Office办公软件-数据排序方法及步骤

2023-11-23 理论教育版权反馈

【摘要】：在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。对于数据列表而言，排序操作将以当前单元格所在的列作为排序基准。“排序”选项最多可同时按三个字段的递增或递减顺序对数据清单进行排序。

在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。

1.使用“排序”对话框

下面将讲解如何对表格数据进行排序，具体操作步骤如下：

步骤1：继续上面的操作，在“制作个人收入支出表-素材.xlsx”中选择A3：H15 单元格区域，右击，在弹出的快捷菜单中选择“排序”|“自定义排序”选项，如图7-4所示。

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图7-4　自定义排序

步骤2：弹出“排序”对话框，将“列”的“主要关键字”设置为“合计”，“排序依据”设置为“数值”，然后将“次序”设置为“降序”，单击“确定”按钮即可，如图7-5所示。

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图7-5　设置排序

◆知识链接

用户也可以通过以下两种方法来打开“排序”对话框。

1.在“开始”选项卡“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义排序”选项，如图7-6所示。

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图7-6　“自定义排序”选项

2.在“数据”选项卡“数据和筛选”组中单击“排序”按钮，如图7-7所示。

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图7-7　单击“排序”按钮

通过以上两种方式都可弹出“排序”对话框，如图7-8所示。

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图7-8　“排序”对话框

Excel 2013在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组提供了两个与排序相关的按钮，分别为（升序）按钮和（降序）按钮。

●“升序”按钮：按字母表顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。

●“降序”按钮：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。

如果所排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。对于数据列表而言，排序操作将以当前单元格所在的列作为排序基准。

步骤3：返回至Excel文档中，即可看到H4：H15单元格区域已被排序完毕，如图7-9所示。

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图7-9　排序后的效果

2.按颜色进行排序

除了按数值大小进行排序，还可以按颜色进行排序，具体操作步骤如下：(www.chuimin.cn)

步骤1：使用上面介绍的任意一种方法，打开“排序”对话框，设置“列”的“主要关键字”为“合计”，将“排列依据”设置为“单元格颜色”，在右侧选择单元格的颜色，如图7-10所示。

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图7-10　设置单元格的颜色

步骤2：单击“确定”按钮，返回至表格中即可看到刚才选择的颜色已经被置为顶端了，如图7-11所示。

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图7-11　设置完成后的效果

3.按笔画进行排序

按笔画进行排序的具体操作步骤如下：

步骤1：打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，如图7-12所示。

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图7-12　单击“选项”按钮

步骤2：弹出“排序选项”对话框，在“方法”组中选中“笔画排序”单选按钮，单击“确定”按钮，如图7-13所示，然后返回至“排序”对话框，根据需要对其进行设置即可。

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图7-13　勾选“笔画排序”按钮

在“排序依据”下选择排序类型，其中包括：

·“数值”：表示按文本、数字或日期和时间进行排序。

·“单元格颜色、字体颜色或单元格图标”：表示按格式进行排序。

在“次序”下选择排序方式，其中包括：

·“升序”：表示文本按从前往后、数字从低到高或日期从旧到新的顺序进行排序。

·“降序”：表示文本按从后往前、数字从高到低或日期从新到旧的顺序进行排序。

·“自定义序列”：表示基于自定义序列进行排序。

步骤3：若要添加作为排序的另一列，单击“添加条件”按钮；若要复制作为排序依据的列，单击“复制条件”按钮；然后根据需要进行调整即可。单击“删除条件”按钮可以删除不需要的对象；若要更改列的排序顺序，选择一个条目，然后单击“上移”或“下移”箭头更改顺序，如图7-14所示。

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图7-14　添加、复制、上移后的效果

步骤4：此时整个数据列表（或选定的数据区域）将按主要关键字值的大小排序，主要关键字值相同的行相邻排列。若指定了次要关键字，则主要关键字值相同的记录再按次要关键字值的大小排序。若指定了第三关键字，则依此类推。

“排序”对话框中的“数据包含标题”复选框，表示排序后的数据列表保留字段名称。如果对排序还有一些特别的要求，可在“排序”对话框中单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框。用户可根据需要进行设置。

“排序”选项最多可同时按三个字段的递增或递减顺序对数据清单进行排序。若要按三个以上字段排序，则必须重复使用两次或两次以上的排序操作方能完成。这时需注意Excel排序的特性，当两个字段值大小相同时，它会保留原来或上次排序的顺序。因此，对于三个以上字段排序时，应将重要的字段放在后面处理。

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