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Word高级功能:学生必备实验指导

【摘要】:在Word中,默认情况下选择创建的“空白文档”使用的是Normal.dotm模板,它规定了正文为五号、宋体,文档内容为空白,页面为A4纸。Word的创建书目功能可以快捷地实现参考文献的生成。图3-5-4“创建源”对话框

1.模板

样式为不同文字或不同的段落设置相同的格式提供了方便。而模板是指一个或多个文件,其中所包含的结构和工具构成了已完成文件的样式和页面布局等元素。也就是模板决定文档的基本结构和文档设置以及文档的框架,它可以认为是一组样式容器和集合。模板特别适用于创建经常使用的、格式要求一致的文档类型,例如信函、申请表和费用报表等。

在Word中,默认情况下选择创建的“空白文档”使用的是Normal.dotm模板,它规定了正文为五号、宋体,文档内容为空白,页面为A4纸。

Word提供的模板包括以下几大类:信函与传真、备忘录、简历、新闻稿、议事日程、Web主页等,他们以.dot为扩展名存放在“C:\用户\Username(本机用户名)\AppData\Roaming\Microsoft\Templates”文件夹下。用户可以通过选择“文件”选项卡的“新建”命令,在创建文档前选择相应的模板。

2.宏

如果在Word中经常要重复某些功能操作,可使用“宏”来自动执行这些操作,以提高工作效率。“宏”就是将一系列的操作命令和指令组合在一起,形成一个命令,以实现任务执行自动化的一种方法,它相当于DOS环境里的批处理文件*.bat。例如,使用宏可以组合多个命令,在文档中插入具有指定尺寸和边框、指定行数和列数的表格。

有两种方法创建宏,其一是录制宏,即让系统将操作过程如同使用摄像机摄像一样录制下来;其二是直接使用Visual Basic编辑器写宏。

录制宏的一般步骤是:

①单击“视图”选项卡,在“宏”区域内单击“宏”按钮,选择“录制宏”命令。

②在“录制宏”对话框中输入宏的名称,然后单击“确定”按钮。

③完成编辑宏之后,再单击“视图”选项卡,在“宏”区域单击“宏”按钮,选择“停止录制”命令,即可完成录制宏。

当指定了宏的运行方式,就可以使用相应工具栏、快捷键启动宏,也可在“宏”区域选择查看,然后执行相应的宏。

删除宏的步骤是:单击“视图”选项卡,在“宏”区域内单击“宏”按钮,选择要删除的“宏名”后,单击“删除”按钮。

3.项目符号、编号和多级列表

为了使文档结构富于层次,Word可以为文本添加项目符号、编号和多级列表。通常情况下,项目符号只是一种平行排列标志,表示某项下可有若干条目,条目之间没有顺序关系;编号也表示某项下可有若干条目,但条目之间有先后顺序;多级列表则对进一步对具体条目进行了细分。如图3-5-1所示为项目符号、编号和多级列表设置的效果示例。

图3-5-1 项目符号、编号和多级列表设置的效果

1)项目符号

项目符号:一般是图形或图片,也可以是文字或其他符号。添加项目符号的操作步骤如下:

①在文档中选择想要添加项目符号的文本。

②在“开始”选项卡上的“段落”组中,单击“项目符号”按钮,此时将添加默认格式的项目符号。如果单击“项目符号”按钮旁的向下三角箭头按钮,将弹出如图3-5-2所示项目符号列表,选择其中一个项目符号应用于当前文本。

图3-5-2 “项目符号库”列表

如需自定义项目符号,可在项目符号列表中选择“定义新项目符号”命令,之后在打开的“定义新项目符号”对话框中,可对项目符号的字体、对齐方式进行设置。

2)编号

编号是指有先后顺序,为连续的数字或字母。添加编号的操作步骤如下:

①在文档中选择想要添加编号的文本。(www.chuimin.cn)

②在“开始”选项卡上的“段落”组中,单击“编号”按钮,此时将添加默认格式的编号。如果单击“编号”按钮旁的向下三角箭头按钮,将弹出“编号库”下拉列表,选择其中一个格式的编号应用于当前文本。

如需更改编号格式,则可在“编号库”下拉列表中选择“定义新编号格式”命令,然后在“定义新编号格式”对话框中设置“编号样式”“编号格式”和“对齐方式”。

3)多级列表

多级列表可以清晰地表明各层次之间的关系。创建多级列表必须先确定多级格式,然后可输入项目内容,操作步骤如下:

①在文档中选择想要添加多级列表的文本。

②在“开始”选项卡上的“段落”组中,单击“多级列表”按钮,弹出的列表中选择一种多级列表编号格式。

③选中需要更改级别的文本,并再次单击“多级列表”按钮,在弹出的列表中选择“更改列表级别”,并在下一级菜单中选择需要设置的列表级别。

④依次设置完成所有需要更改级别的文本。在文档中,可以看到创建的多级列表编号。如图3-5-3所示。

1)创建书目源信息

源可能是一本书、一篇文章或一个网站。创建源的操作步骤如下:

①单击在“引用”选项卡上的“引文与书目”组中“样式”旁边的向下三角箭头,在弹出的源样式列表中选择要用于引文和源的样式。

②在文档中要引用的句子或短语的末尾处单击鼠标。

③单击“引用”选项卡上的“引文与书目”组中的“插入引文”按钮,在下拉列表中再单击“添加新源”命令,打开如图3-5-4所示的“创建源”对话框,在该对话框中输入源的书目信息。

④单击“确定”按钮。

2)创建书目

文档中插入一个或多个源信息后,可以开始创建书目。创建书目的方法是:

* 将光标定位于要插入书目的位置,一般是文档末尾。

* 单击在“引用”选项卡上的“引文与书目”组中的“书目”,打开书目样式列表。

* 在书目样式列表中选择一书目格式,或者直接选择“插入书目”命令,即可将书目插入文档中。

图3-5-3 “多级列表”下拉列表

4.创建书目

论文的末尾,通常需要列出参考文献。Word的创建书目功能可以快捷地实现参考文献的生成。在创建书目之前,需在文档中建立书目的源信息,然后以此来自动生成书目。

图3-5-4 “创建源”对话框