2008北京奥运开幕式启动规划案例

一、项目背景

奥运会开幕式一直以来是奥运会最重要的一部分，历经三年多的精心准备，近2万名中外艺术家和文艺工作者用奇妙的创意、高科技的手段、动人的表现手法，奉献给全世界一台经典的、无与伦比的奥林匹克视听盛宴，开幕式以“超常、震撼、盛大、壮观”展现了中国的自信与自豪。但开幕式的背后，是从创意、技术制作到组织运行的一个非常复杂、艰难的管理过程。项目管理团队必须从全局的角度科学筹划、安排各项工作，合理调配资源，化解矛盾与冲突，保证综合目标的实现。奥运会开幕式运营中心自成立之日起一直强调科学管理，运用项目管理系统统筹的理念加上项目管理的技术、方法和管理工具，以及与大型活动经验相结合，以确保项目的成功。

二、项目启动

2.1 项目目标

北京奥运会开幕式的指导思想是“精彩新颖、民族特色、时代特征、世界眼光”，努力使开幕式达到“闻所未闻、见所未见，展示奇思妙想，令人耳目一新”的效果。开幕式从创意到制作的过程要实现五个工作目标：要体现中国风格、人文风格和时代风貌；要蕴含“绿色奥运”“人文奥运”“科技奥运”三大理念；要传播奥林匹克精神，营造欢乐友好的氛围；要促进世界对中国的了解，增进与世界人民的友谊；要利用高科技手段，创新艺术表现形式。

2.2 项目分析

2.2.1 项目特点

开幕式是大型复杂项目，是4个子项目（奥运会开闭幕式、残奥会开闭幕式）构成的项目群中最重要的一个，这个特点决定了开幕式项目管理的方式。该项目群由52个专业工作室（团队）围绕“5个目标”开展从创意到制作的全部工作，以满足创意需求为工作重心，以整合统筹、协作配合作为主要工作方式，以进度计划为核心手段，实现综合性、全局性的项目整合管理。本案例介绍的主要是对开幕式活动的项目管理，如图4-8所示。

图4-8　奥运会开幕式项目的特点示意图

2.2.2 项目规律

一般的大型文化活动包括从创意、设计、制作、排练到演出等主要过程，对于奥运会开闭幕式，运营中心最重要的是在理念上要对这些主要过程进行整合统筹管理和资源运营管理。其中运用了项目的范围管理和工作分解结构。部分内容示意如图4-9所示。

图4-9　奥运会开幕式工作分解结构（WBS）

2.3 项目组织

2006年5月，北京奥组委成立了北京奥运会开幕式工作领导小组，为整个开幕式筹办工作把握总体方向，研究总体政策，但不直接干预创意工作本身。为了提高决策效率，北京奥组委在领导小组之下又成立了由北京奥组委执行副主席和北京市政协副主席等领导组成的三人决策小组，负责对开幕式筹备工作中的重大事物进行决策。

2006年12月29日，北京奥运会开闭幕式运营中心成立，这标志着北京奥运会开幕式项目正式启动，开幕式主要创作人员张艺谋任总导演，张继钢、陈维亚任副总导演（以下统称“导演组”），开始了开幕式的总体创意工作，完整地形成了决策层、管理层和运行层三层结构的运行机制。

2.3.1 组织结构

开幕式工作的组织系统是动态发展的，随着工作内容的更新而不断调整，运营中心成立之初以职能部门为主要组织保障，下设创意团队、技术制作工作部、计划部、人事部、采购部、财务部等。运营中心的职责主要是：制订实施开幕式工作计划和组织运行政策；组建奥运会开闭幕式、残奥会开闭幕式工作团队，保证创意、制作、排练和最终实施的顺畅结合；负责奥运会开闭幕式和残奥会开闭幕式四个项目的运行工作。

