电子邮件的使用及优点-《计算机应用基础》

电子邮件（E-mail）是因特网上使用最广泛的一种服务，具有速度快、费用低等优点。电子邮件采用存储转发方式传递，根据电子邮件地址（E-mail Address）由网上多个主机合作实现存储转发，从发信源节点出发，经过路径上若干网络节点的存储和转发，最终送到目的信箱。

7.2.1 电子邮件概述

1.电子邮件的基本工作原理

电子邮件的工作过程遵循客户端/服务器模式，每份电子邮件的发送都要涉及发送方与接收方，发送方构成客户端，而接收方构成服务器，服务器含有众多用户的电子信箱。发送方通过邮件客户程序，将编辑好的电子邮件向邮局服务器（SMTP服务器）发送。邮局服务器识别接收者的地址，并向管理该地址的邮件服务器（POPS服务器）发送邮件。邮件服务器只负责将消息存放到接收者的电子信箱内，并告知接收者有新邮件到来。接收者通过邮件客户程序连接到服务器后，就会看到服务器的通知，进而打开自己的电子信箱查收邮件。

Internet上的个人用户是不能直接接收电子邮件的，而是通过申请ISP主机的一个电子信箱，由ISP主机负责电子邮件的接收。一旦有用户的电子邮件到来，ISP主机就将邮件移到用户的电子信箱内，并通知用户有新邮件。因此，发送一封电子邮件给另一个客户，电子邮件首先从用户计算机发送到ISP主机，再到Internet，再到收件人的ISP主机，最后到收件人的个人计算机。

ISP主机起着“邮局”的作用，管理着众多用户的电子信箱。每个用户的电子信箱实际上就是用户所申请的账户名、占用ISP主机一定容量的硬盘空间，由于这一空间是有限的，因此用户要定期查收和阅读电子信箱中的邮件，以便腾出空间来接收新的邮件。

电子邮件在发送与接收过程中都要遵循SMTP（Simple Mail Transfer Protocol，简单邮件传输协议），POP3（Post Office Protocol，邮局协议3协议），这些协议确保了电子邮件在各种不同系统之间的传输。其中，SMTP负责电子邮件的发送，POPS则负责邮件接收。SMTP是Internet协议集中的邮件标准，在Internet上能够接收电子邮件的服务器都有SMTP。电子邮件在发送前，发件方的SMTP服务器与接收方的SMTP服务器联系，确认接收方准备好了，则开始邮件传送；若没有准备好，发送服务器会等待，并在一段时间后继续与接收方邮件服务器联系。这种方式在Internet上称为“存储-转发”方式。POP3允许E-mail客户向某一SMTP服务器发送电子邮件，也可以接收来自SMTP服务器的电子邮件。

2.E-mail地址的格式

电子邮件地址（简称E-mail）的格式为：〈用户标识〉@〈主机域名〉。它由收件人用户标识、字符“@”和电子信箱所在主机的域名三部分组成，地址中间不能有空格或逗号。例如zhangsan@126.com就是一个电子邮件地址。

3.电子邮件的格式

像所有的普通邮件一样，电子邮件主要是由两部分构成，即收件人的姓名和地址和信件的正文。在电子邮件中，所有的地址信息称为信头（Header），信头中包括收件人、抄送、主题，信体是正文内容，有时还可以包含附件。在邮件的末尾，还有一个可选的部分，即用于进一步注明发件人身份的签名（Signature）。

4.免费电子邮件信箱的申请和使用

免费电子邮件信箱是目前比较广泛使用的，通常可以从下列网站上申请，按照要求填写资料提交后便可获得免费的电子邮件信箱。

http://www.126.com/

http://mail.sohu.com

http://mail.qq.com

http://www.163.com

7.2.2 Outlook 2010的基本操作

使用邮件客户程序收发邮件，需要安装邮件客户端程序。目前这类软件很多，如Foxmail，Outlook，Opera mail等，其中Outlook是常用的收发邮件软件。

Outlook 2010是Microsoft公司推出的一款优秀的电子邮件收发处理软件，它可以在不打开IE浏览器的情况下收发电子邮件并管理个人信息，只需要建立一个账户，与网络上的邮箱连接即可使用。与Outlook早期的版本相比较，Microsoft Outlook 2010版本无论在界面上还是功能上都发生了全新的变化，其增强后的功能可以使用起来更加简单轻松。Microsoft Outlook2010为全球超过5亿的Microsoft Office用户提供了高级商业和个人电子邮件管理工具。下面介绍Outlook 2010的基本用法。

