计算机应用基础：文档格式化

对文档进行编辑，使之达到语法正确、文理通顺仅仅完成了创建文档的最基本工作，我们还必须对文档进行格式化处理。对文字、段落设置格式，对页面布局进行排版，使之具有精美的外观，达到赏心悦目的效果。因此文档格式化是文字处理中不可或缺的一项工作。

如果在新建Word文档时选择了基于“模板”，那么所创建文档的整体风格（包括页面格式、段落格式和字符格式）都已确定，因为每一个模板都有自己的一套预先定义好的格式配置，本节介绍如何对文档自定义格式。自定义格式可以从字符、段落和页面三个层面展开。

图3-10 Word 2010“文档导航”示例

3.3.1 字符格式化

字符格式化包括对字符（一个字符、一个文本块或整个文档）设置字体、字形、字号、颜色、边框、底纹、阴影、下画线、删除线、突出显示、特殊效果等内容（图3-11）。

图3-11 字符格式化示例

1.设置字符格式

在Word 2010中，用于字体格式设置的命令都被集成在“开始”选项卡的“字体”组中（图3-12）。选定欲设置格式的文本，直接单击该组中的命令按钮即可快速对文本设置字体、字号、颜色、字形（加粗、倾斜、加下画线）、上标、下标、底纹、边框、突出显示、加圈、加删除线、阴影以及特殊效果。Word 2010在文字的特殊效果中新增加了发光、映象等原本需要借助于专业软件或在艺术字中实现的效果，使文档增色不少。该功能区域还安排了一组用于增大字体、缩小字体、更改大小写、拼音指南、清除格式的命令按钮（见图3-12中的虚线框部分），使用起来轻松便捷，得心应手。

图3-12 “开始”选项卡的“字符”分组

若单击“字符”组的“对话框启动器”按钮 ，屏幕将打开“字体”对话框，切换到“高级”选项卡，我们还可以对字符设置间距、位置（升或降）和着重号。

Word 2010还有一个新增功能，在选定文本后，在选定文本块的上方会出现一个“若隐若现”的浮动工具栏，当鼠标指针移至该工具栏上时，工具栏立刻变得清晰真实，单击上面的命令按钮即可实现相关的格式设置。图3-13即为选定文本内容“浮动工具栏”以后，在该文本块右上方出现的浮动工具栏，由显示的提示语“倾斜（Ctrl＋I）”可以看出，当时鼠标指针悬停在“倾斜”按钮上。

图3-13 “浮动工具栏”示例

2.字符的格式复制

对于文档中诸多需要设置相同格式的文本，可以通过复制字符格式来减少重复劳动。

利用“开始”选项卡的“剪贴板”组中的“格式刷”按钮来完成字符的格式复制是最简单的做法。具体方法为：选定已经设置格式的文本，单击“格式刷”按钮，此时鼠标指针左边出现一个刷子形状的图标，再用该鼠标拖曳需要设置相同格式的文本，就完成了文本的格式复制。若需要对多处文本进行相同的格式复制，必须双击“格式刷”按钮，双击一次可以多次复制（单击只能复制一次），复制结束，再单击一下“格式刷“按钮，取消其使用状态。

3.3.2 段落格式化

文档是由段落组成的，段落的格式设置直接影响文档的整体外观效果，因此段落格式化是文档格式化的重点，涉及的内容很广，包括：设置段落的对齐与缩进、设置行间距和段间距、添加边框和底纹、设置分栏版式、增加项目符号、设置首字下沉和制表位等，图3-14即为段落格式化示例，段落的格式设置信息是存储在段落标记符中的。

图3-14 “段落格式化”示例

1.设置段落对齐

段落的对齐方式决定了段落边界的外观，在Word 2010中，段落有五种对齐方式，它们是：左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐，表3-3给出了五种对齐方式的含义。

