Office办公软件保护文档方法及步骤

2023-11-23 理论教育版权反馈

【摘要】：用户可以通过设置只读文档、设置打开文档权限密码和设置修改文档权限密码等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示“只读”字样。图1-44“启动强制保护”对话框步骤4：单击“确定”按钮，返回到Word文档中，此时文档处于保护状态，如图1-45所示。

用户可以通过设置只读文档、设置打开文档权限密码和设置修改文档权限密码等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

1.设置只读文档

只读文档是指用户可以打开并查看文档，但无权修改它。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示“只读”字样。设置只读文档有以下几种方法：

（1）常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体操作步骤如下：

步骤1：打开素材文件“租赁合同.docx”，单击“文件”选项卡，在打开的Office后台视图中选择“另存为”选项，弹出“另存为”界面，选择“计算机”选项，单击“浏览”按钮，如图1-28所示。

pagenumber_ebook=16,pagenumber_book=10

图1-28　单击“浏览”按钮

步骤2：弹出“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在弹出的列表中选择“常规选项”选项，如图1-29所示。

pagenumber_ebook=17,pagenumber_book=11

图1-29　选择“常规选项”

步骤3：弹出“常规选项”对话框，勾选“建议以只读方式打开文档”复选框，单击“确定”按钮，如图1-30所示。图1-30勾选“建议以只读方式打开文档”

复选框

步骤4：返回到“另存为”对话框，单击“保存”按钮即可。再次启动该文档时将弹出“Microsoft Word”提示对话框，并提示用户“是否以只读方式打开？”，如图1-31所示。

pagenumber_ebook=17,pagenumber_book=11

图1-31　提示对话框

步骤5：单击“是”按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

（2）标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，是只读文档。标记为最终状态的具体操作步骤如下：

步骤1：打开素材文件“租赁合同.docx”，单击“文件”选项卡，在打开的Office后台视图中选择“信息”选项，单击“保护文档”按钮，从弹出的下拉列表中选择“标记为最终状态”，如图1-32所示。

pagenumber_ebook=17,pagenumber_book=11

图1-32　选择“标记为最终状态”

步骤2：弹出“Microsoft Word”提示对话框，并提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”，如图1-33所示。

pagenumber_ebook=17,pagenumber_book=11

图1-33　提示对话框

步骤3：单击“确定”按钮，弹出“MicrosoftWord”对话框，并提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击“确定”按钮即可，如图1-34所示。

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图1-34　“MicrosoftWord”对话框

步骤4：再次启动文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”，此时文档的标题栏上显示“只读”，如果要编辑文档，单击“仍然编辑”按钮即可，如图1-35所示。

pagenumber_ebook=18,pagenumber_book=12

图1-35　单击“仍然编辑”按钮

2.设置打开文档权限密码

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置密码。设置打开文档权限密码有以下几种方法：

（1）常规选项

使用常规选项设置打开权限密码的具体操作步骤如下：

步骤1：打开素材文件“租赁合同.docx”，单击“文件”选项卡，在打开的Office后台视图中选择“另存为”选项，弹出“另存为”界面，选择“计算机”选项，单击“浏览”按钮。

步骤2：弹出“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在弹出的列表中选择“常规选项”选项。

步骤3：弹出“常规选项”对话框，在“打开文件时的密码”文本框中输入要设置的密码，如图1-36所示。

pagenumber_ebook=18,pagenumber_book=12

图1-36　输入要设置的密码

步骤4：单击“确定”按钮，此时弹出“确认密码”对话框，要求用户再次输入所设置的密码，如图1-37所示。输入完成后单击“确定”按钮。

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图1-37　“确认密码”对话框(www.chuimin.cn)

步骤5：返回“另存为”对话框后，单击“保存”按钮。当再次打开被加密的文档时，会弹出“密码”对话框，要求用户输入密码。如果用户想取消设置的密码可以按照下面的步骤进行操作：

步骤1：用正确的密码打开文档。

步骤2：按上述方法打开“常规选项”对话框，将所设密码删除，单击“确定”按钮。

步骤3：返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮。

（2）使用密码进行加密

使用密码进行加密具体操作步骤如下：

步骤1：打开素材文件“租赁合同.docx”，单击“文件”选项卡，在打开的Office后台视图中选择“信息”选项，单击“保护文档”按钮，从弹出的下拉列表中选择“用密码进行加密”，如图1-38所示。

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图1-38　选择“用密码进行加密”

步骤2：弹出“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮，如图1-39所示。

pagenumber_ebook=19,pagenumber_book=13

图1-39　“加密文档”对话框

步骤3：弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入刚才设置的密码，单击“确定”按钮，如图1-40所示。

pagenumber_ebook=19,pagenumber_book=13

图1-40　“确认密码”对话框

步骤4：再次启动该文档时会弹出“密码”对话框，在“请键入打开文件所需的密码”文本框中输入所谩置的密码，如图1-41所示，单击“确定”按钮。

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图1-41　“密码”对话框

3.设置修改文档权限密码

设置了修改文档权限密码，用户可以打开并查看文档，但无权修改它。设置修改文档权限密码有以下几种方法：

（1）常规选项

与设置打开文档权限密码的步骤相同，区别是要在“常规选项”对话框中的“修改文件时的密码”文本框中输入密码。

设置完成后，在打开文件时弹出的“密码”对话框中将多出一个“只读”按钮，不知道密码则只能以只读方式打开文档。

（2）启动强制保护

启动强制保护的具体操作步骤如下：

步骤1：打开素材文件“租赁合同.docx”，单击“文件”选项卡，在打开的Office后台视图中选择“信息”选项，单击“保护文档”按钮，从弹出的下拉列表中选择“限制编辑”，如图1-42所示。

pagenumber_ebook=20,pagenumber_book=14

图1-42　选择“限制编辑”

步骤2：在Word文档编辑区的右侧出现一个“限制编辑”窗格，在“编辑限制”组合框中勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，然后在其下方的下拉列表中选择“不允许任何更改（只读）”选项，单击“是，启动强制保护”按钮，如图1-43所示。

pagenumber_ebook=20,pagenumber_book=14

1-43　“限制编辑”窗格

步骤3：弹出“启动强制保护”对话框，在“新密码”和“确认新密码”文本框中都输入相同的密码，如图1-44所示。

pagenumber_ebook=20,pagenumber_book=14

图1-44　“启动强制保护”对话框

步骤4：单击“确定”按钮，返回到Word文档中，此时文档处于保护状态，如图1-45所示。

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图1-45　文档处于保护状态

步骤5：如果用户要取消强制保护，单击“停止保护”按钮，弹出“取消保护文档”对话框，在“密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮即可，如图1-46所示。

pagenumber_ebook=21,pagenumber_book=15

图1-46　“取消保护文档”对话框

◆提示

Microsoft不能取回丢失或忘记的密码，因此应将密码和相应文件名的列表存放在安全的地方。

Office办公软件保护文档方法及步骤

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