在编辑文档过程中，为了避免因断电、死机或系统自动关闭等情况造成的不必要损失，应该及时保存文档。......
2023-11-23
如何在Office办公软件中编辑文档
【摘要】：编辑文档是Word文字处理软件最重要的功能之一，下面将介绍如何编辑文档。图1-10单击“复制”按钮步骤2：将光标移动到新建文档中，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，如图1-11所示。在Word 2013中，可以为一个词、一句话或一段文字设置强调效果或特殊效果。
编辑文档是Word文字处理软件最重要的功能之一，下面将介绍如何编辑文档。
1.设置页面颜色
页面颜色是指显示在Word文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果，页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体操作步骤如下：
步骤1：新建空白文档后，在“设计”选项卡“页面背景”组中单击“页面颜色”按钮，在弹出的下拉列表中选择“其他颜色”选项，如图1-8所示。
图1-8 选择“其他颜色”选项
步骤2：弹出“颜色”对话框，选择“自定义”选项卡，将“红色”“绿色”“蓝色”分别设置为255、242、204，如图1-9所示，单击“确定”按钮。
图1-9 设置颜色值
2.复制与粘贴文本
复制与粘贴文本是指将文本制作一个副本，并将此副本“搬到”目标位置上，而原文本不动。复制粘贴文本的具体操作步骤如下：
步骤1：打开附送资源文件中的CDROM|素材文件|Cha01|“租赁合同.docx”范本文件，选中整篇文档，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”按钮，如图1-10所示。
图1-10 单击“复制”按钮
步骤2：将光标移动到新建文档中，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，如图1-11所示。
图1-11 使用“剪贴板”进行复制粘贴
◆提示
①使用Ctrl+A组合键可快速选中全文。
②选择需要复制的文本，使用Ctrl+C和Ctrl+V组合键可快速进行复制、粘贴。
③选择需要复制的文本，按Shift+F2组合键，状态栏中将会出现“复制到何处？”字样，在目标位置单击，按Enter键即可。
◆知识链接
剪切文本的操作与复制文本的操作相似，单击“粘贴”按钮后会出现一份相同的信息，区别在于剪切文本后，原位置的文本消失。选择需要剪切的文本，使用Ctrl+X和Ctrl+V组合键可快速进行剪切粘贴。
3.选择文本
在对文本内容进行编辑之前，需要先选择文本，选择文本的具体操作步骤如下：
步骤1：将鼠标指针定位到所要选择的文字的开始位置，按住鼠标左键将其拖动到所要选择文本的结束位置，释放鼠标。
步骤2：此时被选择的文本呈现灰色底纹显示，如图1-12所示。
图1-12 选中文本
4.设置字体和字号
要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。
设置字体和字号的具体操作步骤如下：
步骤1：选中标题文本，在“开始”选项卡的“字体”组中，将“字体”设置为“宋体”，“字号”设置为“三号”，字形设置为“加粗”，如图1-13所示。
图1-13 设置字体字号
步骤2：选择“甲方：_______（出租方）”文本，在“开始”选项卡的“字体”组中，将“字体”设置为“宋体”，“字号”设置为“小四”，如图1-14所示。
图1-14 设置格式
步骤3：选中设置好的文本，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，待出现小刷子形状后，选择“乙方：________（求租方）”文本，即可设置同样的格式，如图1-15所示。
◆知识链接
如果用户需要使文本或整篇文章美观、引人注目，在Word 2013中可以通过给文本添加一些附加属性来改变其形态。
改变字形就是指给文字添加粗体、斜体等强调效果，或阴影、空心、下划线、删除线、底纹和边框等特殊效果。在Word 2013中，可以为一个词、一句话或一段文字设置强调效果或特殊效果。
·“增大字号”按钮
：增大所选文本字号。
·“减小字号”按钮
：减小所选文本字号。
·“更改大小写”按钮
：将所选文本改为全部大写、全部小写或其他常见的大小写形式。
·“清除所有格式”按钮
：清除所选内容的所有格式。
·“拼音指南”按钮
：为所选文本标注拼音。
·“字符边框”按钮
：为选中文本添加或取消边框。
·“加粗”按钮
：为选中文本加粗或取消加粗。
·“倾斜”按钮
：设置选中文本倾斜或取消文本倾斜。
·“下划线”按钮
