高校学生门户网站管理及网上引导工作研究

2023-11-30 理论教育版权反馈

【摘要】：2．缺乏宏观规划，角色定位不明确社会网络信息技术高速发展、高校教育改革逐步推进，学生门户网站的建设是高校信息化管理不可缺少的一环。这部分管理内容是高校学生门户网站能够成功运行的关键。

三、高校学生门户网站的管理

在经历了网络泡沫阶段的洗礼后，整个互联网产业日趋成熟，迎来了更加理智发展的阶段。阿里巴巴等网站的上市又催生了一批千万甚至亿万富翁，互联网企业引起越来越多人的关注。高校的网络氛围逐年浓郁，广大师生使用网络的水平进入更高的阶段，高校学生门户网站发展迅速、风格各异，对高等教育的发展影响深远，但是不同高校学生门户网站的发展不平衡，网站运行状况良莠不齐，其管理问题再次引起大家的关注。

高校学生门户网站是一个动态的、不断发展的生命体，科学管理必须针对门户网站“规划—建设—维护—发展”不同阶段的不同特性，给予动态管理，实现可持续性发展。对前期建设、后期维护和发展都要给以足够的重视，从组织、制度和经费上确保其高效运营，让学生门户网站成为高等教育体系中的重要阵地。

（一）高校学生门户网站的管理现状

高校学生门户网站同质化竞争激烈，彼此不仅在网站的表现形式上相似度大，难以区分，在管理的模式上也存在很大的相似性，存在的管理问题也有很大的共同性：网站建设运行方面，往往存在宏观规划不足、目标不明确、定位不准确、质量不过关、投资不合理的问题，组织管理方面遇到政策设计不准、制度安排不够、核心团队不足、人员培训不精等困难，学生门户网站技术与人文结合欠佳，功能发挥非常有限，常常滞后于现实管理。希望通过对高校门户网站管理现状的分析整理，突破现有的管理瓶颈，探索有效的管理模式，为高校门户网站的进一步发展提供有益的参考。

1．重建设轻管理，持续发展观念不强

建设一个优秀的高校学生门户网站，涉及软硬件投入、内部组织、外部宣传、理念传播等诸多方面，是个循序渐进的系统过程。现实中，许多高校出于各种原因一拥而上的建设学生门户网站，期望过急过快，建设缺乏层次与步骤设定，之后常常由于传统管理模式影响和人力物力资源的限制，造成一系列问题，如学生门户网站闲置或信息更新缓慢、应用不足等。实际上，高校学生门户的维护、管理、更新和升级比初期建设更为重要，各高校应树立网站长期持续发展的观念，全面考量网站建设的必要性，慎建学生门户网站。

2．缺乏宏观规划，角色定位不明确

社会网络信息技术高速发展、高校教育改革逐步推进，学生门户网站的建设是高校信息化管理不可缺少的一环。高校的信息化水平差异较大，发展不平衡的状况普遍存在，但是，很多高校没有充分衡量自身条件，存在一定程度的急于求成，高校学生门户网站建设项目匆匆提上日程，致使规划不足、定位模糊的问题大量涌现。部分高校学生门户网站的信息杂乱、服务针对性不强，学生访问数量有限、忠诚度低，根本达不到建设的初衷。

3．信息共享及整合程度不足

高校学生门户网站的发展主要是依据学生特征，使学生相关的应用系统标准统一，无缝集成，实现数据库信息共享，通过设定不同权限，为不同学生提供选择，服务学生，搭建学校、老师与学生以及学生之间沟通的桥梁，更好地行使学校高等教育职能，促进学生全面发展。但是，由于学生门户网站的相关信息牵涉学校不同的管理机构，不同机构在职能归口、责任承担上又都不够明晰，因此，学生门户网站的信息共享度和整合程度相对低下，目前难以满足学生用户的需求，有很大的提升空间。

