会计凭证的重要性及作用

2023-11-25 理论教育版权反馈

【摘要】：填制或取得会计凭证后，要由有关人员进行审核，经审核无误后方可作为记账依据。同时，会计凭证也是分析经济活动和会计检查的重要原始依据。各单位所发生的经济业务，都是由有关部门和人员协同完成的，通过会计凭证的填制与审核，可使各经办部门和人员互相监督，互相牵制。自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门或个人在办理某项经济业务时自行填制的会计凭证。如“限额领料单”就是典型的自制累计凭证。

（一）会计凭证的意义

会计凭证是指记录经济业务，明确经济责任的书面证明文件，也是登记账簿的依据。设置和审核会计凭证，是会计工作的起点。在实际工作中，有关人员在办理任何一项经济业务时，都必须取得或填制具有证明效力的合法的会计凭证，以详细说明该项经济业务的发生或完成情况，并在凭证上签名或盖章，以明确经济责任。填制或取得会计凭证后，要由有关人员进行审核，经审核无误后方可作为记账依据。

填制和审核会计凭证，对于如实反映经济业务，有效监督经济业务的合理性和合法性，保证会计资料的真实性，发挥会计凭证在经济管理中的作用具有重要意义。

1. 通过会计凭证的填制与审核，可以及时地反映经济业务的发生和完成情况，为日常记账提供依据。为各单位积累完整的经济档案，便于日后的检查、分析。各单位日常发生的各项经济业务，不论是货币资金的收付还是财产物资的进出，都要填制和取得会计凭证，并在严格审核的基础上通过分类与汇总，作为登记账簿的依据。同时，会计凭证也是分析经济活动和会计检查的重要原始依据。

2. 通过会计凭证的填制和审核，可以加强企业经济管理中的责任制。各单位所发生的经济业务，都是由有关部门和人员协同完成的，通过会计凭证的填制与审核，可使各经办部门和人员互相监督，互相牵制。由于会计凭证载明了经济业务的内容、发生的时间和经办人员的签章，因此，可以明确各经办单位和经办人员的责任。

3. 通过会计凭证的填制和审核，可以更有力地发挥会计的监督职能。由于会计凭证是记录经济业务内容的书面证明，通过对会计凭证的审核，可以检查所发生的经济业务是否符合国家的法律、制度规定，有无贪污浪费等损害公有财产的行为发生，有无违反财经纪律的现象；可以及时发现和纠正管理中存在的问题，改善经营管理，提高经济效益。

（二）会计凭证的种类

会计凭证按其填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证。

1. 原始凭证

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用来记录经济业务的发生或完成情况的原始证明文件，任何经济业务发生都必须填制和取得原始凭证，它是会计核算的原始依据。

原始凭证种类繁多，格式多样。按其来源可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门或个人在办理某项经济业务时自行填制的会计凭证。如材料验收入库时填制的“收料单”、领用材料时填制的“领料单”以及“商品入库单”、“商品出库单”等都属于自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发生时从本单位外部取得的原始凭证。如企业购买材料和其他货物时，从供货单位取得的发货票，托运商品时，从运输单位取得的“货运单”以及付款时取得的“收据”等，都是外来原始凭证。

原始凭证按反映经济业务的数量和持续时间不同，可以分为一次凭证和累计凭证。

一次凭证是指只反映一项经济业务，或者反映若干项同类性质的经济业务，一次填制完成的凭证。外来凭证全部都是一次凭证，自制凭证中大部分也属于一次凭证。

累计凭证是指在一定时期内连续反映若干项同类性质的经济业务并分多次填制完成的凭证。如“限额领料单”就是典型的自制累计凭证。在限额领料单中，规定某种材料在一定时期（一般为一个月）内的领用限额，每次领料时在限额领料单上登记，并随时结出累计领用量。到月末时，结出该种材料实际领用量和金额，经有关人员签章后送交财务部门，作为会计核算的依据。

2. 记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证填制的，用来确定经济业务应借应贷的账户名称和金额的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。

由于原始凭证来自不同的单位，种类繁多、数量庞杂、格式不一，为便于登记账簿，需要按会计核算的要求对原始凭证加以归类，进行加工，编制成便于账簿登记的记账凭证。记账凭证按其记录的经济业务是否与现金和银行存款有关，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证，它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的，是登记日记账和分类账的依据，收款凭证还是出纳收款的依据。其格式如表2-13所示。

表2-13　收款凭证

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付款凭证是用来记录货币资金付款业务的会计凭证，它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的，是登记日记账和有关分类账的依据，同时付款凭证还是出纳人员付款的依据。付款凭证的格式如表2-14所示。

表2-14　付款凭证

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转账凭证是用来记录与现金和银行存款等货币资金收付业务无关的转账业务的凭证。它是根据有关转账业务的原始凭证登记的，是登记总账和有关明细账的依据。转账凭证的格式如表2-15所示。

表2-15　转账凭证

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（三）原始凭证的填制和审核

1. 原始凭证的填制

由于经济业务多种多样，原始凭证来源不同，格式不一，但是无论哪一种原始凭证都必须具备以下基本要素：

（1）原始凭证的名称；

（2）原始凭证的日期和编号；

（3）接受凭证的单位或个人的名称；

（4）原始凭证的具体内容、数量和金额；

（5）填制单位名称、公章和有关人员的签章。(www.chuimin.cn)

