条件格式：用于直观展示和分析数据

2023-11-20 理论教育版权反馈

【摘要】：使用条件格式可以直观地查看和分析数据，如突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值等，使用数据条、色阶和图标集可以直观显示数据。如果条件为True，则满足条件的单元格区域进行格式设置；如果条件为False，则不满足条件的单元格区域进行格式设置。

使用条件格式可以直观地查看和分析数据，如突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值等，使用数据条、色阶和图标集可以直观显示数据。

条件格式的原理是基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为True，则满足条件的单元格区域进行格式设置；如果条件为False，则不满足条件的单元格区域进行格式设置。

1.使用双色刻度设置所有单元格的格式

双色刻度使用两种颜色的深浅程度来比较某个区域的单元格，颜色的深浅表示值的高低。例如，在绿色和红色的双色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色更绿，而较低值单元格的颜色更红。

（1）快速格式化。选择单元格区域，在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”下拉按钮，在其下拉列表中选择“色阶”选项，选择需要的双色刻度即可。

（2）高级格式化。选择单元格区域，在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”下拉按钮，在其下拉列表中选择“管理规则”选项，打开“条件格式规则管理器”对话框，如图4-48所示。

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图4-48　“条件格式规则管理器”对话框

若要添加条件格式，可以单击“新建规则”按钮，打开“新建格式规则”对话框，如图4-49所示。若要更改条件格式，可以先选择规则，单击“确定”按钮返回上一级对话框，然后单击“编辑规则”按钮，将显示“编辑格式规则”对话框（与“新建格式规则”对话框类似）。在该对话框中进行相应的设置即可。

在“新建格式规则”对话框的“选择规则类型”列表框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”选项，在“编辑规则说明”选项组中设置“格式样式”为“双色刻度”。选择“最小值”栏和“最大值”栏的类型，可执行下列操作之一。

（1）设置最低值和最高值的格式。选择“最低值”选项和“最高值”选项，此时不输入具体的“最小值”和“最大值”的数值。

（2）设置数字、日期或时间值的格式。选择“数字”选项，然后输入具体的“最小值”和“最大值”。

（3）设置百分比的格式。选择“百分比”选项，然后输入具体的“最小值”和“最大值”。

（4）设置百分点值的格式。选择“百分点值”选项，然后输入具体的“最小值”和“最大值”。百分点值可用于以下情形：要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值（如前20个百分点值），用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值（如后20个百分点值），因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

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图4-49　“新建格式规则”对话框

（5）设置公式结果的格式。选择“公式”选项，然后输入具体的“最小值”和“最大值”。

2.用三色刻度设置所有单元格的格式(www.chuimin.cn)

三色刻度是使用三种颜色的深浅程度来比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高、中、低。例如，在绿色、黄色和红色的三色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色为绿色，中间值单元格的颜色为黄色，而较低值单元格的颜色为红色。

3.数据条可查看某个单元格相对于其他单元格的值

数据条的长度代表单元格中的值。数据条越长表示值越高，数据条越短表示值越低。在观察大量数据中的较高值和较低值时，数据条尤其有用。

实践训练

目的

（1）掌握美化单元格的方法。

（2）会使用自动套用表格格式功能。

（3）会套用单元格格式。

（4）会添加单元格和整个表格的边框。

（5）能够打印工作表。

内容

修改本节中所做的“××商贸有限公司人员资料表.xlsx”工作簿，要求如下。

（1）标题文字颜色改为“红色”，字号改为“46”。

（2）为标题文字所在单元格添加一种Excel 2010自带的边框样式。

（3）为整个表格区域设置边框为图案类型（可选用Excel 2010自带的，也可以使用自己提供的）。

（4）设置页面大小为B5纸张，上下页边距分别为1.1厘米和1.2厘米，左右页边距均为2厘米。