奥运会（残奥会）开闭幕式的运营，主要是由四个团队来完成的，如图4-10所示。

图4-10　奥运会开幕式运营组织示意图

2.3.2 项目管理小组

为保证开幕式项目能够“按期、高质”地完成，由奥组委总体策划部与运营中心计划管理部联合成立项目管理小组，共同做好开幕式的项目管理工作。项目管理小组主要运用整合的、系统的工作方法开展项目管理工作，以计划管理为主要手段，在创意、制作、排练、演出阶段开展计划编制、监控与变更管理工作，定期向运营中心汇报各项目的进展及问题。

项目管理小组负责人最基本的职责是积极地管理项目进程，保持项目团队卓越的绩效。项目管理小组的职能包括统筹规划、决策咨询、运行监控三个方面。统筹规划指导各项目团队编制总体计划、专项计划、协作计划等，从全局规划、重点突出、协作配合等方面推进项目管理工作。决策咨询通过收集和分析项目实施情况，提出对各类问题的应对方案及建议措施，为领导和项目团队提供参考信息和决策建议。运行监控针对项目进行全过程信息跟踪和监督控制，定期以进度监控报告的形式汇报各项目执行情况。

2.4 项目干系人沟通

项目管理小组与项目利益相关者之间建立良好的关系，会使项目运作得更为顺畅。

首先，了解项目利益相关者，仔细鉴别那些能够影响项目或者受项目影响的利益团体和个人，了解他们对项目的期望，运用计划管理方法和工具，实现他们的需求，解决他们关注的问题。

其次，了解项目管理小组的影响力，以项目负责人的名义对某些项目相关者施加一定影响，使双方能够进入较深入的沟通。

最后，与每个项目相关者交流的策略，要了解专业工作的规律和程序，将对他们的了解与自己的需求结合起来，研究如何与他们进行交流。

为了实现沟通的顺畅，保证原始信息的准确与完整性，记录并保存项目过程文件，项目管理小组根据大型体育文化活动的特点，设计与各团队进行工作沟通的信息收集表格，如表4-1所示。

表4-1　奥运会开幕式计划工作沟通信息表

续表4-1

2.5 项目启动会议

举行正式的项目启动仪式非常有助于推动项目的进展，仪式的参加人员应该包括项目的总负责人和项目组成员。首先确定参加仪式的人员，会议上说明管理层的要求，强调项目的要求、重要性和责任分工，会议过程中动用何种会议工具，有效地利用会议时间。为此，项目管理小组整理了会议筹备流程及工作清单，如表4-2所示。

表4-2　项目会议筹备流程及工作清单

三、计划管理体系

整合与协作管理是运营中心的管理重点，项目管理小组运用项目管理科学统筹方法，辅助以信息技术，将计划工作覆盖于不同需求、不同层次、不同团队、不同阶段，通过计划梳理、分析和优化发现协作配合的矛盾与冲突，以统筹全局的总体计划、精细编排的排练计划、相互关联的网络计划、流畅的运行计划、防患于未然的风险应对计划指导着各个阶段的工作。

3.1 前期计划

总体计划是所有筹办工作的指导性、纲领性计划，编制总体计划之前，项目管理小组需要进行前期规划，具体包括三个部分：

（1）规划整体方案：包括定义项目范围，预估项目所需成本、时间和支持，明确需要使用的计划管理技术与工具；根据国际奥委会的要求界定开幕式的范围，奥运会（残奥运会）开幕式四个项目进行初步估算，设立关键里程碑，预估资源需求量。

（2）规划项目的执行和控制方案：包括确认项目进度，明确进度变更程序，监控报告上报批准发布流程。

（3）规划项目的沟通方案：包括记录项目角色和责任，以关键事件在项目负责人与项目管理小组之间建立相互信任，建立信息发布与反馈渠道。

除了保证计划的有效性外，作为项目的运行机构——运营中心建立了一套符合大型公众活动的计划管理体系，如图4-11所示，包括总体计划、排练计划、运行计划（如合练计划、彩排计划和演出计划）、风险应急计划（如天气应急计划、公众突发事件）、转换期计划和建立监控与变更机制。

