网络传播阶段的主要利益相关者是IR与用户。其著作权管理的重点是声明著作权和用户使用条件。一般通过机构政策、用户协议以及FAQ来实现。此外，传播阶段还可以考虑添加“封面”及“通知—删除”程序等管理细节。
4.3.3.1 添加“封面”
IR声明著作权和使用条件时，除了采用浏览型或点击型的用户协议外，还可以给每份作品自动生成一个“封面”。其原理是抽取部分元数据及其说明，组合成一个“封面”。通常使用的元数据是标题、作者、日期、知识库信息、识别符（如数字对象识别DOI或作品的URI）、版本描述信息（如使用版本分类受控词表和版本号）以及引用信息。这种做法的优点是形式统一、表述清晰并且与知识库其他版本的相关信息建立了链接，不足之处是花费时间。笔者认为，随着Google一代的成长，多数知识库资源会通过搜索引擎“直达”作品，因此添加“封面”对于用户了解作品的来源、质量以及使用授权非常有帮助。随着软件的成熟，添加“封面”花费的时间肯定会递减。此外，从著作权声明的角度看，添加“封面”也是一个好办法。它的特点在于“封面”跟着作品“走”，这一点有点像CC许可标识的作用。
4.3.3.2 用户协议和免责条款
机构与用户之间的用户协议和免责条款十分必要。IR许可权利时要注意：首先，IR对下游的许可不能超出上游授予的权利。这一点很好理解，因为IR传播作品的权能来自作者或著作权人的授权，因此其向下游的授权只能小于或等于上游授予的权利。其次，要明确谁可以使用IR的资源，允许其怎样使用。第三，要明确本单位负责授权的责任人，同时适用IR所在地的法律管辖，如有争议便于就近及时解决。第四，采用声明等方式免除其他法律责任，例如诽谤或不准确信息的责任等等。
IR传播阶段最常见的法律风险是作品侵权、包含不准确信息责任、泄露商业秘密和隐私保护问题。可能的情形有：①未经许可使用第三方作品；②作品中包含攻击或者贬损他人的言论；③提交人授予知识库非商业使用权，但是发现作品被用于商业目的；④存储内容价值较高的作品，如电影、音乐、软件等，易引发商业利益的争夺。瑙米·库恩（Normi Korn）在《风险防范十招》中提到：IR在制定收录政策时要尽量避免收集电影、音乐或软件这类的作品。如果电影学院、音乐学院、软件学院需要收藏此类独创作品，应当严格著作权清算环节，保证提交人有权公开该作品。其次，在用户协议中明确免责条款。例如文责自负，知识库不对作品中不精确的或者诽谤性内容负责。第三，将原始数据在附件中单独存放，涉及敏感数据时可以不公开附件。第四，采取“通知—删除”方式降低风险。第五，合同约定适用IR所在地的法律管辖。即便权利人起诉，也有很多法律途径可以解决。例如，损害赔偿、阻断链接以及上缴侵权副本等［91］。(www.chuimin.cn)
4.3.3.3 第三方许可
从第三方获得许可要考虑以下因素：首先要明确IR想从第三方获得什么内容或者技术？许可多长时间？想让谁使用IR的内容？IR给用户的使用条件和目的是什么？如何确保从第三方获得这些许可？其次，在形式上以签名邮件、打印合同或者传真等书面方式获得许可是最保险的途径。第三，要确认许可人有许可资质，或者由其担保自己有权许可，否则愿意承担赔偿责任；第四，不签署不认可包含法定例外（如合理使用、非商业使用或者个人使用）的协议；最后，如果IR对许可条件不满意，或者继续谈判或者放弃使用该内容［92］。
4.3.3.4 用户反馈与投诉处理
用户反馈与投诉是传播阶段管理的重要内容。首先要给用户提供反馈与投诉的渠道，例如通过咨询台或Email并有专人值守。其次，用户反馈的问题可能不只是法律问题，还有技术问题（如无效链接）、元数据问题和使用问题，需要分拣送交专人处理。最后是用户投诉处理阶段。英国JORUM项目处理用户投诉的流程可供借鉴：①接到投诉后，先以Email或者信件与投诉者取得联系，告知其投诉处理的流程，确认投诉的问题。②暂时隔离被投诉的资源；③联系作品的提交人出面解决问题。如果投诉者只是主张权利，则撮合两者洽谈获得许可；④居间调解可能出现的三种结果是：资源保留原状，投诉者不再主张权利；更新资源，但是不公示；删除资源并告知公众；⑤提交人与投诉者单独谈判时可能出现的结果是：两者和解，资源不必改动可以继续使用；两者同意修改资源后再提交；两者同意永久撤稿；两者没有达成一致，资源暂时搁置，不开放。
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