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2023-11-18
大学计算机实验指导：文档修订与共享
【摘要】：图3-6-1文档修订实例默认情况下，修订是处于关闭状态。同样的，如果选中“在批注框中显示所有修订”，文档右侧的修订框恢复显示。单击“审阅”选项卡的“修订”选项组中的“审阅窗格”按钮，将显示审阅窗格，其中显示将原文档与修订文档之间的具体差异情况。④在合并结果文档中审阅修订，决定是接受还是拒绝。
1.审阅与修订文档
Word提供了多种方式来协助多人共同完成对文档的审阅，常用的有批注、修订。
1）添加批注
编写好的文档，一般会在相关人员之间进行传阅、修改。利用Word中的批注功能，审阅者可以方便地在文档页面空白处添加注释信息。同时，Word 2010还可以不同的底纹颜色和用户名称对不同审阅者的批注加以区别。
添加批注的操作步骤为：
①选中要添加批注的文本或将插入符置于要插入批注的位置。
②单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“新建批注”按钮，在页面右侧边距显示的红色批注编辑框中输入批注文本。
③单击批注编辑框外的任意位置，退出编辑状态，完成批注的添加。
2）查看和删除批注
默认情况下，可以通过显示在页面右侧的批注框查看批注内容。在“审阅”选项卡“批注”组中，可选择“上一条”或“下一条”按钮定位到文档中的上一条或下一条批注。
要快速删除单个批注，可右击该批注，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”选项或将插入符置于批注中，然后单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“删除”按钮。要快速删除文档中的所有批注，可单击文档中的一个批注，然后在“审阅”选项卡上“批注”组中单击“删除”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“删除文档中的所有批注”项。
3）修订文档
Word的“修订”功能，可以将文档中插入、删除或修改过的内容以特殊的字体、颜色或标记显示在每一处修改过的文档中。文档保存退出，在下次打开后也能显示上一次编辑情况的记录。利用“修订”功能，审阅者可以对文档进行批改，同时也保留文档原貌。作者收到修改后的文档，对所做过的修改一目了然，且可选择性的接收修改意见。
（1）开启和关闭修改状态
在修订状态下对文档进行修改，直接插入的文档内容会通过不同的颜色和下划线标记下来，删除的内容可以在右侧的页边空白处的批注框中显示出来。所有修订的动作均可以在右侧的修订框中被记录下来。如图3-6-1所示为一修订实例。
图3-6-1 文档修订实例
默认情况下，修订是处于关闭状态。打开修订的操作步骤为：打开文档，单击“审阅”选项卡“修订”组中的“修订”按钮，当“修订”按钮处于按下状态，修订状态开启。再次单击“修订”按钮，使其处于弹起状态，则退出修订状态。
（2）修订选项的设置
常用的修订选项及设置方法如下：
切换修订标记的显示位置。修订标记可以“批注框”方式和“嵌入式”方式。如图3-6-1所示实例中删除内容是以“批注框”方式显示。单击“审阅”选项卡“修订”组的“显示方式”按钮，在下拉菜单中选择“批注框”再选中“以嵌入方式显示所有修订”，文档右侧的修订框消失，修订标记改为在文档内以嵌入的方式显示。同样的，如果选中“在批注框中显示所有修订”，文档右侧的修订框恢复显示。
设置修订状态。修订标记状态有四种状态：显示标记的最终状态；最终状态；显示标记的原始状态；原始状态。如果想预先看一下文档在修订后的状态，则需点击“审阅”选项卡“修订”组中修订标记显示状态列表框中的“最终状态”列表项，之后所有修订标记将被隐藏，此时没有真正改变文档的修订状态。再单击显示状态列表框中的“显示标记的最终状态”列表项时，新修订的内容仍会以修订标记的形式呈现。设置修订状态如图3-6-2所示。
图3-6-2 设置修订状态
修订样式的设置。为了更好地区分不同人和不同的修订内容，可以对修订样式进行设置，具体操作步骤如下：
①“审阅”选项卡的“修订”选项组中，单击“修订”按钮下的向下三角箭头，在打开的下拉列表中单击“修订选项”命令，打开“修订选项”对话框，如图3-6-3所示。
图3-6-3 “修订选项”对话框
②“标记”“移动”“表单元
格突出显示”“格式”“批注框”5个选项区域中，可以根据浏览习惯和具体需求设置修订内容的显示情况。
