本校的教学科研提供服务，数据库的类型可以选择题录型、文摘型和全文型，由于数据库的库存容量大，选用文献资料多，链接的网站也多，很容易发生侵权行为。我们的服务目标如果仅限于教学科研，不作商业用途，一般不会构成侵权。选择的数据库类型如果是文摘、题录型也不会构成侵权。 这里讨论的主要是防止制作全文数据库的侵权行为发生。即使建库目的不是为了出售，在未征得著作权人的许可之前，也有侵权的嫌疑，所以数据库如果收录了图书期刊的全文，要严格限制IP地址，仅供校园网用户免费使用，并且只能用在教学和科研上，一经发现有用作其他商业用途的视情节轻重罚款。数据库可以设置使用权限，限制校外用户只能看摘要和题录，想获取全文可以通过办理网上账户和卡号等方法缴费获取，用以支付著作权人的版税。另外在数据库首页上声明表示：“版权作者如果不同意自己的文章被免费收录，请联系数据库制作者。”等提示信息。如果数据库链接了别的网站应说明来源或出处。

4.自建特色数据库的实施(www.chuimin.cn)

4.1 数据采集

在建立特色数据库时，自始至终都必须有可靠的数据源，在采集信息的过程中应力求保持数据的完整性和权威性。信息源的种类包括纸质馆藏、网上信息、音像资料等。采集数据资源主要采取以下几种途径：

（１） 采集相关的报纸、期刊、图书等纸质文献，通过扫描进行数字化，这种方式较适合档案、古籍等特色专题数据库建立。还有一种情况是为了回溯建库。

（２）通过搜索引擎搜索网上的相关信息，或者利用一些网上信息采集工具（如清华同方开发的TPI软件中的网上信息采集工具等） 采集网上的信息， 将互联网上的信息资源下载并进行加工处理。

（３）利用现成的数据库,当然本馆没有购买的数据库更有价值。很多国外大型数据库都非常昂贵不是每个图书馆都能够承受的，而其中的资源又很有学术价值，所以我馆通常会有专人定期负责检索相关专题，用套录数据的方式获得信息资料，建立专题数据库，这样避免了每个教师都去检索，大大节省了人力、财力，这种方式对于我馆这样中小型图书馆来说是很有实际意义的。

（４）转录电视台、电台等媒体的有关内容，这种一般适合多媒体视频数据库搜集数据资源。

（５）从光盘出版物、电子报刊、电子图书等电子信息源中浏览并搜集信息资料时，建库人员要能根据特色数据库的建设需求正确选择相关内容。

4.2数据格式转换

对于纸质文献，必须先进行扫描，形成电子文档，再通过建库软件转换成相应的数据库格式文件；对于采集的电子文献， 通过建库软件转换成相应的数据库格式文件；对采集的录像，需要先转化为占空间小、适于网络传输播放的流式媒体文件，再利用计算机技术将图、文、音、像等多媒体信息以超文本方式组合起来。

对于数据库建设一定考虑好数据库格式，对同一个数据库来说，数据最好统一格式，这样便于读者使用，而且方便以后数据库的维护。我馆的学位论文库建设之初对于数据格式问题没有考虑周全，前几年都是学生直接提交word文档，这样方便学生提交、修改、阅读而且不用转换格式，但经过一段时间运行发现word本身存在版本问题，出现过2000版的2003版打不开的情况，而且99级学生在一个时间段内提交的论文易受病毒感染全部打不开，为此我们花了很多时间和精力解决这些问题。最后经过考察论证才决定以后所有提交的学位论文均转换为pdf格式，因为pdf格式为国际统一认可的论文格式，而且文件内容不会被修改。数据库论文格式得到了统一规范。

4.3 元数据标引分类

元数据的标引能产生各种检索词，以便读者通过多种路径进行检索。对数据进行分类，使读者一目了然，便于分类进行检索。

4.4内容发布

将建好的特色数据库通过数据库软件向读者发布，要求实现以下功能：（１）查询检索功能：支持多个检索点的模糊查询和在多个数据库之间查询；（２）用户管理功能：主要包括检验用户的合法性和控制用户的使用权限；（３）信息反馈功能：为用户提供信息反馈界面，通过分析用户的反馈，不断完善系统；（４）统计功能：对用户和数据库的使用情况进行统计，便于分析和管理；（５）数据库系统管理功能：包括数据的导入、删除和日常维护。

4.5数据库的宣传推广

特色数据库建成后，要及时在网上报道并宣传，我馆通常会不定期的举办专题讲座来介绍其特性和使用方法。图书馆的信息服务机构在充分利用自建的特色数据库为本校教学、科研服务的同时，更要将特色数据库推向其他院校、推向社会，以提高利用率，实现特色数据库的价值。

5．特色数据库的维护

数据库建成后，数据修正、数据维护和数据更新是一项长期的工作，一个数据库要有生命力，必须进行经常化、制度化的更新维护工作，这是系统维护中工作量最大的一项工作。要定期对数据内容进行更新和清理修正，以及对所有词表、存储空间的利用统计和调整。

5.1收集反馈信息，及时维护数据

要通过特色数据库在使用过程中的各种反馈信息，及时对数据进行更新、替换、删除、修改和整理。

5.2及时的系统维护与数据库管理

系统维护和数据库管理是关系到整个图书馆业务工作能否正常进行的重要问题，必须指定责任性强、全面掌握图书馆各项业务和计算机技术的骨干人员来担任。

5.3建立和完善建库后的各项规章制度

如管理人员工作制度、数据库管理制度、数据库维护制度以及自动化设备操作规程和系统日常维护措施等。

5.4培养高素质的人才

高素质的人才是建立及维护特色数据库的核心和关键，是建设高质量的特色数据库的保证。高校图书馆的图书资料人员不仅应对数据库用户的主攻方向和发展动态有比较深入的了解，而且还应有较高的思想素质、丰富的图书情报专业知识、外语知识、相关的专业知识和较强的工作能力，还应有对信息的敏锐反应能力、系统的导航能力、较强的科研能力、整理加工文献信息的能力等。只有这样才能保障工作人员在海量的文献信息中对数据进行取舍、组织、评价、加工。因此，必须注意培养高素质人才。

参考文献

1．孙玮：网络环境下医院图书馆特色数据库建设探讨.[Ｊ]图书馆论坛 2005， (2):122-125

2．朱建春：关于自建特色数据库的探索 [Ｊ].江西图书馆学刊（ＪＬＳＪ）2005，(3):103-104

3．冯向春：对高校图书馆自建特色专题数据库的思考 [Ｊ].科技情报开发与经济2005，(18):6-8