2004年雅典奥运会火炬在北京传递项目的执行与监督

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【摘要】：项目发起人：2004年雅典奥组委、北京市政府、北京奥组委。对举办2008年北京奥运会具有现实的指导作用。项目目标：项目交付物——圆满举办2004年雅典奥运会火炬在北京传递活动；项目费用——XX万元；项目生命期——2004年1月1日至2004年7月16日。在火炬传送的当天，需要对火炬传递的全过程进行实时监控。

一、项目概况

项目名称：2004年雅典奥运会火炬在北京传递大型活动项目管理。

项目类型：大型体育社会活动。

项目来源：国际奥委会批准，雅典奥组委提议。

项目发起人：2004年雅典奥组委、北京市政府、北京奥组委。

项目组织方：北京市政府和北京奥组委。

项目背景：1912年顾拜旦提出了点燃奥林匹克圣火的建议，1928年开始实施点燃奥林匹克圣火的仪式，自1936年起，奥林匹克圣火开始从奥运会的故乡希腊奥林匹亚点燃火炬，然后将火炬接力传到主办国，并于奥运会开幕前三天到达举办城市，开幕式时进入会场，一般由东道国著名运动员点燃塔上焰火，直至闭幕时熄灭。北京奥组委组织这次奥运圣火在北京的传递活动，是举办2008年北京奥运会的前奏曲，对北京奥组委来讲也是一次全面的练兵。对举办2008年北京奥运会具有现实的指导作用。

项目目标：项目交付物——圆满举办2004年雅典奥运会火炬在北京传递活动；项目费用——XX万元；项目生命期——2004年1月1日至2004年7月16日。

项目组织与计划：中央政府、北京政府和北京奥组委等机构选出7人成立了高级决策层，下设项目管理办公室和5个专项工作组（仪式组、传递组、宣传组、后勤保障组、安全保障组）。制定了一系列的计划和实施方案，形成了一个活动的筹备计划体系，包括项目总体计划和项目各专项计划。其中，考虑到奥运火炬传递的特殊背景，项目专项计划又包括火炬传递计划、安全保卫计划、闭幕式计划、餐饮保障计划等。

二、项目执行

体育项目计划编制完之后，就要执行该计划。在项目执行过程中，不仅要按照项目计划统一实施项目活动，完成项目既定目标，还需要协调人和其他资源。

2.1 责任分配

在项目的执行过程中，大量的资源被消耗，项目的成果也在这一阶段产生。为组织和协调各项任务与工作，合理分配人力资源和其他相关资源，保证项目实施过程按计划进行，各项目工作责任必须落实到项目小组或个人。由于本项目工作分解结构较多，这里只列出项目整体工作结构的责任分配，如表4-9所示。

表4-9　项目整体计划责任分配矩阵

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续表4-9

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注：●审批　★负责　■参与　△通知

2.2 项目实施流程

由于该项目涉及众多人员的安排和节点的控制，在项目实际执行阶段面临着许多不确定性因素的影响，这就要求项目团队根据实际变动情况及时调整预先制定的计划，使其具有更大的可操作性。项目具体实施的流程如图4-18所示。

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图4-18　项目实施控制流程图

2.3 项目冲突管理

在项目的执行过程中，由于项目人员、设备、场地等资源的有限性，项目团队之间沟通不到位等原因，项目冲突不可避免，如成本费用冲突、人力资源冲突、项目进度冲突等等。对于项目有可能出现的冲突，采取以下办法：

（1）在项目运行中，由于项目之间存在相互联系、相互衔接的关系，因此在现场出现问题时，主要是几个项目经理进行协调工作。如果协调成功了，就可以执行。

（2）也有一种情况，就是两个项目之间协调有困难，意见不能达成一致时，需要现场总指挥进行协调，按总指挥的要求去执行，这样可以快速地解决问题，保证项目顺利进行。

（3）最特殊的一种情况是突发性事件，需要及时与指挥部联系，统一指挥，控制全局，增加力量，保证项目顺利进行。

三、项目监督

项目的监督伴随着项目的整个过程，要在项目的整个实施过程中适时监督、检查，对比实际情况与目标计划的一致性，如果出现偏差，分析原因，并制定相应的纠正措施。该项目由于系统庞大，涉及环节较多，现只对几个比较重要的监督过程进行重点介绍。