4．管理机构支持不足，团队缺乏培训

通过考察高校学生门户网站的组织结构，各高校学生门户网站的管理机构和配套支持都处于很尴尬的境地。校园网络硬件建设的技术开发机构大都设有一整套专业机构，人员配备都具备相当的技术基础。而针对高校学生门户网站管理机构的政策设计不足，既无专门机构也没有足够的支持，相关信息的获取和整合非常困难，网站的发展空间受到很大限制。另外，学生门户网站管理团队中人员的技术水平有限，缺乏必要和长期的培训，也是制约网站质量的重要原因。

（二）高校学生门户网站管理的基本内容

高校学生门户网站的管理，就是要设计和维持一个网络平台，一种组织体系、一种运行机制、一套科学方法，使网站人员能够用尽可能少的资源（包括人力、物力、财力）消耗实现既定目标。

在网站的建设过程中，外部环境和内部条件都是随时变化的，管理的具体内容不能一成不变，我们很难找出一种或几种模式解决所有学生门户网站的管理问题，但是我们可以通过归纳分类，找出一些高校学生门户网站管理过程的共性和存在的普遍性问题，从而对高校学生门户网站的管理任务全貌有一个更加清晰的认识，使管理更加有效。针对这些问题，我们将高校学生门户网站管理的主要内容分为以下几类：

1．规划管理——网站定位、发展计划、页面设计、内容构架

规划管理的目标是明确网站定位，制订发展计划，确定网站形象，基于网站形象设计页面，完成网站内容构架，使网站能够引起学生的足够的注意和长期的兴趣，使学生清晰地了解网站功能和服务，方便长期使用。

这部分管理内容是高校学生门户网站能够成功运行的关键。目前门户网站已经进入内容、服务、技术和人才的综合竞争阶段，运营良好的网站往往在品牌塑造和市场精细化运作上面下足工夫，逐渐摆脱单纯的内容竞争和用户争夺。不做好周详的规划匆忙建设管理网站是无法吸引学生目光，在残酷的网络竞争中立足的。

2．组织管理——设计组织架构、配备人员、建立基本制度

网站组织管理的目标是建立一个科学合理的组织结构，使网站内部各部门既分工明确，又密切协作。设计不同的岗位要求并根据实际情况配备人员，保证人员符合岗位要求并能很好地发挥主观能动性。建立网站内部的基本制度以保证网站高效、有序地运转并对网站成员公平公正地进行考核和利益分配。

这部分管理内容是高校学生门户网站高效运行的基础，唯有规范管理制度、明确的岗位职责、鲜明的考核机制才能让网站人员充分发挥才能，提高网站整体质量。

3．质量管理——操作规程与标准化流程设计

这类管理旨在对网站各部门工作进行质量控制，属于对具体工作或服务的过程流程管理，往往带有明显的技术特色。操作规程和标准化流程设计直接决定了网站工作效率，制约网站整体质量，影响网站运行效果。另外，这类管理内容是网站日常管理的主要内容，一般由中下层管理者完成。例如网站信息发布流程、原创文章筛选发布流程、线下活动策划管理流程等。

4．业务流程及过程管理——运作规范、运行机制与流程图的设计与实施

这类管理内容是根据网站预定的功能，确定实现功能的机制与流程，主要是实现组织功能过程中的权力与责任的划分和实现功能的基本程序与要求的设计问题，具有相对的稳定性。这类管理属于网站与外部因素联系密切的业务流程及工作过程的管理，不涉及质量管理中的具体工作或服务过程，它是组织功能实现过程的伴随过程。由于网站在实现功能并达到目标的过程中必须遵循一定的规范和步骤，管理的任务之一就是要科学合理地设计这些规范与步骤，确保在实施过程中组织功能得到最佳发挥。在实际工作中更多地表现为信息流相关因素的管理，主要由中高层管理者去完成。

