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如何创建和使用Excel中的数据清单

【摘要】:数据清单是工作表中一个连续存放数据的单元格区域。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时,这将有利于Excel检测和选定数据清单。如果要将标志和其他数据分开,应使用单元格边框,在标志行下插入一条直线。在单元格的开始处不要插入多余的空格,因为多余的空格会影响排序和查找等操作。

数据清单是工作表中一个连续存放数据的单元格区域。一个数据记录单使用户可以从清单或数据库中查看、更改、增加和删除记录,或用指定的条件来查找特定的记录。

一个数据库(也被称为一个表),是具有相同结构方式存储的数据集合,例如电话簿、公司的客户名录、库存账等。利用数据库技术,用户可以方便地管理这些数据,例如对数据库排序和查找那些满足指定条件的数据等。

在Excel 2003中,数据库被作为一个数据清单来看待,用户可以理解数据清单就是数据库。在一个数据库中,信息按记录存储。每个记录中包含信息内容的各项,称为字段。例如,公司的客户名录中,每一条客户信息就是一个记录,它由字段组成。所有记录的同一字段存放相似的信息(例如,公司名称、街道地址、电话号码等)。

数据清单的注意事项

●用户应避免在一个工作表上建立多个数据清单,因为数据清单的某些处理功能(如筛选等),一次只能在同一工作表的一个数据清单中使用。(www.chuimin.cn)

●工作表中的数据清单与其他数据间应至少留出一个空白列和一个空白行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时,这将有利于Excel检测和选定数据清单。

●在数据清单的第一行里创建列标志,Excel可以使用这些标志创建报告,并查找和组织数据。列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式等,应当与数据清单中其他数据的格式相区别。如果要将标志和其他数据分开,应使用单元格边框(而不是空格或短画线),在标志行下插入一条直线。

●在设计数据清单时,应使同一列中的各行有近似的数据项。在单元格的开始处不要插入多余的空格,因为多余的空格会影响排序和查找等操作。也不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。