Excel2016数据输入与分列技巧

2023-11-01 理论教育版权反馈

【摘要】：双击单元格后定位插入点，然后输入或修改数据。Excel 2016的分列功能可以将包含固定分隔符的单元格内容进行拆分并填充到指定单元格中，从而实现数据的快速填充。

Excel中可以输入的数据类型有很多，如文本、数字、日期和公式等。用户可以直接在单元格中输入数据，也可以使用Excel自带功能快速输入数据。

1.直接输入数据

在单元格中直接输入数据的方法有：

（1）单击单元格后直接输入数据。

（2）双击单元格后定位插入点，然后输入或修改数据。

（3）选中单元格后，单击编辑栏，在编辑栏中输入或修改数据。

输入或编辑数据后，按【Enter】键或【Tab】键确认操作。

针对数据的类型不同，输入方法有所差异。

（1）数值：指所有代表数量的数字形式，如费用、成绩、数量等。输入的数值可以是普通形式的，也可以科学计数法表示很大或很小的数值。输入负数时，要在数字前面加上负号“-”，或者用括号将数字括起来，如输入“-100”和“（100）”。输入分数时，应在分数前加一个0及一个空格，以便与日期数据区分开，如输入“0 3/4”可以得到分数3/4，输入“0 13/4”得到分数。

（2）文本：指汉字、英文字母和符号等数据，可以直接输入。如果要输入以数字字符组成的字符串，如身份证号码、银行卡号、电话号码等，则要在数字前面加上一个英文状态下的单引号，或将数字用英文状态下的双引号引起来并在前面再加一个等号。例如，要输入电话号码13800110011，可以输入“"13800110011”，也可以输入“="13800110011"”。

注意　在Excel单元格中输入数据时，按【Enter】键实现的操作时换下一个单元格输入数据，这个操作不能实现单元格内换行输入。需要按【Alt+Enter】组合键在单元格内换行。

（3）日期和时间：在Excel单元格中输入日期数据时，需要按照年月日的顺序输入，年月日之间用横线“-”或斜线“/”分割。例如，要输入“2020年12月11日”，可以在单元格内输入“2020-12-11”或“2020/12/11”。如果要输入当前系统日期，可按【Ctrl+：】组合键。

在输入时间数据时，要按照“小时：分：秒”的格式输入。如果按12小时制输入时间，则应在时间数字后空一格，并输入字母“a”（代表上午）或“p”（代表下午），如“8：00 p”。如果要输入当前系统时间，可按【Ctrl+Shift+：】组合键。

如果要在一个单元格中同时输入日期和时间，只需在输入的日期和时间之间输入一个空格。

2.快速输入数据

Excel 2016提供了多种技巧实现快速输入数据。

（1）选择列表内容输入文本。

如果要在单元格中输入该单元格所在列的其他单元格中的文本内容，右击要输入文本的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”，然后在列表中选择需要的文本即可填入选定的单元格中。

（2）在一行或一列中输入相同的内容。

Excel提供了填充柄工具，使用它可以在一行或一列中快速填充相同的数字或文本。在要填充行或列的第一个单元格中输入数据后单击该单元格，将鼠标指针移到该单元格右下角的方块（称为填充柄）处，水平或竖直拖动鼠标即可将输入的数据填充到拖动过的单元格中。

注意　要填充的内容只能是单纯的数字或文本，不能混合数字和文本，也不能是日期等类型的数据。

将填充柄拖到目的单元格后，单击目的单元格右下角的“自动填充选项”按钮，系统将根据所填充内容弹出不同的下拉菜单，如图4-4所示。如果要填充的内容混合了数字和文本或是日期等类型的数据，则拖动后选择快捷菜单中的“复制单元格”即可填充相应内容。

图4-4　自动填充选项的下拉菜单

（3）填充Excel自带的数据序列。(www.chuimin.cn)

Excel提供了一些预先定义好的有规律的数据序列，如中英文星期序列和中英文月份序列等。当在单元格中输入这些序列中的某个数据（如“星期五”）后，拖动该单元格的填充柄就可以快速填充整个序列（星期六、星期日、星期一……）。