：设置选中文本添加或取消下划线。单击按钮右侧的下拉按钮可弹出下划线类型下拉列表，以便从中选择下划线。此外，用户还可利用该工具的下拉列表设置下划线颜色。
·“删除线”按钮
：为选中文本添加或取消删除线。
·“下标”按钮
.在文本行下方创建小字符。
·“上标”按钮
：在文本行上方创建小字符。
·“文本效果和版式”按钮
：可以对所选文本应用外观效果和设置版式，如阴影、发光等。
·“以不同颜色突出显示文本”按钮
：单击该按钮后，使文本看上去像是用荧光笔做了标记一样。单击右侧的下拉按钮，可在弹出的列表中设置所需颜色。
·“字体颜色”按钮
：可以更改文本颜色，单击右侧的下拉按钮，可以在弹出的颜色下拉列表中选择颜色。
·“字符底纹”按钮
：单击该按钮后，可以对所选文本添加底纹背景。(www.chuimin.cn)
·“带圈字符”按钮
：单击该按钮后，可以在字符周围放置圆圈或边框加以强调。
5.设置段落格式
用户设置了字体格式之后，还可以为文本设置段落格式，Word 2013提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。
设置段落格式的具体操作步骤如下：
步骤1：选中标题文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“居中”按钮，如图1-16所示。
图1-16 设置标题居中
步骤2：选择第一和第二段文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“左对齐”按钮，如图1-17所示。使用相同操作还可以为文本设置“文本右对齐”“两端对齐”和“分散对齐”。
图1-17 设置文本左对齐
步骤3：选中正文文本（第1段到最后1段），在“段落”组中单击对话框启动器按钮，弹出“段落”对话框，在“间距”组中将“段前”“段后”分别设置为0行，“行距”为“1.5倍行距”。
步骤4：在“缩进”组中将“特殊格式”设置为“首行缩进”“2字符”，单击“确定”按钮，如图1-18所示。
图1-18 设置段落格式
◆提示
一般情况下，文本行距取决于各行中文字的字体和字号，如果某行大于周围其他文字的字符，例如有图形或公式等，Word就会增加该行的行距。
◆知识链接
段落指的是以段落标记作为结束的一段文本内容，因此段落可以包括文字、图片、各种特殊字符等。
一般情况下，在输入文档的过程中按Enter键表示换行并且开始一个新的段落，这时新段落的格式就会自动设置为上一段落中的字体和段落格式。如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用上一段的格式和间距。
如果在文档中按Shift+Enter组合键，则表示文字换行并不换段，如果该段落设置了段前、段后行距，换行后的文字就不会受影响。如果在文档中按Ctrl+Enter组合键，则表示文字换行、换段并开始新的一页。
6.插入并编辑文本框
文本框是一个独立的文本编辑场地，它作为存放文本或图形的容器，可设置在页面的任何位置上。将文字或图像放入文本框后，可以进行一些特殊的处理，如更改文字方向、设置文字环绕或实现在不同的版面移动文本。
在编辑Word文档时经常会用到文本框，插入并编辑文本的具体操作步骤如下：
步骤1：在“插入”选项卡“文本”组中单击“文本框”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“绘制文本框”选项，如图1-19所示。
图1-19 选择“绘制文本框”选项
步骤2：在文档中绘制文本框，切换到“文本框工具”下的“格式”选项卡，在“文本框样式”组中单击对话框启动器按钮，弹出“设置文本框格式”对话框，在“线条”组中选择虚实为“实线”，线条颜色设置为黑色，粗细为“0.75磅”，如图1-20所示。
图1-20 设置文本框颜色
步骤3：在文本框中输入文字，在“开始”选项卡“字体”组中将“字体”设置为“仿宋”，“字号”设置为“小五”，“字体颜色”设置为“黑色”，如图1-21所示。
图1-21 设置文字格式
步骤4：使用同样的方法，继续绘制文本框并输入文字，并对文本框和文字进行设置，效果如图1-22所示。
图1-22 绘制文本框并输入文字
◆知识链接
用户除了可以手绘文本框，还可直接使用Word中提供的文本框样式，单击“插入”选项“文本”组中的“文本框”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需的文本框格式即可。
7.查找和替换文本内容
在对文档进行编辑的过程中，经常要查找某些内容，有时还需要对某一内容进行统一替换。对于较长的文档，如果手动去查找或替换，将是一件极其浪费时间和精力的事，且不能保证万无一失。
Word 2013为用户提供了强大的查找和替换功能，可以快速而准确地完成用户的任务。
