文字处理基础，MicrosoftWord操作指南

2023-11-26 理论教育版权反馈

【摘要】：例如，图3-1中显示当前正在编辑的文档的名字为“第3章文字处理”，使用的软件是Microsoft Word。“文件”按钮单击“文件”按钮，打开“Backstage视图”，见图3-2，该视图为Microsoft Office 2010新增功能，它将有关文件管理的操作命令集中到后台处理。

Microsoft Office（简称MS Office）是微软公司开发的一套基于Windows操作系统的办公套装软件，它包含的常用组件有Word（文字处理）、Excel（表格处理）、Access（数据库应用）、PowerPoint（演示文稿处理）、Access（数据库管理）等，目前最新版本为Office 2013，本书介绍Word 2010版本。

3.1.1 认识Word 2010

与Word 2003，Word 2007等早期版本相比较，Word 2010版本无论在界面上还是功能上都发生了全新的变化，其增强后的功能可以创建出专业水准的文档。Word 2010还提供了智能化的文档格式设置工具，使用起来简单、轻松、省时。使用Word 2010可以在任何地点访问你的文件，与他人保持联系。

1.Word 2010视窗界面

Word 2010的视窗界面如图3-1所示。整个视窗由10个部件组成，它们是：①标题栏；②快速访问工具栏；③“文件”按钮；④功能区；⑤文档编辑区；⑥状态栏；⑦视图按钮区；⑧缩放滑块；⑨滚动条（包括水平滚动条和垂直滚动条）；⑩标尺按钮。

2.Word 2010视窗各组件的功能

（1）标题栏

显示正在编辑的文档的名字以及当前所使用的软件名称。例如，图3-1中显示当前正在编辑的文档的名字为“第3章文字处理”，使用的软件是Microsoft Word。标题栏右端有三个窗口操作按钮，它们的功能自左至右依次为：窗口最小化、窗口还原和窗口关闭。

图3-1 Word 2010视窗组成

（2）快速访问工具栏

该工具栏初始状态包含四个常用的命令按钮，自左至右依次为“控制菜单”“保存”“撤销”和“恢复”。“控制菜单”按钮能够控制窗口的还原、移动、最大化、最小化和关闭；“保存”按钮用于将当前正在编辑的文档存盘保存；“撤销”按钮用于取消当前所做的操作；“重复”按钮则恢复刚刚被撤销的操作。也可以单击该工具栏右侧的“”按钮，打开“自定义快速访问工具栏”，往该工具栏中添加其他命令或删除已有的命令（打钩命令）。

（3）“文件”按钮

单击“文件”按钮，打开“Backstage视图”（也称为“文件”选项卡），见图3-2，该视图为Microsoft Office 2010新增功能，它将有关文件管理的操作命令集中到后台处理。视图左侧为导航区，包含文档的“新建”“打开”“保存”“另存为”“关闭”“退出”等常用命令，还包括“信息”“最近所用文件”“保存并发送”“选项”“打印”等实现文档共享、打印、选项设置等功能的命令，单击Esc键或功能区其他选项卡可退出Backstage视图。

（4）功能区

该功能区共包含七张选项卡，它们是：“开始”“插入”“页面布局”“引用”“邮件”“审阅”和“视图”。每一张选项卡都提供了一组同类别的操作按钮，相当于早期版本中的“菜单”和“工具栏”，编辑文档用到的所有命令都安排在该区中。图3-3为“开始”选项卡，共包含五个组，自左至右依次是：剪贴板、字体、段落、样式和编辑。

图3-2 Backstage视图

图3-3 “开始”选项卡

功能区右上角的两个按钮分别用于功能区最小化（即隐藏功能区，以达到扩大编辑区的显示范围）和使用Word帮助系统。

请注意，“开始”选项卡的前四个组的右下角都有一个按钮（如图3-3中打圈的部分），这称为“对话框启动器”按钮，单击它可以打开该组的对话框或任务窗格，例如，图3-4显示的是单击“剪贴板”组的“对话框启动器”按钮后打开的“剪贴板”任务窗格。

图3-4 “剪贴板”任务窗格

（5）文档编辑区

当前正在编辑的文档就显示在该区。任何时刻编辑区中总会有一个闪烁的光标，称为插入点（见图3-1），它标识了当前文本的插入位置，若当前为“插入”状态，则输入的文本便从光标处插入；若当前为“改写”状态，则输入的文本将替换光标处的字符，当前究竟属于哪一种状态可以从状态栏中看到。

（6）状态栏

显示当前正在编辑的文档的相关信息。由图3-1可见，当前编辑的文档总共39页，当前光标位于第一页，文档的总字数为20121，使用的语言为中文，当前的编辑状态为“插入”。若单击“插入”两字，编辑状态即刻变为“改写”，重复单击可以在“插入”与“改写”两种状态之间切换。