例如网站对收集的学生意见和建议的处理规范与流程；网站与社团或学校机构的合作洽谈；网站文件的编制、审核、签发；网站物品处理等的规范与流程；网站的推广宣传等。

5．团队管理——网站文化建设、团队精神、人际关系协调

团队管理任务旨在营造鲜明的文化氛围、协调人员关系，形成组织凝聚力，真正实现管理目标。网站所有目标的实现，包括实现管理目标本身，都离不开人的因素，因而，团队管理任务渗透在网站管理的方方面面，对网站运行的最终效果有至关重要的影响。人才决定发展的知识社会中，在前四类问题都能从设计角度得到较好解决的前提下，管理的实际效果最终取决于工作氛围、成员工作态度等团队因素。

高校学生门户网站管理的主要内容就是要完成上述五类任务，即：规划管理任务、组织管理任务、质量管理任务、业务流程及过程管理任务、团队管理任务。五大管理内容形成了一个管理系统，相对独立又联系密切，从不同侧面反映了网站管理的基本的、共性的管理任务，决不能机械地割裂对待，为网站管理实践提供一条科学的管理思路。

（三）高校学生门户网站的管理原则

高校学生门户网站要长期稳定发展，提高网站管理质量和水平，必须遵循如下原则，将其作为整个管理过程的指导思想，不能让任何一种管理任务脱离原则，或与原则背离。

1．用户核心原则

“用户核心”原则，即网站各项管理工作都围绕“用户”这个核心：网站规划、组织运作、质量管理、流程设计、团队建设等都要围绕如何使用户对网站更加满意开展。网站的目标就是成为用户喜欢的网站，以用户为本，每一个设计，每一个改变，都因循用户的喜好和需求。因为，用户是网站生存的根本，没有用户，网站就没有存在的价值。让用户在众多的竞争对手中选择你，网站就必须以用户为核心，为更好地服务用户而管理，为更好地为用户创造价值而管理。

2．制度优先原则

“制度优先”原则，即在网站科学设置制度规范的基础上，要确保良好制度的执行力度，建立公平公正的组织结构和透明公开的激励机制，使网站工作人员更好地配合和发挥才能，保证网站高效有序运转，提高网站质量，更好地为用户服务。

3．领导统筹原则

“领导统筹”原则，即充分认可领导在网站各项管理任务中的重要性，强调全局意识，充分发挥统筹安排的优势：领导要为网站建立清晰的愿景，设置有挑战性的目标，在组织各层级间建立和维护共同的价值观、公平正直的道德模型，均衡各职能部门需求，为员工提供资源、培训、激发、鼓励和认可员工的贡献等等，为网站的全面均衡发展保驾护航。

4．全员参与原则

“全员参与”原则，即使网站的每个人都树立管理意识，最大限度地发挥每个人的责任感、积极性和主动性，以最佳的方式投入工作，取得最佳工作效果，提高网站管理水平。现代管理学之父彼得·德鲁克（Peter F. Drucker）的有效管理理论指出：“管理者的效率，往往是决定组织工作效率的最关键因素；并不是高级管理人员才是管理者，所有的负责行动和决策而又是有助于提高机构的工作效能的人，都应该像管理者一样工作和思考。”(www.chuimin.cn)

在高校学生门户网站中，几乎所有工作人员都是知识工作者，他们的自我管理意识和自我发展的能力极强。尊重他们，明确他们的任务，促使其认识到他们的贡献和任务对组织的重要性，与他们共同分享网站成功的成果，才有可能达到团结一致、齐心协力、共同奋斗的理想局面，更好地完成管理任务。

（四）高校学生门户网站管理的重点

任何一个优秀高校学生门户网站的长成都不是一朝一夕可以完成的，需要经历一个长期复杂的历程。在这个曲折的过程中，网站管理会面临方方面面的问题，出现各种管理挑战，重点何在，如何应对？下面我们将依照网站发展的时间进程进行探讨。

1．建网之初重规划——确定战略方向、健全管理制度

高校学生门户网站已进入竞争的高峰阶段，新建高校学生门户前必须全面考虑，谨慎投资，充分研究网站建设的必要性和重要性。一旦决定进入，要做好充分准备，在网站建设的最初阶段，管理重点就是要做好网站规划。

