Word编辑文档必备技巧：添加页码和目录

2023-11-23 理论教育版权反馈

【摘要】：如果编辑长篇文档，为文档添加页码是十分必要的。Word可以自动而迅速地编排和更新页码。图1-126设置目录的字体和字号◆提示Word在创建一个目录时并不搜索文本框。◆知识链接编制目录后，如果在文档中进行了增加或删除文本操作，并引起页码发生了变化，或在文档中标记了新的目录项时，都需要重新编制目录。

如果编辑长篇文档，为文档添加页码是十分必要的。页码是一种最简单但使用最多的内容，通常都被放在页眉区或页脚区，因此，只要在文档中设置页码，实际上就是在文档中加入了页眉或页脚。Word可以自动而迅速地编排和更新页码。

1.设置页眉、页脚与页码

在Word 2013中，使用“页眉和页脚工具”功能，可以快速地完成文档页眉、页脚和页码的添加，具体操作步骤如下：

步骤1：双击文档的页眉处，在“页眉和页脚工具”|“设计”选项卡下的“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择“页面底端”|“普通数字3”，如图1-113所示。

pagenumber_ebook=44,pagenumber_book=38

图1-113　插入页码

步骤2：将鼠标置于页脚处，在“插入”选项卡“插图”组中单击“图片”按钮，在弹出的对话框中选择素材文件中的“图片3.jpg”，单击“插入”按钮，如图1-114所示。

pagenumber_ebook=44,pagenumber_book=38

图1-114　选择素材图片

步骤3：使用前面介绍过的方法，将图片衬于文字下方，并适当地调整图片的位置和大小，如图1-115所示。

pagenumber_ebook=44,pagenumber_book=38

图1-115　设置完成后的效果

◆提示

页眉和页脚只有在页面视图或打印预览中才是可见的。页眉和页脚与文档的正文处于不同的层次上，因此，在编辑页眉和页脚时不能编辑文档正文。同样，在编辑文档正文时也不能编辑页眉和页脚。

◆知识链接

页眉和页脚分别位于文档页面的顶部或底部的页边距中，常常用来插入标题、页码、日期等文本，或公司徽标等图形、符号。用户可以将首页的页眉或页脚设置成与其他页不同的形式，也可以对奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚。在页眉和页脚中还可以插入域，如在页眉和页脚中插入时间、页码，就是插入了一个提供时间和页码信息的域。当域的内容被更新时，页眉页脚中的相关内容就会发生变化。

如果要删除不需要的页眉页脚，可以在页眉或页脚编辑区选定要删除的内容。按Delete键即可将选中的页眉或页脚内容删除。

2.添加多级编号

为了便于区分文档层次，需要添加多级编号，具体操作步骤如下：

步骤1：将光标置于文本“培训分类”的左侧，选择“开始”选项卡“段落”组中的“多级列表”选项，在弹出的下拉列表中选择编号，如图1-116所示。

pagenumber_ebook=45,pagenumber_book=39

图1-116　应用编号列表

步骤2：使用同样的方法，在“培训流程”和“培训作用”的前方插入编号，如图1-117所示。

pagenumber_ebook=45,pagenumber_book=39

图1-117　设置完成后的效果

步骤3：将光标置于文本“企业培训按岗位”的左侧，在“段落”组中单击“多级列表”按钮，在弹出的下拉列表中选择编号，如图1-118所示。

pagenumber_ebook=45,pagenumber_book=39

图1-118　应用编号列表

步骤4：使用同样的方法为其他标题进行编号，结果如图1-119所示。

pagenumber_ebook=46,pagenumber_book=40

图1-119　设置完成后的效果

3.使用脚注和尾注

脚注是对文章中的内容进行解释和说明的文字，它一般位于当前页面的底部或指定文字的下方；尾注用于在文档中显示引用资料的出处或输入解释和补充性的信息，位于文档的结尾或者指定节的结尾。脚注和尾注都是用一条横线与正文分开的。

下面将讲解如何为策划方案添加脚注和尾注，具体操作步骤如下：

步骤1：在文档中选择“拓展培训”文本，在“引用”选项卡“脚注”组中单击“插入脚注”按钮，即可在页面底部插入，如图1-120所示。(www.chuimin.cn)

pagenumber_ebook=46,pagenumber_book=40

图1-120　单击“插入脚注”按钮

步骤2：设置脚注格式。单击“脚注”组右侧的对话框启动器按钮，弹出“脚注和尾注”对话框，在下方设置编号的格式，如图1-121所示，单击“应用”按钮即可。

pagenumber_ebook=46,pagenumber_book=40

图1-121　应用编号格式

步骤3：在如图1-122所示的位置处输入文字，并将“字体”设置为“宋体”，“字号”设置为小五。

pagenumber_ebook=47,pagenumber_book=41

图1-122　设置完成后的效果

◆提示

在文档中，脚注和尾注的生成、修改或编辑方法完全相同，不同之处在于它们在文档中出现的位置不同以及尾注不需要分隔符。在一个文档中，可以同时使用脚注和尾注两种形式来注释文本，并在文档的任何部分添加脚注或尾注标记，并给出相应的注释。默认设置下Word在同一文档中对脚注和尾注采用不同的编号方案。在任何一种视图方式下都可以在文档中添加脚注和尾注。我们仅以脚注为例，讲述如何在文档中插入脚注标记、输入脚注文本以及对脚注的查看和编辑等操作，用户可参阅对脚注的操作来使用尾注。

脚注由两个相关联的部分：“脚注标记”和“脚注内容”组成。“脚注标记”出现在文本正文中，一般是一个上角标记字符，用来表示脚注的存在，一页中有多个脚注时，可用带有数字的脚注标记表明脚注的序号。脚注标记有两种类型，Word自动设置的符号和编号或用户自定义的符号和编号。

4.创建文档目录

目录的作用是列出文档中的各级标题以及每个标题所在的页码。一般情况下，所有正式长文档中都应有目录，目录中包含正文的章、节名及各章节的页码位置等信息。

下面将讲解如何创建文档目录，具体操作步骤如下：

步骤1：将光标置于文本“培训分类”之前，单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”|“下一页”命令，在封面和正文中间插入一个空白页，如图1-123所示。

pagenumber_ebook=47,pagenumber_book=41