表3-3 段落对齐方式

选定欲设置对齐的段落，从“开始”选项卡的“段落”组中单击“对齐”按钮，能快速完成对齐设置。若在单击“对齐”按钮之前未选定段落，则默认对光标当前所在的段落设置了对齐。

除此之外，单击“段落”组右下角的“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框，从“缩进和间距”选项卡上同样能够完成段落的对齐设置，相比较而言，前一种方法要便捷得多。

2.设置段落缩进

段落缩进是指段落在页面上的左、右边界位置。缩进方式包括：左缩进（整个段落左端缩进）、右缩进（整个段落右端缩进）、首行缩进（段落的第一行左缩进）和悬挂式缩进（段落除首行外的其余行的左缩进）。

使用水平标尺能够最快速便捷地设置段落缩进。方法：选定段落或将光标移至欲设置缩进的段落内，然后拖曳水平标尺（图3-15）上的缩进滑块便可轻松完成段落缩进的设置。若标尺被隐藏，可以从Word 2010视窗中直接单击“标尺”按钮（位于垂直滚动条上端），使其显现，再单击又使其隐藏。若〈Alt〉＋拖曳滑块，能够实现滑块的精确（微量）移动。

图3-15 “水平标尺”示意图

与设置段落对齐类似，我们同样可以通过“段落”对话框完成段落的缩进设置，两者相比而言，使用水平标尺要快速便捷得多。

3.设置段落间距和行间距

段落间距是指段落与段落之间的间距，而行间距是指一个段落内的行与行之间的间距。

从“开始”选项卡的“段落”组中单击“行和段落间距”按钮，从打开的行距列表（图3-16）中可以直接将段落设为1.0， 1.15，1.5，2.0，2.5和3.0六种倍距。若单击“增加段前间距”或“增加段后间距”，则单击一次增加12磅。

若单击列表中的“行距选项⋯”，将打开“段落”对话框，行距的设置模式也有6种：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距。需要提醒注意的是“最小值”和“固定值”两者的区别，若选择“最小值”（默认值为12磅），Word会自动调整行高以满足该段落中最大字符所需的基本行距；若选择“固定值”（默认值也为12磅），将无自动调节行距的功能，当指定的行距值不能满足该段落中最大字符所需，将出现字体的部分缺省；多倍行距可用于设置任意倍数的行距（例如1.37倍、2.08倍等）。

图3-16 “行距”列表

4.为段落添加底纹和边框

选定段落，从“开始”选项卡的“段落”组中单击“底纹”按钮，弹出调色板（图3-17），从中选择所要的颜色，便完成了段落的底纹设置。

选定段落，从“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”按钮后，弹出边框线型列表，从中单击某个选项可以为段落的部分侧边加边框或整个段落的四周加边框。若单击其中的最后选项“边框和底纹（O）⋯”，将打开如图3-18所示的“边框和底纹”对话框，“边框”选项卡提供了“方框”“阴影”“三维”等多种模型，还可以选择样式（单实线、双实线、虚线、点画线等）、线条颜色和粗细，用于更精细的设置。注意，若将边框的设置应用于“文字”，则每一行文字都加边框，若应用于“段落”，则整个段落加一个边框。

“底纹”选项卡还可以设置图案样式（例如，纯色、5％、10％等）。底纹的设置同样可应用于“文字”或“段落”。

图3-17 调色板

图3-18 “边框和底纹”对话框

5.为段落增加项目符号和编号

由图3- 14 看出，为段落增加项目符号和编号能够使段落突出、醒目、有层次感。

选定欲增加项目符号的段落，从“段落”组中单击“项目符号”按钮，打开“项目符号库”表单（图3-19），表单自动列出若干种以前已经使用过的预设符号（本例为9种），光标位于默认选项“无”上，单击其中的一种，便完成了当前选定段落的项目符号设置。

图3-19 “项目符号库”表单

如果对已有的预设符号不满意，可以从表单中单击“定义新项目符号（D）⋯”，打开“定义新项目符号”对话框（图3-20），单击其中的“符号”按钮或“图片”按钮，就可以为段落增加自己喜欢的项目符号，单击“字体”按钮，还能为项目符号设置字号、颜色等。