图4-11　奥运会开幕式的计划管理体系

3.2 总体计划

总体计划为指导开展全方位的整体工作，更为运营中心整体工作的监控奠定了基础。项目管理小组将各团队制订的计划汇总到一起，从组织整体到各个组成部分之间的互动关系，再到各部分。

3.2.1 编制原则、依据和角色分工

编制原则：以项目为单位进行整合，打破部门界限，实施分层管理、分类管理，从全局部署各团队工作，突出重点工作。按倒排期方法编制，计划按实际情况进行灵活调整，以计划为基准合理分配资源，达到内、外部团队协调一致，及时发现矛盾冲突并快速落实解决。

编制总体计划角色，分为三类，各工作室、项目管理小组和项目咨询公司。编制总体计划要求负责专业的各工作室参与进来，项目管理小组负责整合与优化，咨询公司提供项目管理技术支持。编制总体计划职责分工，如表4-3所示。

表4-3　编制总体计划职责分工

注 P：中心项目管理小组 W：各工作室 C：项目管理咨询公司

总体计划编制的依据主要包括以下几个方面：排练演出周期；物资采购、制作周期；技术装置加工、安装、调试周期；国家体育场可有效使用的时间；部门、工作室进度计划；有效、可使用资源（人、财、物、场地）；国家体育场馆施工进度；与国家体育场运行团队等外部团队的协作机制；赛时指挥体系框架。

3.2.2 计划编制的流程

编制总体计划是一个不断重复、调整的过程，项目管理小组采用了“滚动计划”的技术，要对很多细节的变动进行及时修订，计划一经发布，则通过计划监控进行周期性的变更、细化、新增和删减，形成一个科学的编制流程，如图4-12所示。

图4-12　总体计划编制流程图

3.2.3 总体计划表

开幕式总体计划将各工作室制订的计划汇总到一起，制订计划时要考虑到相互制约的关系如何处理，是否存在资源冲突。各团队共同编制计划，商讨解决时间、场地等冲突的办法，总体计划中的任务、时间、交付结果是在获取了各团队的认同后得以顺利执行。总体计划按项目顺序编制，部分工作分解结构如表4-4所示。

表4-4　总体计划按项目顺序编制表（部分）

总体计划按时间顺序编制，部分计划如表4-5所示。

表4-5　总体计划按时间顺序编制表（部分）(www.chuimin.cn)

3.2.4 总体计划概要图

总体计划将高密度、大量的项目信息，以图形化“概要图”的计划方式形成脉络清晰、覆盖项目全生命周期的“指挥作战图”。“概要图”计划的编制过程充分体现“看全局、找难点、抓落实、重协作”的管理思路，为高级管理层实现全局指挥控制、分阶段部署工作、科学合理决策提供真实、可靠的依据，加强多部门沟通协调的意识，提高沟通效率。2008年北京奥运会开幕式总体计划概要图（部分）如图4-13所示。

图4-13　2008年北京奥运会开幕式总体计划概要图（部分）

3.3 排练计划

排练工作是开幕式的“生命线”，决定了开幕式最后呈现效果的好坏，是办好开幕式的重要环节，开幕式排练按照先小规模后大规模、先分散后集中、以段落为单位等原则有序进行。排练过程中，尤其是万人以上大规模联排，不仅是对导演、演员和各工种技术人员的考验，也是对交通运输、安保、餐饮、医疗卫生、通信设施等方面运营保障的全方位检验。

3.3.1资源冲突与平衡

开幕式是由许多项目组成的，一方面要保证项目的目标实现，另一方面还要注重平衡制约目标实现的资源冲突问题。项目管理小组通过计划手段调整、掌控各项目间的需求冲突，达到某种平衡，例如时间与空间资源的合理分配与充分利用，排练场地、演员、空中设备的均衡使用等。

由于项目所需资源掌握在多个团队中，还有一些资源存在于外部的其他利益相关方那里，这些部门或机构并不是只为开幕式一个项目服务，项目对资源的需求数量、质量、需求时间、释放时间必须有清晰的定义，在排练计划中对资源可获得性的途径描述清楚，使得资源在被使用后能够顺利撤出项目以便被其他项目使用。因此，项目所使用资源要与这些团队或机构的资源计划相匹配，还要考虑个别资源使用条件的限制。