查找和替换的具体操作步骤如下：
步骤1：单击“开始”选项卡“编辑”组中的“查找”按钮，或直接按Ctrl+F组合键，弹出“导航”任务窗格，在“搜索文档”区域中输入要查找的文本“租赁”，按Enter键，随即在导航窗格中查找到了该文本所在的位置，同时在Word文档中查找到的文本会以黄色突出显示出来，如图1-23所示。
图1-23 “导航”任务窗格
步骤2：如果用户要替换相关的文本，单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”按钮，或直接按Ctrl+H组合键，弹出“查找和替换”对话框。切换到“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入“租赁”，在“替换为”文本框中输入“出租”，如图1-24所示。
图1-24 “查找和替换”对话框
步骤3：单击“全部替换”按钮，弹出“Microsoft Word”提示对话框，提示用户“完成13处替换”，如图1-25所示。如果单击“替换”按钮，可以逐个进行查找并替换。
图1-25 提示对话框
步骤4：单击“确定”按钮，然后单击“关闭”按钮，返回到Word文档中，替换效果如图1-26所示。
图1-26 替换效果
◆知识链接
查找和替换功能不仅可以替换文本，也可替换格式。在“查找和替换”对话框中单击“更多”按钮，可以展示更多选项，如图1-27所示。
图1-27 “查找和替换”对话框的拓展面板
有关Office办公软件的文章
- 详细阅读
-
Office办公软件保护文档方法及步骤详细阅读
用户可以通过设置只读文档、设置打开文档权限密码和设置修改文档权限密码等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示“只读”字样。图1-44“启动强制保护”对话框步骤4：单击“确定”按钮，返回到Word文档中，此时文档处于保护状态，如图1-45所示。......
2023-11-23
-
如何在Office办公软件中创建数据透视表详细阅读
图8-94选择单元格步骤5：返回至“创建数据透视表”对话框，单击“确定”按钮即可，如图8-95所示。然后关闭“数据透视表字段”任务窗格。①刷新数据透视表。......
2023-11-23
-
如何在Office办公软件中创建饼图详细阅读
下面将介绍如何创建饼图，具体操作步骤如下：步骤1：继续“医药库存记录单—素材.xlsx”的操作，选择Bl：F15单元格区域，在“插入”选项卡“图表”纽中单击“插入饼图或圆环图”按钮，在弹出的下拉列表中选择“复合饼图”选项，即可创建饼图，如图8-78所示。图8-79设置饼图样式步骤3：单击“添加图表元素”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“数据标签”|“数据标签外”选项，如图8-80所示。......
2023-11-23
-
Office办公软件教程：如何打印图表详细阅读
下面将讲解如何打印图表，具体操作步骤如下：步骤1：继续“医药库存记录单一素材.xlsx”的操作，单击“文件”按钮，在左侧选择“打印”选项。打印预览视图中的效果与打印机上实际输出的效果完全一样，用户在屏幕上的“所见”，就是在打印机上的“所得”。如果所见效果不满意，直接使用打印预览视图中相应的按钮就可对有关设置进行修改，直到满意为止。打印预览视图中包括上一页、下一页、打印、页面设置、显示边距等按钮。......
2023-11-23
-
创建折线图-Office办公软件详细阅读
在实际工作中，除了经常使用柱形图以外，还会用到折线图、饼图等常见图表类型。图8-76设置趋势线步骤3：设置完成后的效果如图8-77所示。......
2023-11-23
-
设置Office办公软件警告信息详细阅读
在用户输入无效数据时向其发出警告，但不会禁止用户输入无效数据。下面将讲解如何设置警告信息，具体操作步骤如下：步骤1：继续上面的操作，在“工作人员基本情况登记表—素材.xlsx”的B6和B7单元格中输入文本，如图7-42所示。图7-45设置出错警告◆知识链接此时在F6单元格中，输入文本长度超过11位数时，Excel就会自动弹出如图7-46所示的对话框进行提示。......
2023-11-23
-
Office办公软件中的单元格引用及用法详细阅读
单元格引用是Excel中的术语，指用单元格在表中的坐标位置来标识，以指明公式中所使用的数据的位置。还可以引用同一个工作簿不同工作表的单元格或区域、不同工作簿的单元格或区域，甚至其他应用程序中的数据。相对引用分以下几种情况：①“单元格相对引用”：用单元格所在的列标和行号作为其引用。例如，E6引用了第E列与第6行交叉处的单元格。......
2023-11-23
相关推荐