1.添加电子邮件账户

初次使用Outlook，必须先设置一个电子邮件账户，方法如下：

（1）选择“开始/所有程序/Microsoft Office/Microsoft Outlook 2010”，打开Outlook 2010启动对话框，单击“下一步”。

（2）打开“账户配置”对话框，点击“是”单选按钮，单击“下一步”。

（3）打开“添加新账户”对话框（见图7-8），依次输入姓名、电子邮件地址和密码，单击“下一步”。

图7-8 “添加新账户”对话框

（4）配置账户时，会显示一个进度指示器。若配置成功，显示如图7-9所示的对话框，单击“完成”按钮，完成新账户的添加。

图7-9 账户配置成功

（5）若配置失败，可使用未加密连接。单击“重试”或选择“手动配置服务器设置”复选框，重新打开“添加新账户”对话框（图7-10）。输入姓名，电子邮件地址；“账户类型”选“POP3”或“IMAP”，在“接收邮件服务器”框中输入ISP或邮件管理员提供的完整服务器名称（例如pop.126.com），在“发送邮件服务器”框中输入ISP或邮件管理员提供的完整服务器名称（例如smtp.126.com），在“登录信息”组中输入用户名和密码。若勾选“记住密码”复选框，以后每次访问账户时无需输入密码，但是这会使该账户容易受到有权访问您的计算机的任何人的攻击。

图7-10 添加新账户

2.删除电子邮件账户

从Outlook窗口单击“文件”选项卡，从左侧导航窗格选“信息”、从右侧窗格单击“账户设置”按钮，打开“账户设置”对话框，从“电子邮件”选项卡上单击欲删除的邮件账户，单击“删除”按钮，弹出确认对话框，单击“是”，即完成了电子邮件账户的删除。

3.更改电子邮件账户设置

从Outlook窗口单击“文件”选项卡，从左侧导航窗格选“信息”、从右侧窗格单击“账户设置”按钮，打开“账户设置”对话框，从“电子邮件”选项卡上单击欲更改信息的邮件账户，单击“更改”按钮，打开“Internet电子邮件设置”对话框，对“用户信息”组、“服务器信息”组、“登录信息”组进行信息更改，依次单击“下一步”和“关闭”按钮。

4.撰写和发送电子邮件

要发送电子邮件其实很简单，只需要单击“新建电子邮件”按钮，在系统打开的邮件窗口中输入收件人的邮箱地址、主题和邮件内容即可。

①启动Outlook 2010。

②从“开始”选项卡上单击“新建电子邮件”按钮。

③打开“未命名-邮件（HTML）”窗口（图7-11），在“收件人”文本框中输入收件人邮件地址，在“抄送”文本框中输入抄送人的邮件地址（若有多个收件人或抄送人，地址之间用英文逗号或分号分隔）或直接从通讯簿中选择收件人和抄送人。若要使用“密件抄送”，从“选项”选项卡“显示字段”组中单击“密件抄送”按钮，在“密件抄送”文本框中输入密件抄送人的邮件地址。

图7-11 撰写电子邮件窗口

④在“主题”文本框中输入邮件主题。

⑤撰写邮件内容。

⑥在电子邮件中插入附件。从“邮件”选项卡的“添加”组中单击“附加文件”按钮，打开“插入文件”对话框，选择欲插入的文件（文档、图片等），单击“插入”按钮，新邮件窗口的“附件”文本框中就会列出附加的文件名。

从“添加”组中单击“附加项目”按钮，可以在发送电子邮件的同时插入名片（从“附加项目”下拉列表中选择名片）。

从“添加”组中单击“签名”按钮，可以为邮件添加电子邮件签名（从“签名”下拉列表中选择已经设置好的邮件签名，若不选择已有的签名，需新建签名，在下拉列表中选“签名”/“签名和信纸”对话框/“电子邮件签名”选项卡/“新建”按钮/输入“签名”的名称，在“编辑签名”文本框中输入文字/“确定”）。

⑦在邮件中使用主题或信纸。信纸和主题是一套统一的设计元素和配色方案。单击“文件”选项卡左侧窗格的“选项”，打开“Outlook选项”对话框（图7-12），从左侧窗格选“邮件”，从右侧窗格单击“信纸和字体”按钮，打开“签名和信纸”对话框，从“个人信纸”选项卡上选择一种主题或信纸，单击“确定”按钮。

⑧单击“发送”按钮，邮件自动发送，邮件窗口自动关闭。

图7-12 “Outlook选项”对话框

5.阅读和保存邮件

在Outlook 2010完成邮件下载后，即可以在单独的窗口或预览窗格中阅读邮件。

（1）阅读邮件

从Outlook 2010窗口的文件夹列表中单击“收件箱”图标，在任务窗口的“收件箱”邮件列表中单击需要阅读的邮件，内容显示区中便显示该邮件信息。也可以在邮件列表中双击邮件名，则可在单独的窗口中查看邮件。

