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2023-11-23
Office办公软件数据验证设置方法及效果
【摘要】：使用上面介绍过的方法，打开“数据验证”对话框。图7-26设置数据验证步骤4：设置完成后，单击D4单元格右侧的下三角按钮，在下方选择“男”，设置完成后的效果，如图7-27所示。图7-35设置数据验证◆知识链接在“数据验证”对话框中单击“全部清除”按钮，可将所设置的数据内容进行清楚，如图7-36所示。
在表格中输入数据时，难免会输入错误的数据信息，除了细致检查之外，Excel 2013提供了数据有效性功能，一旦输入违背了有效性，即可提示用户数据输入错误，以便及时修正。下面将讲解如何设置数据验证，具体操作步骤如下：
步骤1：打开附送资源文件中的CDROM|素材文件|Cha07|工作人员基本情况登记表—素材.xlsx，如图7-24所示。
图7-24 打开素材文件
步骤2：选择B4单元格，在后面输入填表人的姓名“程旭”，选择D4单元格，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，如图7-25所示。
图7-25 单击“数据验证”按锂
◆知识链接
在工作表中输入数据时，为了防止用户输入错误的数据，我们可以为单元格设置有效的数据范围，限制用户只能输入指定范围内的数据，极大地降低了人工输入数据产生错误的概率。
使用上面介绍过的方法，打开“数据验证”对话框。
在“设置”选项卡的“允许”下拉列表有很多种类的数据格式，各种格式的说明如下：
●“任何值”选项：该对话框中的默认选项，对输入数据不作任何限制，表示不使用数据有效性。
“整数”选项：指定输入的数值必须为整数。
●“小数”选项：指定输入的数值必须为数字或小数。
●“序列”选项：为有效性数据指定一个序列。
●“日期”选项：指定输入的数据必须为日期。
●“时间”选项：指定输入的数据必须为时间。
步骤3：弹出“数据验证”对话框，选择“设置”选项卡，将“验证条件”下方的“允许”设置为序列，“来源”设置为“男，女”，然后单击“确定”按钮，如图7-26所示。
图7-26 设置数据验证
步骤4：设置完成后，单击D4单元格右侧的下三角按钮，在下方选择“男”，设置完成后的效果，如图7-27所示。
图7-27 设置完成后的效果
步骤5：选择H4单元格，单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框，将“设置”选项卡“验证条件”下方的“允许”设置为序列，将“来源”设置为“满，汉”，然后单击“确定”按钮，如图7-28所示。
图7-28 设置数据验证
步骤6：单击H4单元格右侧的下三角按钮，在下方选择“汉”，如图7-29所示。
图7-29 设置完成后的效果
步骤7：选择J5单元格，单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框，将“设置”选项卡“验证条件”下方的“允许”设置为序列，将“来源”设置为“已婚，未婚”，然后单击“确定”按钮，如图7-30所示。
图7-30 设置数据验证
步骤8：单击J5单元格右侧的下三角按钮，在下方选择“已婚”，如图7-31所示。
(www.chuimin.cn)
图7-31 设置完成后的效果
步骤9：选中F7单元格，单击右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择“中”，如图7-32所示。
图7-32 设置外语及程度
步骤10：选择B7单元格，单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框，选择“输入信息”选项卡，将“标题”设置为“职称”，“输入信息”设置为“现职称”，如图7-33所示。
图7-33 设置输入前的提示信息
步骤11：返回至表格中，选中B7单元格，则会显示刚才设置的提示信息，如图7-34所示。
图7-34 设置完成后的效果
步骤12：选择F5单元格，单击“数据验证”按钮，在弹出的“数据验证”对话框中选择“设置”选项卡，将“验证条件”下方的“允许”设为“序列”，“来源”设置为“农村户口，城镇户口”，单击“确定”按钮即可，如图7-35所示。
图7-35 设置数据验证
◆知识链接
在“数据验证”对话框中单击“全部清除”按钮，可将所设置的数据内容进行清楚，如图7-36所示。
图7-36 单击“全部清楚”按钮
步骤13：单击该单元格右侧的下三角按钮，选择“农村户口”选项，如图7-37所示。
图7-37 设置完成后的效果
步骤14：使用同样的方法，设置政治面貌，将“来源”设置为“群众，团员，党员”，然后返回至表格中将“政治面貌”设置为“群众”，如图7-38所示。
图7-38 设置“政治面貌”
步骤15：选择B5单元格，单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框，将“设置”选择卡“验证条件”下方的“允许”设置为“文本长度”，“数据”设置为“等于”，“长度”设置为18，如图7-39所示。
图7-39 设置数据验证
步骤16：输入文本“37145*********1234”，如图7-40所示。
图7-40 输入文本
◆知识链接
当输入的学号小于或者超过18位时，Excel就会自动弹出警告信息，如图7-41所示。
图7-41 提示对话框
单击“取消”按钮或者右上角关闭按钮将对话框关闭，再次输入正确的数据即可。
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