建网之初的网站规划侧重于网站建设阶段的问题，但仍要着眼于长期发展，树立全局观念。网站规划是网站运行的基础和指导纲领，决定了一个网站的发展方向，对网站保持足够的吸引力和持续稳定发展起着至关重要的作用。不同学生门户网站的需要和侧重点不同，功能、内容都会有差异，但是规划的整体步骤和基本内容相似，包括：网站目标定位、域名和名称、主要功能、技术解决方案、内容规划、人员组建、宣传推广、维护、财务预算等等。值得注意的是，网站规划是不同高校学生门户网站在同质化竞争中获胜的第一步，也是最重要的一步，网站一定要充分重视，科学调研网站特定学生用户的特点，依据其实际需要，进行个性化规划。

建站之初的规划除了战略规划还要对网站各方面的管理制度进行周详的设计，组织运行制度、技术标志设定、流程设计等，在网站建设之初尽量健全管理制度对网站快速步入正轨、稳定发展有着至关重要的作用。

2．运行之中重实效——提高执行力，勇于突破创新

当高校学生门户网站完成初步测试，进入正式运行阶段，网站的全部效益即体现在网站整体质量上。如何保证网站运行的效果，实现运行目标，成为高校学生门户网站的管理重点。

网站建设之初的制度规划是网站规范发展的基石，要达到预期的运行目标，网站必须有强大的执行力作保证。在运行中，网站管理就要重点关注执行的效率和水平，切实保证全体工作人员各司其职，高效完成任务。

同时，在网站运行过程当中，新鲜事物不断涌现、技术水平不断发展，各种事件不期而至，综合作用下的网站难免出现各种意想不到的问题，遭遇管理瓶颈，这也是网站运行之中管理者要面临的重点问题之一。这时，高校学生门户网站必须以开放平和的心态对待变化，灵活处理，不纠结于老旧模式，及时调整管理制度，勇于突破创新，紧紧跟随时代的潮流，重新在竞争中占据领先地位。

3．长远发展重人才——控制人员质量、完善培养激励体系

互联网行业是知识密集型产业，知识型人才是网站发展的核心动力。高校学生门户网站之间竞争更是人才的竞争。目前高校学生门户网站普遍存在核心团队力量不足、人员培训不精的问题，是网站长期发展的一大隐患。

网站要追求长远发展，就必须吸引人才，并使其为网站所用，发挥最大的潜力。这就涉及网站管理的一个重点内容：做好人才的质量控制，完善培养激励体系。有效的人才质量控制有利于网站找到合适人才，保留优秀人才，搭建人才梯队，保障网站的发展。

人员问题涉及众多社会、个人因素，因此人才质量控制有很多不确定性。要做好人才质量控制就必须从招聘的入口环节到使用人才的全过程进行人才质量把关，以人才培养发展为核心，结合绩效指导、激励和监督，辅以网站文化引导，充分发挥人才作用，推动网站发展。

（五）高校学生门户网站管理细则

高校学生门户网站管理任务涉及规划管理、组织管理、质量管理、业务流程及过程管理、团队管理五个大类，每个大类又包含数小类，涉及规范细则较多。另外，不同高校门户网站具体情况不同，不能一概而论。此处仅简要列举高校门户网站的部分管理制度及规范，以供参考。

1．网站总章

第一，高校学生门户网站是高校学生的综合性、个性化信息获取、交流、互动的平台。

第二，高校学生门户网站的宗旨是转变教育职能，提高学校信息服务水平，构建方便、快捷、高效的学生服务和信息发布平台。

第三，高校学生门户网站由学校主站、机构院系子站和学生个人站点组成。

第四，高校学生门户网站实行统一管理、分级负责、共同建设、资源共享的原则。

第五，高校学生门户网站应有学校统一的机构领导、管理，负责高校学生门户网站的管理和建设工作，并对高校学生门户网站的运行、维护等工作实施监督。各机构院系设立子站工作组，子站工作组负责本级子站的管理和日常维护工作，学生个人负责自己站点的管理和日常维护工作。