若邮件带附件，则邮件会附加回形针图标；若邮件格式为HTML或纯文本格式，附件将显示在“主题”行下的附件框内。

（2）保存邮件

从“文件”选项卡中选“另存为”命令。

若邮件带附件，邮件为HTML或纯文本格，在打开的邮件中单击需保存的附件名，从“附件”选项卡的“动作”组中单击“另存为”按钮；若邮件为RTF格式，则右击附件，从快捷菜单选“另存为”命令。

6.邮件的答复和转发

阅读电子邮件后，有时需要对邮件进行回复或是转发给其他人。

①启动Outlook 2010，在任务窗口中单击需要回复或转发的邮件，从“开始”选项卡的“响应”组中单击“答复”或“转发”按钮。也可以打开相应的邮件窗口，在“邮件”选项卡的“响应”组中单击“答复”或“转发”按钮。

②如果答复邮件，则“收件人”文本框和“主题”文本框将根据接收的邮件信息自动添加收件人地址和邮件主题；如果转发邮件，单击“转发”按钮后会在“主题”文本框中自动添加邮件主题和邮件内容。

③撰写邮件内容，单击“发送”按钮。

7.删除邮件

在邮件列表中选择邮件，从“开始”选项卡的“删除”组中单击“删除”按钮。也可以打开相应的邮件窗口，在“邮件”选项卡“删除”组中单击“删除”按钮。若要恢复已删除的邮件，从“已删除邮件”文件夹中将邮件拖回“收件箱”或其他文件夹。

7.2.3 Outlook的基本设置

1.组织邮件

为有效地利用联机时间、查找邮件，Outlook 2010自动将接收到的邮件分类放入不同的文件夹中，Outlook提供了几个固定的文件夹：“收件箱”“发件箱”“已发送邮件”“已删除邮件”“垃圾邮件”和“草稿”文件夹等。

（1）添加、删除文件夹

“文件夹”选项卡/“新建”组/“新建文件夹”命令/“新建文件夹”对话框，向“名称”框输入名称，选择新文件夹的位置，单击“确定”按钮。

“文件夹”选项卡/“动作”组/“删除文件夹”命令，即可删除文件夹。

（2）将邮件移动或复制到其他文件夹(www.chuimin.cn)

在邮件列表中选择欲移动或复制的邮件，“文件夹”选项卡/“动作”组/“移动文件夹”或“复制文件夹”命令，选择目标文件夹，单击“确定”按钮。

2.定时收取邮件

如果每天都要收取邮件，设置定时收取邮件将会很方便。方法：“发送/接收”选项卡/“发送/接收”组/“发送/接收组”下拉列表/“定义发送/接收组”命令，打开“发送/接收组”对话框（图7-13），设置“安排自动发送/接收的时间间隔”（默认为30分钟）。

3.管理联系人

联系人在Outlook 2010中有着非常重要的作用，可以将用户所有的联系对象存储在一起，记录联系人的各种信息，同时还可以将联系人进行分类，便于用户查找联系人。

（1）添加联系人

先从功能区中单击“联系人”按钮，在“开始”选项卡的“新建”组中单击“新建联系人”按钮或右击中间的空白处，从快捷菜单选择“新建联系人”命令（图7-14）。打开“未命名—联系人”窗口，输入联系人信息，在“联系人”选项卡的“动作”组中单击“保存并关闭”按钮，返回联系人主界面，此时显示出刚才添加的联系人的名片。右击名片还能执行删除操作，双击名片，打开“联系人”窗口，能进行修改操作。

图7-13 “发送/接收组”对话框

图7-14 添加联系人

（2）添加联系人到联系人组

先从功能区中单击“联系人”按钮，在“开始”选项卡的“新建”组中单击“新建联系人组”按钮，打开“未命名—联系人组”窗口，输入联系人组的名称，单击“联系人组”选项卡/“成员”组/“添加成员”按钮/“添加新成员”对话框/选择“来自Outlook联系人”“从通讯簿”或“新建电子邮件联系人”。

若要添加新的邮件联系人，在“添加新成员”对话框中输入此人的信息，单击“确定”按钮即可。若要添加来自Outlook联系人或通讯簿中的成员，在“通讯簿”下拉列表中，单击要包括在联系人组中的电子邮件地址所属的通讯簿，在姓名列表中，单击所需的姓名，然后单击“成员—＞”，最后单击“确定”按钮。

