项目各阶段数据采集实践方法

2023-11-19 理论教育版权反馈

【摘要】：在项目结束后，华智按照要求对各项成本分别进行测量。在项目实施过程中，项目规模数据可能会随着项目目标的变化而发生变化，因此需要在项目不同阶段、各里程碑对项目规模数据进行重新测量、采集。在项目组完成直接成本的估算后，项目采集小组将数据采集至数据采集表中。华智财务部门在统计间接人力成本时，会直接计算、采集以上非项目组人员的人力资源费用，以上数据直接可以从组织的财务系统中采集获得。

华智公司采用项目管理系统、任务管理系统对项目任务完成情况（规模、进度）进行监控，采用工时登记系统辅助对项目工作量（直接人力成本等）进行测量，采用财务系统对直接非人力成本进行测量。项目管理系统中将工时登记系统、任务管理系统、财务系统等成本相关数据进行整合。如图3-4所示。

华智项目管理系统能够实时采集项目当前规模、进度、工作量、成本等偏差情况，并给出初步的项目健康度状况分析。根据偏差的不同情况，经过计算获得项目是否健康（绿灯健康、红灯风险大、黄灯预警）。项目管理系统能够根据项目偏差情况给出纠正措施建议，指导华智项目经理对偏差进行调整：如增加人力资源、计划变更或裁剪项目范围等。

图3-4 系统示意图

在项目研发过程中，华智项目成员定期或事件驱动地对已发生的直接成本进行测量。在项目结束后，华智按照要求对各项成本分别进行测量。

为了保证数据的正确性，华智对测量的数据建立专人、多层审核制度。在审核的过程中如果发现问题，相关负责人应及时通知问题责任人进行修改，问题责任人应及时进行修正并再次提交相关负责人进行审核直至问题得到解决。

华智数据审核主要包括对数据的真实性、同步性、一致性、有效性、及时性、分布性等的审核。

当数据采集、审核完毕之后，需要对数据进行保存。华智建立了过程数据库来对成本相关数据进行保存。华智对成本相关数据采用分级管理：个人私有数据、项目组私有数据、企业私有数据等。

为了进一步验证项目成本相关数据，华智公司要求在项目结项时对项目规模、进度、成本、工作量等进行准确测量，明确项目实际规模与估算的偏差，为华智后续项目规模估算提供依据。

1.采集规模数据

项目规模在项目开展的过程中随着项目目标的逐渐清晰而清晰。项目前期主要是对规模进行估算，项目后期则是对规模进行准确测量。

规模估算数据在项目策划完成后就可以采集。在项目实施过程中，项目规模数据可能会随着项目目标的变化而发生变化，因此需要在项目不同阶段、各里程碑对项目规模数据进行重新测量、采集。华智规模数据采集表见表3-13。

表3-13 华智规模数据采集表

2.采集工作量数据

工作量数据采集项目成员在项目期间对该项目投入的工作量，工作量的单位多为：人天、人月、人时，通常情况会采用人天作为计量单位。

项目策划阶段完成后，华智在项目估算文档中采集工作量估算数据；在项目进展的过程中，华智通过工时登记系统、任务管理系统、项目周报、个人周报等来采集项目实际工作量。

华智员工可以通过该系统上报自己完成某项目某任务的工作量，工时登记系统会将员工登记的结果汇总，并可以根据人员级别进行“标准工作量”折算，即“一标准人日表示一个公司中等技术人员工作一天所付出的工作量”。

华智工作量数据采集表见表3-14。

表3-14 华智工作量数据采集表

该项目累计进度偏差为14.29%。

3.采集工期数据

工期数据采集项目的进度信息。进度的单位多为：天、月、时，在具体采集时往往采用天作为计量单位。(www.chuimin.cn)

项目策划完成后，华智在项目计划文档中采集工期估算数据；在项目进展的过程中，项目实际进度通过任务管理系统、项目周报、个人周报等来采集完成。

进度数据采集一般包括各阶段/任务的计划开始/结束时间、各阶段/任务的实际开始/结束时间、进度偏差等。采集的过程可以使用工具，也可以采用比较原始的数据采集表。

华智进度数据采集表见表3-15。

表3-15 华智进度数据采集表

4.采集成本数据

在项目策划期间，估算主要集中在直接和间接成本上。在项目组完成直接成本的估算后，项目采集小组将数据采集至数据采集表中。

在项目策划阶段完成对直接人力成本的估算后，项目采集小组收集策划数据并做相应记录，项目管理者可以根据收集的成本相关数据、各阶段占比等，对比组织历史数据、组织过程性能基线等，从而论证项目计划的可实施性。

在项目实施的过程中，直接人力成本主要表现为工作量。项目实施过程中需要加强对直接人力成本的跟踪监控，主要方法就是收集组织每周工作量等投入，与计划进行比较，从而辅助项目管理者进行决策，是继续坚持项目，还是改弦更张选择更可实施的项目。

成本数据的采集主要是结合组织、项目的工时登记系统，便于了解各个员工、各个项目、各个阶段投入多少工作量。见表3-16。

表3-16 成本数据采集表示例

a）直接人力成本数据采集。直接人力成本数据采集主要是采集本项目研发过程中项目组成员的工作量。

b）直接非人力成本数据采集。如前所述，直接非人力成本包括办公费、差旅费、培训费、业务费、采购费等。直接非人力成本，往往在公司的财务系统、办公系统等中采集，当各种以上直接非人力成本发生时，员工通过组织管理系统登录，从而确定各种费用。

以上费用在不同的文档、系统中进行采集，最终往往体现在华智公司的财务系统中。当各种费用发生时，员工应及时在系统中登录，系统根据财务科目自动计算生成数据。

c）间接人力成本数据采集。间接人力成本数据指开发方服务于研发管理整体需求的非项目组人员的人力资源费用分摊。包括研发部门经理、PMO或EPG人员、产品规划人员、组织级质量保证人员、组织级配置管理人员等的工资、奖金、福利等的分摊。

间接人力成本的采集往往会与直接人力成本挂钩。组织财务部门会将间接人力成本定期统一计算并分摊到直接人力成本中，从而指导项目对外报价。因此间接人力成本的采集往往伴随着项目直接人力成本的采集。

华智财务部门在统计间接人力成本时，会直接计算、采集以上非项目组人员的人力资源费用，以上数据直接可以从组织的财务系统中采集获得。

d）间接非人力成本数据采集。间接非人力成本数据指开发方不为研发某个特定项目而产生，但服务于整体研发活动的非人力成本分摊。包括开发方研发场地房租、水电、物业，研发人员日常办公费用分摊及各种研发办公设备的租赁、维修、折旧分摊。

间接非人力成本的采集往往也会与直接人力成本挂钩。华智财务部门会将间接非人力成本定期统一计算并分摊到直接人力成本中，从而指导项目对外报价。因此间接非人力成本的采集往往伴随着项目直接人力成本的采集。

组织财务部门在统计间接非人力成本时，会直接计算、采集以上服务于整体研发活动的非人力成本。以上数据可以直接从组织的财务系统中获得。

5.数据测量最终结果

华智数据测量的结果是成本及成本相关数据采集结果，如项目规模、工作量、工期、成本等采集数据。这些数据测量结果存放于华智过程数据库中。

项目各阶段数据采集实践方法

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