（4）填充自定义序列。

除了Excel提供的预定义序列，还可以自定义序列，如“周一、周二、周三、周四、周五、周六、周日”，其填充方法与Excel自带序列的填充方法完全相同。

单击“文件”→“选项”命令，在打开的“Excel选项”对话框“高级”选项卡中单击“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框。在对话框右侧“输入序列”文本框内输入一个序列项目“周一”，并按【Enter】键换到下一行，再输入下一个序列项目“周二”，直至输入完所有序列项目。单击“添加”按钮则会在左侧“自定义序列”列表框中出现新定义的序列，如图4-5所示。

（5）快速填充数值和日期序列。

当需要填充非固定的数值或日期数据序列时，可以利用“填充”命令定义并填充临时序列。在起始单元格内输入序列的起始值，并使该单元格仍是当前单元格。在“开始”功能区“编辑”组单击“填充”按钮，在弹出菜单中选择“序列”，打开“序列”对话框，如图4-6所示，单击“确定”按钮完成设置。

图4-5　“自定义序列”对话框

图4-6　“序列”对话框

如果要填充数值或日期的等差数列，还可以先在两个连续单元格内输入序列的前两个值，以便Excel自动计算出填充步长。然后选中这两个单元格，拖动填充柄直至填充到需要的终止值。

（6）分列填充数据。

Excel 2016的分列功能可以将包含固定分隔符的单元格内容进行拆分并填充到指定单元格中，从而实现数据的快速填充。单击列标选中整列，在“数据”功能区“数据工具”组单击“分列”按钮，打开“文本分列向导-第1步，共3步”对话框，确认选中了“分隔符号”表示以固定分隔符拆分数据。在下一步的对话框中勾选“其他”，并在其后文本框中输入“/”，如图4-7所示，表示拆分的分隔符。在下一步对话框的“目标区域”后输入某个单元格名称，完成操作。

图4-7　“文本分列向导-第2步，共3步”对话框

3.应用数据验证

在Excel中输入大量数据时，为了提高数据输入的效率和准确性，可以根据所要输入数据的特性进行数据验证。可以设置的数据验证条件包括设置输入文本的长度、输入的数值或时间日期的范围，以及可供选择的文本内容列表（输入数据时可从列表中选择任一项，以确保输入的数据满足数据验证条件）。除此之外，还可以设置输入的数据违反验证规则时的提醒信息。

选中需设置数据验证条件的单元格，在“数据”功能区“数据工具”组中单击“数据验证”按钮。在“数据验证”对话框“设置”选项卡和“出错警告”选项卡分别按图4-8和图4-9进行设置（注意“来源”框中使用英文逗号）。

图4-8　设置数据验证条件

图4-9　设置输入错误时的警告信息

4.使用批注

为单元格使用批注可以增强工作表的可读性和操作性，在输入数据时提供参考。使用“审阅”功能区“批注”组中的命令可以进行批注的设置。

（1）插入批注：在“审阅”功能区“批注”组中单击“新建批注”按钮，则在当前活动单元格的右侧出现一个黄色底纹的批注编辑框，在工作表的任意位置单击则可退出批注编辑状态。插入批注后，单元格的右上角会出现一个红色小三角，提示该单元格有批注。鼠标指针移到有批注的单元格上时会自动显示批注。

（2）编辑批注：右击已插入批注的单元格并在快捷菜单中选择“编辑批注”命令，或在“审阅”功能区“批注”组中单击“编辑批注”按钮，均可显示批注编辑框，进入批注编辑状态。

（3）显示/隐藏批注：Excel默认隐藏批注内容，如果希望单元格的批注一直处于显示状态，可以右击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“显示/隐藏批注”命令，或在“审阅”功能区“批注”组中单击“显示/隐藏批注”按钮。再次单击该按钮则取消显示。显示批注框后，可以改变批注框的位置和大小。

（4）删除批注：单击插入了批注的单元格，在“审阅”功能区“批注”组中单击“删除”按钮，或直接右击单元格，在快捷菜单中选择“删除批注”。

Excel2016数据输入与分列技巧

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