3.3.2 排练计划编制

排练计划编制过程是一个集成需求与平衡资源的过程，它强调资源的调度与使用。排练计划的主要作用是平衡、调度资源，它的详细程度反映了计划编制人员的知识水平和排练目标实现的程度。

排练计划编制指导原则包括：先难后易，即技术复杂程度较高的单元先进行合成排练；技术优先，解决技术与表演的磨合；减少道具与装置的运输与磨损；全局统筹，开幕式排练是重点，但要兼顾闭幕式、残奥会开闭幕式的排练需求；先完成技术合练，再追求艺术细节。

对不确定性的管理方法：项目的不确定性越大，所要估计的问题就越多。编制计划时要使项目计划与不确定性水平相匹配，对不确定的排练需求可以预留出时间，事实上，这对现场排练内容的调整非常有效，见表4-6所示。

表4-6　开闭幕式排练计划

3.3.3 排练计划发布

开幕式运营中心排练计划发布流程如图4-14所示。

图4-14　排练计划发布流程

排练计划完成后，需要经过负责技术、运行和演出的三位总监进行签字确认，才能由项目管理小组正式下发。排练计划涉及所有的团队，每个排练计划都必须保证他们能够按时收到。

3.3.4 排练计划变更

排练计划是刚性要求和弹性需求的结合，由于项目中存在诸多不确定性，一个没有弹性的计划是无效的。项目资源都是临时性的，它们在不同时间段将被用于不同的项目，一个资源计划的变更会引起一个或多个项目的震荡（图4-15）。

图4-15　排练计划变更流程

排练计划一经正式批准下发，变更计划往往是临时发生的，每项变更都会引起资源的调整、多个团队的配合关系的调整，因此项目管理小组设计了“排练计划变更通知单”（如表4-7所示），而变更必须经三个总监批准方能执行此变更，特别是技术总监对变更计划的意见决定此变更计划是否能获得批准，因为排练计划的主要制约因素是现场的技术工程师资源短缺、技术设备的可使用时间。

表4-7　排练计划变更通知单

3.4 风险应对计划

风险管理就是发现最大的风险，定量分析风险，制订应急计划，对于奥运会开幕式而言，气象风险是最大的、最难以控制的，因此，根据恶劣天气条件可能对开幕式产生的影响和带来的后果，通过预案的制定将气象风险等级由低到高的影响进行逐级控制。

3.4.1 气象风险分级

按照气象工作经验，共分为四个级别，制定了每个级别的应对原则，如表4-8所示。

表4-8　气象风险分级表

3.4.2 预警机制

（1）预警流程与预警发布

在本预案实施期间，北京奥运气象服务中心提前一周（8月1日17时）开始滚动发布中期天气预报，密切监视天气变化。

提前2天（8月6日17时）确认开幕式时间国家体育场地区可能出现的气象风险和风险等级，开始滚动发布气象风险预警。

提前1天（8月7日17时）发布用于开幕式决策指挥机构最终决策的气象风险预警信息，预警信息滚动发布。将预警信息通过专线和无线通信设备发送开幕式总指挥部。

（2）预警变更

预警信息发布后。北京奥运气象服务中心值班人员密切监视天气变化，当预计天气状况可能发生改变时，按照有关业务流程及时对预警进行升级、降级或取消。

（3）预警解除

当预警天气结束时，北京奥运气象服务中心应及时发布气象风险预警解除信息。

3.4.3应急响应

（1）响应原则

为规避和减轻气象风险对奥运会开幕式带来的影响，开幕式组织运行系统对气象风险预警作出应急响应时，依次遵循以下原则：①确保开幕式如期举行，在保证人员和设施安全的前提下，不变更场地、尽可能不变更开始时间；②确保演出、仪式核心部分安全、有序进行；③确保圣火点燃；④当开幕式期间出现气象风险时，根据气象风险级别启动相应应急预案，并分级、分步响应。

