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2023-11-23
使用Office办公软件进行数据分类汇总
【摘要】：步骤3：单击“确定”按钮，返回至表格中即可看到选中的数据已被分类汇总，如图7-92所示。使用“分类汇总”命令，不需要创建公式，Excel将自动创建公式，并对数据清单的某个字段提供诸如“求和”和“均值”之类的汇总函数，实现对分类汇总值的计算，而且将计算结果分级显示出来。
分类汇总功能是将很多数据根据字段名称先进行分类，然后在分类的基础上通过汇总函数进行计算并将结果分组显示出来，在处理大量数据时，可以节省时间并提高工作效率。
1.创建分类汇总
分类汇总需要先分类，然后再汇总，下面对销售表进行分类汇总，具体操作步骤如下：
步骤1：继续上面的操作，在“制作公司采购统计表.xlsx”工作表中选择B4：H13单元格区域，选择“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，如图7-90所示。
图7-90 单击“分类汇总”按钮
步骤2：弹出“分类汇总”对话框，勾选“每月用量”“每日最高需求量”“最高存量”“平均存量”复选框，取消勾选“汇总结果显示在数据下方”复选框，如图7-91所示。
图7-91 设置分类汇总
◆提示
在“分类汇总”对话框中各个选项的含义介绍如下：
●分类字段：要作为分组依据的列标题。
●汇总方式：用于计算的汇总函数。
●选定汇总项：要进行汇总计算的列，可以多选。
●替换当前分类汇总：选择该复选框，表示按本次分类要求进行汇总。
●每组数据分页：选中该复选框，表示将每一类数据分页显示。
●汇总结果显示在数据下方：选中该复选框，表示将分类汇总数据放在本类的最后一行。
步骤3：单击“确定”按钮，返回至表格中即可看到选中的数据已被分类汇总，如图7-92所示。
图7-92 分类汇总后的效果
◆知识链接
对于一个数据列表而言，如果能够在适当的位置加上统计数据，将使表中内容更加清晰易懂，Excel提供的分类汇总功能将帮助用户解决这个问题。使用“分类汇总”命令，不需要创建公式，Excel将自动创建公式，并对数据清单的某个字段提供诸如“求和”和“均值”之类的汇总函数，实现对分类汇总值的计算，而且将计算结果分级显示出来。打开如图7-91所示的“分类汇总”对话框。
单击“分类字段”的（下拉）按钮，在弹出的下拉列表中选择所需字段作为分类汇总的依据。
在“汇总方式”列表框中选择所需的统计函数，分类汇总命令可以支持如求和、均值、最大值、计数等多种函数。
在“选定汇总项”列表框中，选中需要对其汇总计算字段前面的复选框。例如，选择“单价”。
2.分级显示
分类汇总的结果可以形成分级显示，使用分级显示功能可以单独查看汇总结果或展开查看明细数据。
下面对销售表来进行分级显示，具体操作步骤如下：(www.chuimin.cn)
步骤1：利用这些分级显示按钮可以控制数据的显示，在图7-92中单击第6行左侧的（隐藏细节）按钮
，或单击该按钮上的级别条，则显示如图7-93所示的结果。
图7-93 显示效果
步骤2：单击（级别）按钮
，则显示如图7-94所示的效果。
图7-94 单击（级别）按钮1
步骤3：单击（级别）按钮
，则显示如图7-95所示的效果。
图7-95 单击（级别）按钮2
步骤4：如果要取消分级显示，在“数据”|“分级显示”组中，单击“取消组合”下拉按钮，在其下拉列表中选择“清除分级显示”选项，如图7-96所示。
图7-96 取消分级显示
◆知识链接
在显示分类汇总结果的同时，分类汇总表的左侧自动显示一些分级显示按钮，下面将讲解一下这些显示按钮的用途：
（显示细节按钮）：单击此按钮可以显示该组中的明细数据。
（隐藏细节按钮）：单击此按钮可以隐藏该组中的明细数据。
（级别按钮）：单击此按钮只显示总的汇总结果，即总计数据。
（级别按钮）：单击此按钮则显示部分数据及其汇总结果。
（级别按钮）：单击此按钮显示全部数据。
级别条：指示属于某一级别的细节行或列的范围。
3.删除分类汇总
如果想取消分类汇总的显示结果，恢复到数据列表的初始状态，具体操作步骤如下：
步骤1：选择分类汇总数据列表中的任一单元格，单击“数据”选项卡中“分级显示”组的“分类汇总”按钮，如图7-97所示。
图7-97 单击“分类汇总”按钮
步骤2：在打开的“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，即可取消分类汇总的显示，如图7-98所示。
图7-98 单击“全部删除”按钮
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