为段落设置“编号”的方法与设置“项目符号”类似，选定欲增加编号的段落，从“段落”组中单击“编号”按钮，打开“编号库”表单（图3-21），从中直接选择一种预设类型或单击“定义新编号格式（D）⋯”，设置个性化的编号类型。

图3-20 “定义新项目符号”对话框

图3-21 “编号库”表单

6.设置首字下沉

首字下沉就是将段落的首字符放大字号并转换为图形，使其产生优美的艺术效果，以凸显段落或整篇文档的开始部位（图3-14），在报刊的版面设计中用得很多。

将光标定位到欲设置首字下沉的段落首部，从“插入”选项卡的“文本”组中单击“首字下沉”按钮，弹出“首字下沉”类型表单（图3-22），选择其中的一种类型，便完成了首字下沉的设置。若需要对下沉的首字作进一步的设置，可以单击图3-22中的“首字下沉选项（D）⋯”，打开“首字下沉”对话框（图3-23），从中可以对下沉首字设置字体（本例为隶书，缺省为宋体）、下沉行数（缺省值为3）、距正文的距离（缺省值为0厘米）。

7.设置分栏版式

与首字下沉、增加项目符号类似，为段落设置分栏版式也是美化版面的常用方法。

选定欲分栏的段落，从“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分栏”按钮，显示“分栏”样式表单（图3-24），从预设类型中选择分栏数：一栏、两栏、三栏、偏左、偏右。若需要对分栏作更详细的设置，可以单击“更多分栏（C）⋯”选项，打开“分栏”对话框（图3-25），可以设置栏宽不相等、加分隔线等。图3-14示例采用的是不等宽的三栏分栏。

注意：分栏效果只能在“页面视图”下看到，在其余四种视图模式下都看不到。

图3-22 “首字下沉”类型表单

图3-23 “首字下沉”对话框

图3-24 “分栏”样式表单(www.chuimin.cn)

图3-25 “分栏”对话框

8.设置制表位

通俗地讲，制表位是用来对齐文字的，在制作列表类型的文档（图3-7）和创建目录、索引之类的文档时非常有用。在图3-14格式化示例中，文档最后三行类似于一本书的目录，要求这三行左端严格靠左对齐，右端严格靠右对齐，而且带前导符（西文的点）。如果靠插入空格来做到严格右对齐这是相当困难的，但是Word的制表位功能却能帮助我们方便地解决这个问题。

Word 2010提供五种制表位对齐方式，分别是：左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐和竖线对齐，单击水平标尺左端的“制表位对齐”按钮（见图3-26中的打圈部位）可以在这五种对齐方式之间循环切换。

图3-26 “制表位对齐”按钮

设置制表位最简单的方法是：打开水平标尺，选定对齐方式，然后在水平标尺上对应需设置制表位的位置处单击，一旦设置了制表位以后，就必须通过按Tab键来移动光标至下一个制表位的位置。

若从“段落”对话框中单击“制表位”按钮，打开“制表位”对话框（见图3-27），还能够对制表位作精确设置，而且还能指定制表符位置带哪一种类型的前导符，由图3-27看到，本例在第4个字符位置（1.5厘米处）和第36个字符位置（13.25厘米处）设置了制表位，而且第36个字符位置处的制表位为右对齐，并带第五种类型的前导符。

图3-27 “制表位”对话框

9.使用与定制样式

前面几条详细介绍了如何对段落设置自定义格式，这一条要介绍如何套用现成的段落格式设置，提高文档编辑效率。

这里先要介绍“样式”的概念：事先将一个段落的格式全部设置好，并且已经存盘保存，然后为该段落的格式设置定义一个名字，以后文档中的其他段落也要使用与其相同的格式设置时就不用一步一步地设计了，直接点击这个名字就完成了相同的格式设置。被起了名字的段落称为“样式”，起的那个名字就称为“样式名”。当某个段落格式在文档编辑过程中被重复使用时，利用样式可以大大减少重复劳动。