（3）添加联系人到邮件

打开新邮件窗口，单击“收件人”按钮，打开“选择姓名：联系人”对话框，在“选择联系人”列表中选择联系人，单击“收件人”按钮将其添加到“收件人”文本框中，单击“确定”按钮。

（4）导出联系人

①“文件”选项卡/“选项”/“Outlook选项”对话框/“高级”选项/“导出”/“导入和导出”向导对话框/“导出到文件”/“下一步”。

②“导出到文件”对话框，选择欲创建文件的类型，为便于修改联系人信息，文件类型选“Microsoft Excel 97—2003”，“下一步”。

③选择欲导出的账户联系人（例如，xx@qq.com账户下的×××人”），点击“下一步”。

④选择导出的联系人文件存放的位置，并输入文件名，点击“下一步”。

⑤选择要导出的联系人信息，默认所有基本信息，点击“完成”按钮，完成导出。

（5）导入联系人

可以将联系人从其他应用程序导入Outlook中，也是通过“导入和导出”向导完成的。

①“文件”选项卡/“选项”/“Outlook选项”对话框/“高级”选项/“导出”/“导入和导出”向导对话框/“从另一程序或文件导入”/“下一步”。

②选择要导入的文件类型，为了与导出文件类型一致，选“Microsoft Excel97-2003”，单击“下一步”。

③点击“浏览”按钮，选择要导入的文件/“下一步”。

④选择目标文件夹/“下一步”。

⑤选择要导入联系人的基本信息，默认为全部信息，单击“完成”按钮。

4.来信提示

Outlook来信提示功能可以帮助用户及时接收邮件，在新邮件到达后自动以声音或小窗口的方式提示。方法：“文件”选项卡/“选项”/“Outlook选项”对话框/，在对话框左侧选择“邮件”，从右侧选择新邮件到达时的几个复选框，单击“确定”按钮。

本章小结

通过本章学习，我们掌握了使用和设置Internet Explorer的方法，以及收藏和下载网络资源的基本技能，掌握了Outlook的基本操作，了解了超文本、超链接、URL等网络术语的相关概念。

互联网发展的速度超出了人们的想象，互联网成为人们快速获取、发布和传递信息的重要渠道，它在人们政治、经济、生活等各个方面发挥着重要的作用。电子商务和网络企业、网络银行和电子账务、网络学校和远程教育、电子政府和电子政务，都将得到普遍应用，使我们的生活更加便捷。

自测习题

一、单选题

1.下面是某单位Web的URL网址，__________是正确的。

A.http://www.shsmu.edu.cn　B.http:www.shsmu.edu.cn

C.http:/www.shsmu.edu.cn　D.http//shsmu.edu.cn

2.__________是用来浏览Internet网上WWW页面的软件。

A.服务器　B.浏览器　C.网卡　D.调制解调器

3.如下网络操作中，__________是博客不能提供的。

A.上传视频　B.下载图片　C.音频聊天　D.发表博文

4.文件传输协议的简称为__________。

A.HTTP　B.FTP　C.HTML　D.TCP

5.超文本的含义是__________。

A.该文本中包含图像　B.该文本中包含声音

C.该文本中包含二进制代码　D.该文本中包含链接到其他文本的链接点

6.从http://www.shanghai.gov.cn看，该网址是中国的__________站点。

A.政府部门　B.军事结构　C.商业组织　D.教育部门

7.下列选项中，不合法的IP地址是__________。

A.10.0.0.8　B.127.0.0.1　C.205.211.31.199　D.198.47.267.243

8.在Out Look 2010窗口中，新邮件的“抄送”文本框输入的多个电子信箱的地址之间，应用__________作分隔。

A.分号（；）　B.圆点（.）　C.冒号（：）　D.空格

9.收藏夹是用来__________。

A.记忆感兴趣的页面地址　B.记忆感兴趣的页面内容

C.收集感兴趣的文件内容　D.收集感兴趣的文件名

10.使用IE浏览器浏览网页时，输入的网址允许缺省__________前导符。

A.ftp：//　B.http://　C.news：//　D.mailto：//

二、填空题

1.WWW网页中的文件是用HTML语言编写的，并在__________协议下支持运行。

2.ISP是指__________。

3.个人计算机通过电话线与Internet连接，通过__________实现数字信号和模拟信号的转换。

4.中国的域名是__________。

5.Internet中专门用于搜索的软件称为__________。

6.在百度上搜索“交通大学”（不包括上海交通大学）的关键字是__________。

7.HTML语言是一种__________语言。

8.统一资源定位器的英文缩写是__________。

9.搜索引擎其实是一个__________。

10.因特网用户的电子邮件地址格式必须是__________。