（2）分级响应

建立了三级响应预案，分别是：①I级响应，演出、仪式和运动员入场式各流程正常进行，从“以人为本”的原则出发，提升服务保障措施和水准；②II级响应，演出、仪式和运动员入场流程正常进行，局部调整演出内容，加强仪式人员的防雨措施；③III级响应，根据天气情况延迟开幕式开始时间（原则上延迟开始时间不得超过1小时），或者调整（取消）部分演出、仪式内容。如到达限定的时间，恶劣天气仍在持续，按照原流程启动开幕式，并根据天气情况调整（或取消）演出和仪式相应内容。

3.4.4保障措施

（1）前期规避措施

为应对突发风险，保障开幕式活动的顺利进行，采取了一系列的前期规避措施，包括：场内配备各种防雨装置、排水设施，确保设备安全；安装避雷设施；在主席台区域设置备用可移动性仪式讲台；预先划分演员、运动员及其他仪式人员等各类人员避雨区，保障人员安全；针对气象风险对演出和仪式的服装、道具、技术制作和运行保障（电力、通信）等领域的影响进行周密调查、科学评估并提出应对措施；为现场观众和各类人员准备防雨用具；开幕式组织运行部门、演出和仪式组织部门应会同北京奥运气象服务中心，在演出仪式排练过程中组织《预案》的应急演练，并对涉及气象风险应急处置的各有关人员进行必要的培训等。

（2）气象技术保障

北京奥运气象服务中心需建立人工消云减雨工作机制和气象风险应急专家咨询机制。根据天气实况、空域情况及作业对象的宏微观特征，与多家单位联合，采用不同的作业工具和方法，在上游地区（场馆外围）设立三道防线，开展人工消云减雨作业。成立现场气象服务团队，配备移动气象监测和服务车，随时监测天气并向开幕式总指挥部通报、解释预报预警信息，为应急处置工作提供技术保障。

例如2008年8月8日在运动员入场式进行的过程中，气象部门传来消息，一场阵雨正在房山、石景山一带形成，可能在一小时内到达国家体育场。现场指挥部紧急启动遇雨预案，调集一万多件雨披送到四个会场。后来不断传来消息，雷阵雨逼近城区，最近下到了紫竹院，气象部门实施大规模人工干预降雨的措施，发射了2000发消雨弹。其结果是保证了零点之前，雨不会下到国家体育场，仪式正常举行。

四、项目评价

北京奥运会开幕式各项工作运用项目管理方法进行全面统筹，建立计划管理体系，很好地实现了开幕式的目标，向世界展示了迄今为止最令人难忘的开幕式。

|体育项目执行与监督案例导读|

项目执行

体育项目执行，是指生产和创造体育项目交付物的过程。体育项目的执行要遵循系统性、适应性、沟通性、规范性和统一性的原则。体育项目执行的主要内容包括指导和管理体育项目计划执行、体育项目的沟通执行、体育项目的采购执行和体育项目的团队执行。

体育项目执行要在体育项目计划的基础上，运用和协调各类资源，创造出体育项目交付成果，满足各利益相关方的利益需求，实现体育项目目标，体育项目的大部分时间和预算都消耗在项目执行阶段。

图4-16　体育项目执行的过程

项目监督

体育项目监督，是指根据体育项目计划对体育项目进展和质量进行观察和测量，及时发现潜在的问题，并采取必要的行动纠正和控制体育项目的实施活动，保障体育项目按照计划的方向发展。体育项目监督要遵循动态性、系统性、及时性、信息传递性和全面性的原则。其主要内容包括体育项目跟踪与报告、体育项目专项监督（范围、质量、风险、成本、进度等的监督）和体育项目的变更控制。

体育项目在实施过程中往往会出现偏差，体育项目监督就是要通过观察、测量和控制，使体育项目按照预定的轨迹运行和实现，体育项目监督要有系统性的过程。

图4-17　体育项目监督的过程