4）接受或拒绝修订
文档作者在查阅修订时，可点击打开“审阅”选项卡“更改”组中“接受”按钮下拉列表，如果单击“接受并移向下一条”，则接收当前的修订并查看下一条修订；如果单击“接受对文档的所有修订”则接受所有修订。
同样，点击打开“审阅”选项卡“更改”组中“拒绝”按钮下拉列表，如果单击“拒绝并移向下一条”，则拒绝当前的修订并查看下一条修订；如果单击“拒绝对文档的所有修订”则拒绝所有修订。
2.比较与合并文档
文档经过审阅后，可能会产生多个包含有编辑结果和修订意见的副本。Word提供了文档比较功能，可快速查看修订前后的两个文档之间的差异，并可将他们合并为一个。
1）比较文档
比较修订前后的文档的操作步骤如下：
①单击“审阅”选项卡的“比较”组中“比较”按钮，打开“比较文档”对话框，如图3-6-4所示。
图3-6-4 “比较文档”对话框
②在“原文档”列表框中，查找输入作为原文档的文档；在“修订的文档”列表框中，查找输入修订后的文档。
③单击“确定”按钮，此时两个文档之间的不同之处将突出显示在“比较结果”文档的中间。单击“审阅”选项卡的“修订”选项组中的“审阅窗格”按钮，将显示审阅窗格，其中显示将原文档与修订文档之间的具体差异情况。
2）合并文档
合并文档可将修订后文档中的编辑结果和修订意见合并到一个原文档中，具体操作步骤如下：
①单击“审阅”选项卡的“比较”组中“合并”按钮，打开“合并文档”对话框，如图3-6-5所示。
图3-6-5 “合并文档”对话框
②在“原文档”列表框中，查找输入作为原文档的文档；在“修订的文档”列表框中，查找输入修订后的文档。
③单击“确定”按钮，Word将新建一个合并结果文档。
④在合并结果文档中审阅修订，决定是接受还是拒绝。
⑤保存合并结果文档。
3.删除文档中的个人信息
文档及其副本中可能包含有隐藏的数据和个人信息，与其他人共享文档之前，可以删除这些隐藏的信息。使用Office 2010中的文档检查器可以查找并删除Word文档中的隐藏的数据和个人信息，具体操作步骤如下：
①打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的Office文档或其副本。
②打开“文件”选项卡，选择“信息”选项，依次单击“检查问题”“检查文档”命令（如图3-6-6所示），打开“文档检查器”对话框。
图3-6-6 打开“文档检查器”
③在如图3-6-7所示“文档检查器”对话框中选择要检查的隐藏内容类型，然后单击“检查”按钮。
图3-6-7 “文档检查器”对话框
④检查完成后，在“文档检查器”对话框中审阅检查结果，并在所要删除的内容类型旁边，单击“全部删除”按钮。
4.标记文档的最终状态
当完成文档编辑和修订后，为了保护文档，可以将文档设置成最终状态，表示这篇文档的编辑已是最终版本。设置为最终状态后，文档被设为只读并将禁用键入、编辑命令和校对标记等编辑命令。标记文档的最终状态的操作步骤如下：
①打开要标记最终状态的文档。
②打开“文件”选项卡，选择“信息”选项。(www.chuimin.cn)
③单击“保护文档”，选择“标记为最终状态”命令。
5.共享文档
在Word中可以通过电子邮件和把文档转换成PDF文档的方式与他人共享文档。
1）通过电子邮件共享文档
在Word中将文档通过电子邮件方式发送的操作步骤为：
①打开“文件”选项卡，单击“保存并发送”。
②选择“使用电子邮件发送”，单击“作为附件发送”命令，如图3-6-8所示。
2）换成PDF文档
PDF文件格式与操作系统平台无关，也就是说，PDF文件可以在Windows，Unix还是Mac OS操作系统中通用。这一特点使它成为在Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。把Word文档转换为PDF文档的操作步骤如下：
①打开“文件”选项卡，单击“保存并发送”。
②选择“使用电子邮件发送”，单击“以PDF形式发送”命令，如图3-6-8所示。
图3-6-8 转换为PDF文档
6.其他
1）自动图文集
自动图文集是指用来存储要重复使用的文字或图形的文档部件，例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。在Word中，可以这些反复使用的固定内容定义为自动图文集词条，并在需要时引用。自动图文集操作步骤为：
①输入需要定义为自动图文集词条的内容，并进行格式设置。
②选择需要定义为一组自动图文集词条的内容，打开“插入”选项卡，单击“文本”组中的“文档部件”按钮，在下拉列表中选择“自动图文集”下的“将所选内容保存到自动图文集库”。