3.1 筹备期监督

（1）项目管理软件的应用

对于项目管理，北京奥组委使用P3E/C软件（PRIMAVERA Project Planner for Enterpriser，是大型项目管理活动常用的工具）进行项目的全面运行与管理，该软件在项目计划与控制方面的内容十分详细，主要是将制订的工作分解结构和各项工作计划时间输入软件中就能生成计划，依此计划便可以进行相关内容的控制，在项目实施的过程中，将实际的数据输入，就可以进行偏差对比分析。

（2）召开筹备工作检查会

根据准备工作，进行分组工作全面检查，项目办公室进行抽查工作，检查的工作方法是：

①列出检查的项目，从头到尾进行流程式的检查

②在检查中，项目负责人要说明项目检查的标准和工作要求

③项目主要负责人要全面介绍项目运行的过程和工作流程

④检查员根据领导工作要求和工作计划对检查的内容进行评估

⑤检查员对每个检查的实际情况要反馈意见，提出改进工作的建议和方法

⑥每个组根据检查组的意见，需要作进一步修改和完善计划工作，报道检查组进行重新审校，并上报项目办公室作变更申请。

3.2 临战前监督

（1）模拟演练

为使项目管理工作更加有效，我们分期分批地对项目运行管理的全过程进行模拟演练，从中找出运行中的问题，特别是发现交接工作中的信息丢失、重复设岗、管理盲区、漏项等问题，及时研究解决方案，弥补编制计划的不足和运行中的问题。实践证明这种方法很好，效果明显。

（2）抽查演练

对于十分重要的内容要进行多次演练。例如对于火炬手传递的顺序、时间控制、每个路段提前到岗的时间和相互配合的内容，要进行2—3次的分别演练，以确保组织工作的安全性和实况转播的效果。

3.3 现场指挥与监督(www.chuimin.cn)

在实际项目运行中，很重要的一点是要按原计划运行，要确立项目运行中的现场指挥员的权力，要绝对服从现场指挥员的命令，遇到突发问题，要及时报告，经指挥部同意后，才能采用备用方案。

3.3.1 项目全程实时监控

火炬传递过程中的实时监控图如图4-19所示。

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图4-19　火炬传递过程中的实时监控图

奥运圣火传递项目是属于流动性大型社会公众活动。在火炬传送的当天，需要对火炬传递的全过程进行实时监控。项目团队将现场指挥部设在北京市交通指挥中心，充分利用北京市现代化的交通道路实时监控系统，对火炬传递的线路和火炬手接力等现场情况进行监控。对于火炬传递的线路上所设的休息点及交通道路监控系统观测不到的地方，采取现场设专人进行报告，在现场运行中，一是使用电话，二是警察使用呼叫系统，三是分阶段在休息点使用计算机进行联系。这样使火炬现场点、线、面情况都能随时处在现场指挥部监控状态之中。

3.3.2 沟通与联系监督

在火炬传递的当天活动中，所有的事项都是动态的，控制不好随时都有可能发生突发事件，所以，在现场设立了统一指挥部，进行总体协调和统一指挥，项目规定了报告的内容和报告的时间，时间基本上是按计划时间提前20分钟，报告指挥部准备就绪的情况，主要内容是：餐饮是否到达，道路是否封闭，一切是否就绪。到时的各个时间段，报告项目运行正常的情况，主要报告内容是：是否已经就餐，饮料供给有无问题，运动员身体状况是否正常。20分钟后报告项目结束的情况，主要内容是：队伍是否已经出发，一切活动是否正常，是否已经到达下一个工作点，2小时后再进行联系。

3.3.3 车辆速度的监督

现场有指挥车负责现场指挥所有车辆，有开道警车、运动员车、救护车、摩托车、外方工作车、中方工作车等，掌握开道车的速度，为运动员掌握速度提供保障。

3.3.4 封闭道路工作

由于传递火炬的特点，交通部门要分段进行封闭工作，这需要与警车的速度和运动员实际传递时间相匹配。有一辆专用车，随时通知各路段的交通管理人员，提前20分钟封闭路段，要尽量减少道路群众的不便，还要保证传递工作的正常运行。

3.4 火炬传递速度计划执行与监督

火炬传递的速度控制是本次活动成败的关键环节，在火炬传递之前，各火炬拉力手、护跑手、火炬车队车长和司机要熟知《火炬手传递顺序和集结点安排计划》，并进行传递前的实战演练。在火炬传递过程中，要遵循现场指挥，严格按照计划安排执行。