Word系统已经预定义了一系列内置样式供用户在编辑文档时直接套用。若对文档设计并没有特别的个性化要求，那么可以直接套用现成的内置样式；反之，可以自己创建样式以满足个性需求。

（1）套用样式

选定段落，从“开始”选项卡的“样式”组中单击“快速样式”按钮，打开“样式库”表单（图3-28），从中单击一个样式，当前所选段落就套用了该样式的全部格式设置。

图3-28 “样式库”表单

（2）定制样式

选定已经设置好格式的段落，从“开始”选项卡的“样式”组中单击“对话框启动器”按钮，打开“样式”任务窗格，从中单击左下角的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框（图3-29），输入样式的名字（本例为“样式示范”），单击“确定”按钮，新样式就定制好了，该新建的样式以后同样出现在样式列表中，供其他段落套用。

（3）修改样式

无论是系统提供的内置样式还是自定义样式都是可以修改的。

从图3-28的“样式库”表单中右击某个欲修改的样式名，从快捷菜单中选“修改（M）⋯”命令，打开“修改样式”对话框，单击位于左下角的“格式”按钮，重新为该样式设置格式。

若希望以后对已套用某样式的段落修改格式，样式也能同步更新，则必须勾选“自动更新”复选按钮。以后样式一旦被修改，则文档中所有使用该样式的段落将同步自动更新；若样式一旦被删除，则文档中所有已经应用该样式的段落自动被改为Normal模板的默认格式。

图3-29 “根据格式设置创建新样式”对话框

3.3.3 页面格式化

页面格式化包括：设置打印纸型号、文字方向、页边距、打印方向、指定页眉与页脚的位置、插入页眉与页脚、设置页面背景等。在Word 2010中，用户可以直接套用Word系统提供的内置格式改变文档的显示风格，也可以自行设计个性化的显示风格。

1.主题设置

主题设置就是指直接套用Word系统预定义的内置格式来改变文档的外观，这是Word 2010的新增功能。如果你希望不用自己动手设计却能快速变换整个文档的显示风格，就可以利用这一功能来实现。

切换到“页面布局”选项卡，从“主题”组（位于最左侧）单击“主题”按钮，打开“内置主题”表单，从中选择一个符合自己要求的内置样式。

主题包括主题颜色、主题字体（即文档中的正文以及各级标题的字体）和主题效果（指线条和填充效果），一个主题代表一个文档的显示风格，有它自己一套完整的格式配置，每个主题的配置方案都不同。例如，选择“行云流水”主题时，则文档中的标题1使用二号华文行楷、正文使用小四号华文行楷（汉字）和Calibn（西文字符）等。再换一个主题，各项目的设置又是另一套方案。

2.页面设置

这里介绍如何自己动手设置页面格式。

从“页面布局”选项卡的“页面设置”组中（图3-30）直接单击相关的功能按钮，即可完成文字方向、页边距、纸张大小（型号）和纸张方向（横打或竖打）的设置。若单击该组的“对话框启动器”按钮，打开“页面设置”对话框，除了完成上述项目的设置外，还可以设定页眉和页脚的位置、奇偶页不同、首页不同、页面对齐方式等（在“版式”选项卡中）。

在默认状态下，纸张型号为A4，打印方向为纵向，左、右页边距为3.17厘米，上、下页边距为2.54厘米，页眉边距为1.5厘米，页脚边距为1.75厘米。用户完全可以根据自己的个性化需求对这些参数重新设定。

图3-30 “页面布局”选项卡，“页面设置”分组

图3-31 “页眉和页脚”分组

3.插入页眉与页脚

页眉页脚是指在文档每一页的顶端和底部都显示的内容，它们可以是文字，也可以是图形；可以是静态的，也可以是动态的。例如，在页眉中插入书名“计算机应用基础”，这是静态的，每一页都相同；若在页脚中插入页码，这就是动态的，每一页都不相同。