③在打开的如图3-6-9所示的“新建构建基块”对话框中，输入词条名称名称，并设置其他属性，然后单击“确定”按钮。
图3-6-9 “新建构建基块”对话框
④把光标定位于文档中需要插入自动图文集词条的位置，然后打开“插入”选项卡，单击“文本”组中的“文档部件”按钮，在下拉列表中选择“自动图文集”，再选择定义好的词条名称，即可快速插入该词条的内容。
2）文档属性
Word文档属性是有关描述或标识文件的详细信息，其中包括标识文档主题或内容的详细信息，如标题、作者姓名、主题和关键字。通过设置Word文档属性，有助于管理Word文档。
Word中设置文档属性的操作步骤为：
①打开需要设置文档属性的文档。
②单击“文件”选项卡，再单击“信息”按钮，在右侧的属性区域中进行各项文档属性的设置，如图3-6-10所示。
图3-6-10 所示“选择SmartArt图形”对话框
调用并插入文档属性的操作步骤如下：
①将光标定位于文档中需要插入文档属性的位置。
②打开“插入”选项卡，单击“文本”组中的“文档部件”按钮，在下拉列表中选择“文档属性”。
③在“文档属性”列表中选择所需的属性插入文档中。如图3-6-10所示为插入文档属性“标题”到页眉。
3）自定义文档部件
对于文档中反复使用的内容片段，可自定义为文档部件，比如某个表格框架。上面讲到的自动图文集、文档属性（如标题和作者）以及域都可定义为一个文档部件。自定义文档部件的步骤如下：
①将文档中将作为文档部件保存的内容片段进行格式化，然后将其选中。
②在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“文档部件”，然后单击“将所选内容保存到文档部件库”。
③在打开的如图3-6-11所示的“新建构建基块”对话框中，输入文档部件的名称，在“库”中指定存储的部件库（如图3-6-11所示选择“表格”）。
④单击“确定”按钮，完成文档部件的定义。
图3-6-11 自定义文档部件的“新建构建基块”对话框
使用自定义文档部件的步骤如下：
①打开文档，将光标定位于将插入文档部件的位置。
②在“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“文档部件”，然后单击“构建基块管理器”对话框，如图3-6-12所示。
图3-6-12 构建基块管理器
③在“构建基块”列表中选择新建的文档部件，单击“插入”按钮完成该部件的插入。
插入对象：
文本框、文档封面、艺术字、首字下沉和数学公式是Word文档编辑排版中经常使用的功能，这些功能可使文档内容更加丰富、表现形式更加多样美观。
4）文档封面
一个较长的或专业的文档往往需要一个精美的封面，Word 2010内置“封面库”提供了一个快速制作专业封面的手段。为文档添加封面的操作步骤如下：
①打开需要添加封面的文档，然后在“插入”选项卡的“页”组中，单击“封面”。
②在打开的系统内置“封面库”列表中，选中所需的封面类型。系统会将所选的封面插入文档的第一页中。如图3-6-13所示为一插入的示例封面。
图3-6-13 文本框样式列表
单击插入封面中的控件框，如“文档标题”“文档副标题”“摘要”等，在其中输入内容并设置格式，完成封面的制作。
如果要删除已插入的封面，则可在“插入”选项卡的“页”组中单击“封面”按钮，然后在弹出的下拉列表中执行“删除当前封面”命令。
如果要将自行设计的封面存入封面库以便再次使用，则可在“插入”选项卡的“页”组中单击“封面”按钮，然后在弹出的下拉列表中执行“将所选内容保存到封面库”命令。
5）数学公式
在科学计算中，有大量的数学公式、数学符号要表示。在Word中，可利用公式编辑器（Equation Editor）方便地编写复杂的数学公式，并能自动调整公式中各元素的大小、间距和格式编排等。产生的数学公式也可以用前面介绍的图形处理方法进行各种图形编辑操作。
在Word中，通过选择“插入”选项卡中“公式”按钮，然后利用“公式工具”的“设计”选项卡，插入和编辑数学公式。也可选择“对象”按钮，在其对话框的“新建”选项卡的“对象类型”列表框中选择“Microsoft公式3.0”后，将显示“公式”工具栏和公式输入框，如图3-6-14所示，其中虚线框为公式输入框，里面是正在编辑的数学公式。利用“公式”工具栏，可以很方便地编写出各种各样的数学公式。
图3-6-14 利用公式编辑器编辑公式示例
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