由于火炬手人数众多，传递线路多，对于火炬传递速度，还采取了以下独特的实际管理办法：

（1）建立每10人一组的火炬接力运行机制，为有效地将几百名知名人士、优秀运动员安全保护好，为使整个活动正常有序地进行，将10人组成一组，每组跑完后，由一名规定的人员向领导报告项目结束；

（2）第二组10人将要传递火炬小组运行前，先由一名规定的人员向总部负责传递的指挥人员请示，第二组项目开始启动，总部提前几分钟下达命令，确保传递与前一组正常交接和正常运行；

（3）每10人传递工作后，要集中在一起，统一乘车，带回驻地休息，观察一段时间没有问题，可以回家，同时向总部报告第几组项目结束。

3.5 质量监督

按照经过与外方事前达成的工作计划、工作方案正常运行；按照国际奥委会的宣传内容和批准的运行模式进行；按照国际惯例正常运行，并对所有内容进行实地检查和控制。

3.6 安全监督

（1）对活动区域安全保卫工作

对于火炬接力大型活动项目来说，各种情况都会发生。首先是安全保卫工作，由市公安局、武警部队负责全程保卫，封闭管理，提前安排，重点保护，确保安全。

（2）对接力手的安全保护工作

在火炬接力工作中，火炬手的安全十分重要。现场可能会出现运动员由于天气热，可能中暑；有些名人火炬接力手由于身体素质不好，可能跑不下来；有些工作人员时间过长，会出现生病等现象。类似的情况在每个国家都有出现，项目组采取了急救车进行紧急处理，就近送到医院治疗的办法解决各种突发病人的问题，效果很好。

3.7 风险监督

大型活动的风险管理特别重要。本次活动具有筹备时间长、涉及人员层次多、人数多等特点，在活动的过程中难以保证每个人都不出问题、每件事情都进展顺利。项目团队对所有可能出现的情况进行了一一了解，按出现的概率和影响度对风险因素进行了等级分析，并制定出相应的预案。例如应急计划就是预案的一种，列出活动过程中最容易忽略的地方，并制定出应急措施。例如为火炬接力手选拔了后备火炬手、对重点接力手加强护跑手，并且还选定了若干名预备护跑手等。对车辆的安排，也制定了应急车辆及管理措施等。这些严密的应急计划对本次活动的顺利进行起到了保障作用。

3.8 成本监督

（1）严格执行批准的预算计划

对于预算计划，各组严格按照预算科目和总额进行执行。如发生特殊情况，各组组长有权使用备用金，但要写出特殊说明。

（2）过程的监控

在实施采购工作中，要保证两人共同完成所有过程，同时要两人签字，要有采购明细表。入库时，要做清点，并有交接手续。在使用时，要通过规定的手续进行登记，同时使用人要签字。

（3）建立抽查制度

对每个项目的采购、入库、使用等一系列过程进行跟踪式检查，必须做到每个环节都要有登记手续，检查所有过程要有证据。

（4）纠正措施

如果发现问题，要及时提出批评，并限期说明原因和提出整改的措施。

四、项目评价

项目执行与监督是将项目计划付诸实施的过程，并在过程中适时地监督、检查，对比分析实际情况与目标计划的一致性，并对可能出现的偏差分析原因，采取相应的纠正措施。在2004年雅典奥运会火炬在北京传递项目中，通过科学的项目实施控制流程、详细的项目监督措施，保证了项目的顺利进行，取得了圆满成功。

|体育项目结案案例导读|

项目结案

体育项目的所有目标工作均已完成，或者虽未完成，但是由于某种原因而必须要终止时，体育项目就进入了结案阶段。体育项目结案要遵循冲突性、规划性、全面性和延续性的原则。体育项目结案的主要内容包括体育项目收尾（管理收尾和合同收尾）、体育项目验收、体育项目审计和体育项目后评价。

体育项目结案是体育项目管理的最后一个阶段，结案活动的成功标志着体育项目的结束。由于体育项目接近完成时，项目经理人和项目团队的注意力往往转移到新的任务，有些成员也要调离。而结案工作常常是零碎、繁琐、费时、费力的，容易被人们忽略，因此特别强调体育项目结案的重要性，按照规范的流程进行项目结案，如图4-20所示。

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图4-20　体育项目结案的过程

2004年雅典奥运会火炬在北京传递项目的执行与监督

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