从“插入”选项卡的“页眉和页脚”组（图3-31）中单击“页眉”按钮或“页脚”按钮，弹出页眉或页脚内置样式表单，从中选择一种样式，页眉框或页脚框随即被打开，视窗顶部自动切换出“页眉和页脚工具/设计”选项卡，此时可以插入页眉和页脚了，图3-32显示本例插入的页眉内容为文本“文字处理Word 2010”。

图3-32 “页眉和页脚工具/设计”选项卡

页眉、页脚插入完毕，单击“页眉和页脚工具/设计”选项卡右端的“关闭”按钮，返回文档编辑窗口。以后再双击页眉区或页脚区，又可以重新进入页眉页脚的编辑状态。

若想删除已经插入的页眉或页脚，从“页眉和页脚”组中单击“页眉”或“页脚”按钮，从弹出的页眉或页脚内置样式表单中点击“删除页眉（R）”或“删除页脚（R）”选项。

4.设置页面背景

页面的背景设置包括页面的颜色、边框和水印三项内容。从“页面布局”选项卡的“页面背景”组（图3-33）中单击相关的命令按钮即可完成设置。

图3-33 “页面背景”分组

其实，页面边框也可以通过打开“边框与底纹”对话框（图3-18）完成设置，与段落边框相比，页面边框多了一类“艺术型”。

5.分节设置

如果你希望文档的页面格式不是通篇一律，而是多重格式并存，那么可以通过分节来实现。Word 2010允许以“节”为单位将文档分为若干部分，然后对不同的节设置不同的页面格式。在默认状态下，整个文档被视为一节。

插入分节符的方法是：单击分节点，从“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”按钮，打开“分隔符”表单，从“分节符”分组中选择一种分节方式（下一页、连续、偶数页、奇数页），一旦分节，则在分节点的位置处便插入了一个分节符（见图3-34中的虚线框部分），该节的所有格式设置信息都保存在该分节符中，由图3-34看出，在4.2节之前插入了一个连续的分节符（即分节处的后面新节与本节同页连续显示）。

图3-34 插入分节符示意图

6.创建模板

由3.3.2节的学习已经知道，对已经设置了格式的段落定制“样式”，为段落套用格式提供了方便。本条要介绍对已经设置了格式的页面定制“模板”，为文档套用格式提供方便。

“模板”是文档的格式设置和版式设置的集成体，每个模板都有自己的名字和一套配置方案。Word 2010提供了诸多用于信函、博客文章、传真的“内置模板”供用户在新建文档时直接套用，还可以从Office.com网站下载实时更新的模板进行套用。

若对自己创建的文档的外观和整体风格感到满意，并想被其他文档套用，可以将其定制为“模板”。在Word 2010中，“模板”是一个扩展名为dotx的特殊文档，用户自定义模板保存在“我的模板”文件夹中，而系统默认的空白模板的名字为Normal.dotm。

创建模板的方法：打开已经设置好格式以及版式（包括各级标题、正文的字体、字号，页边距定位，页眉、页脚、页码的设置等等）的文档，从“文件”选项卡中单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，输入模板文件的名字，选择保存类型为“Word模板”，单击“保存”按钮，就完成了模板的创建。

3.3.4 文档的打印预览

完成文档的所有格式设置以后，我们可以通过“打印预览”观察文档的总体设计效果。方法是：在“页面”视图下，单击“文件”按钮，打开“Backstage视图”，从左侧导航区中单击“打印”命令，右侧窗格便自动显示页面的预览效果，该窗格的右下角有一个显示比例标尺，可以对预览页面放大或缩小。中部窗格安排了用于文档打印的各种设置（打印机设置、打印范围设置等）和更改页面设置的各种命令，预览结束，按Esc键或切换到其他选项卡则返回文档编辑窗口。