为了在原始凭证上正确地记录经济业务，在填制原始凭证时，必须做到：

内容真实，数字可靠。原始凭证上记载的经济业务必须与经济业务的实际情况完全相符，不得弄虚作假。对于实物数量和金额的计算，必须准确无误，不得匡算。

内容完整，手续齐备。凭证上要求填列的项目必须足项填列齐全，不得遗漏。经办业务人员和有关部门的负责人必须在凭证上签名或盖章，对凭证的真实性和正确性负责。从外单位取得的原始凭证加盖单位公章。

书写工整、规范。凭证上的数字和文字必须填写清楚，有关财产物资和货币收付的凭证，其数字除用阿拉伯数字填写外，还要用汉字正楷大写，而且大写与小写的余额必须相符。如果填写时发生错误，应按照规定的更正方法进行更正，不得任意涂抹或刮擦、挖补。有关现金和银行存款的收付凭证，如果填写错误，则应将写错的凭证作废，重新填写。

一式几联的原始凭证，应按各联注明的用途使用，只能以一联作为入账报销联。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号。作废时，应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

2. 原始凭证的审核

为保证会计核算资料的真实性和合法性，会计部门对取得的一切原始凭证都必须经过严格认真的审核。只有经过审核准确无误的原始凭证才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。可见审核原始凭证是会计监督的一个重要环节。

原始凭证的审核一般主要从以下两个方面进行：

（1）审核原始凭证中所记载的经济业务合法性和真实性。即根据有关政策、法令、制度等审核经济业务是否合理、合法，是否符合有关规定，有无弄虚作假、违法乱纪、贪污舞弊等行为；审核经济活动的内容是否符合规定的审批权限和手续；审核业务费用是否符合规定的开支标准，并注意原始凭证有无伪造、涂改、虚报、冒领等情况，并注意有关人员签名签章是否真实合法。

（2）审核原始凭证填制的合规性、正确性和完整性。即审核原始凭证的填制是否符合规定的要求，如项目是否填列齐全，数字计算是否正确，大小写金额是否相符，有无涂改，数字和文字书写是否清晰，有关签名、盖章是否齐全等。

《会计法》规定：“会计机构，会计人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。”同时，《会计法》第十九条又规定，“会计机构、会计人员认为是违法的收支，应当制止和纠正；制止和纠正无效的，应当向单位领导人提出书面意见，要求处理，单位领导人应当在接到书面意见之日起十日内作出书面决定，并对决定承担责任。”

总之，审核原始凭证是会计机构、会计人员结合日常业务工作进行会计监督的基本形式。它可以保证会计核算的质量，防止发生贪污、舞弊等违法乱纪行为。

（四）记账凭证的填制与审核

1. 记账凭证的填制

记账凭证的主要作用是对原始凭证进行分类整理，按照复式记账的要求，运用会计科目编制会计分录，并据以登记账簿。因此，记账凭证必须具备以下基本内容：

（1）记账凭证的名称；

（2）填制凭证的日期和凭证的编号；

（3）会计科目、借贷方向和金额；

（4）经济业务的内容摘要；

（5）所附原始凭证的张数；

（6）填制、审核、会计主管等有关人员的签名或签章，此外收款和付款凭证还需要有出纳人员的签章。

记账凭证是进行会计处理的直接依据，记账凭证的填制除了必须严格遵守原始凭证的填制规则外，还应注意以下几个方面：

准确填写会计分录。必须按照会计制度统一规定的会计科目填写，不得任意简化或改动，同时注明记账方向，以便于记账。

摘要栏应简明概括经济业务的内容，既要防止简而不明，又要防止过于繁琐。记账凭证应附有原始凭证，并注明张数。除期末转账和更正错误的记账凭证可以没有原始凭证外，其他记账凭证都必须附有原始凭证，如一张或两张以上的记账凭证依据同一原始凭证，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“原始凭证×张，附在第××号凭证之后”。

对于只涉及现金和银行存款的业务，一般只编付款凭证，不再编收款凭证，以避免重复。

记账凭证上必须有填制人员、审核人员、记账人员和会计主管签章。对收款凭证和付款凭证必须先审核，后办理收、付业务。出纳人员应在有关凭证上签章，以明确经济责任。对已办妥收款或付款的凭证和所附的原始凭证，出纳人员要当即加盖“收讫”或“付讫”戳记，以免重收、重付。

2. 记账凭证的审核

记账凭证是根据审核无误的原始凭证填制的，是登记账簿的依据。为了保证账簿登记的准确性，记账前必须对已编制的记账凭证由专人负责进行认真严格的审核。审核的内容主要有以下几个方面：

（1）审核记账凭证是否附有原始凭证，是否同所附原始凭证内容相符，金额是否一致。

（2）审核记账凭证中应借、应贷的会计科目是否正确，应借应贷的金额是否一致，账户核算的内容是否符合会计制度的规定。

（3）审核记账凭证的摘要栏是否填列清楚，有无繁琐或不明确的地方。

（4）审核记账凭证的完整性、合规性。审核记账凭证应填写的项目是否填列齐全，有关人员的签名或签章是否齐全。

在审核中如发现记账凭证有记录不全或错误时，应重新填制或按规定办理更正手续。只有经过审核无误的记账凭证，才能据以登记账簿。

会计凭证的重要性及作用

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