（7）视图按钮区

有五个视图按钮，可用来更改文档的五种显示模式：页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图。

①页面视图：为“所见即所得”的视图方式，它显示文档所有层次（文本层、图形层）的内容以及字符、段落和页面的一切格式设置，屏幕上显示的内容与真实打印的效果完全一致。在本视图下，不仅能对文档进行录入与编辑，还能进行页面设置、段落分栏、插入与编辑图形对象等一切操作，是最常用的视图模式，图3-1就是“页面视图”。(www.chuimin.cn)

②阅读版式视图：从增加阅读可读性为目标，以图书分栏样式显示文档，隐藏了除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有视窗元素，以增大显示区域的尺寸，而文档中的字体大小不受影响，本视图显示的页面大小始终设计为最适合你的屏幕。

（③Web版式视图：按Web浏览器的格式（即网页的格式）显示文档的外观，本视图适用于发送电子邮件和创建网页。

④大纲视图：可以按标题的层次逐级折叠文档，既可以局部查看某一级的标题和内容，又可以整体展开查看全文，本视图适用于长文档的快速浏览。

⑤草稿视图：仅显示标题和正文，隐藏了页面边距、分栏、页眉、页脚和图片等元素，是最节省计算机硬件资源的一种视图模式。但是现代计算机的硬件配置都很高，人们一般不必考虑因为硬件配置低而使用本视图，因此实际操作中不太使用。

（8）缩放滑块

用于快速调整编辑区页面的显示比例，它不会影响页面上的文字或图形对象的实际大小和实际的打印效果。例如，图3-1的页面显示比例为80％。使用缩放滑块调整页面的显示比例要比通过“视图”选项卡设置显示比例简便快捷。

（9）滚动条

滚动条包括水平滚动条和垂直滚动条，可用于页面的水平滚动和纵向滚动。

（10）标尺按钮

单击“标尺”按钮可以打开标尺（包括水平标尺和垂直标尺），用于段落的格式设置（例如设置段落缩进和制表位等），重复单击可以在打开标尺和关闭标尺两种状态中切换。

3.1.2 新建Word文档

“文档”是文字处理的基础，Word中的所有操作都是针对文档的，这里我们首先介绍如何新建Word文档。

1.创建基于系统默认模板的新文档

每次启动Word 2010时都会自动打开一个名字为“文档1”的新文档窗口，此时空白的页面上只有一个闪烁的光标（插入点），文档使用系统默认的模板（模板的概念在3.3.3节中介绍）。

2.创建基于自选模板的新文档

单击“文件”按钮，打开Bcakstage视图，从左侧导航区单击“新建”命令，中部窗格列出了Word 2010的常用模板（图3-5），从“可用模板”列表中选择一个本地模板或从“Office.com模板”列表中选择一个从Office.com网站下载的模板，再单击右侧窗格的“创建”按钮就建立了一个基于自选模板的新文档。其实“可用模板”列表框中也有一个“空白文档”的模板，选它也可以创建一个基于默认模板的文档。

图3-5 “新建”视图

3.文件的存盘保存

若要结束当前文件的编辑，我们必须将文件存盘保存。最简单的方法是直接单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮，我们也可以单击“文件”按钮，从Backstage视图的导航区中单击“保存”或“另存为”命令。

新文档初次存盘时，使用“保存”和“另存为”命令两者无区别，屏幕都会弹出“另存为”对话框（图3-6），输入文件名（本例为“第3章文字处理”）、选择“保存类型”（自动默认为Word文档）和存储路径（本例为“D：/计算机应用基础/教材”文件夹），单击“保存”按钮就完成了文件的存盘保存。

对于重复存盘，“另存为”命令将不对原文档覆盖保存，而是另外生成一个新文档，因此会显示“另存为”对话框，要求作存储确认。

4.几点说明

（1）向文档中输入文本时，只有当一个段落结束时才需要按回车键，因为文本输入达到所设定的页面右边界时会自动换行（这样的换行称为“软回车”），若在每一行的末尾处都按一次回车键来产生换行，将造成一行为一个段落，这会严重影响以后的文档排版。

（2）在Word 2010中创建的文件，其扩展名自动默认为.docx。

（3）若从“文件”选项卡中选择“保存并发送”命令，还可以将当前编辑的文档作为电子邮件发送、保存为Web页、保存到SharePoint、发布为博客页面或将文件类型转换为PDF和XPS格式。

图3-6 “另存为”对话框

文字处理基础，MicrosoftWord操作指南

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