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《信息技术:基础+实践》目录与索引设置

【摘要】:下拉列表中选择“自定义目录”则打开“目录”对话框,如图3-98所示,对插入目录的级别、目录的前导符等进行自定义设置,确定后插入自定义目录。其中“标记索引项”中的“标记全部”按钮,是将当前页上的所有被选择的词语标记出来,不是整篇文档。图3-99“标记索引项”对话框第二步定位光标。

目录是长文档中的标题列表,通过目录可以浏览文档中的所有主题,以便了解整个文档结构,同时通过目录也便于迅速定位到指定标题内容。索引是为文档中某些特定的词语按照指定方式排列的列表,给出了指定的词语在文档中的位置,以方便查找。

1.目录的创建与更新

Word可为定义了不同大纲级别的内容自动生成目录,内置的标题样式“标题1”的大纲级别为1,对应到目录中即为顶级标题,“标题2”的大纲级别为2,对应为目录2级,以此类推。生成自动目录时需定义进入目录的大纲级别,低于定义级别的标题和正文不会进入目录。

(1)创建目录:Word提供了内置的目录样式,也可使用自定义的方式灵活创建目录。创建目录前需先将光标定位到插入目录的位置,在“引用”功能区“目录”组“目录”下拉列表里,选择“自动目录1”或“自动目录2”,如图3-98(a)所示,即可插入目录。下拉列表中选择“自定义目录”则打开“目录”对话框,如图3-98(b)所示,对插入目录的级别、目录的前导符等进行自定义设置,确定后插入自定义目录。

图3-98 插入目录

(2)目录的更新与删除:当文档内容发生增删等操作,导致标题所在的页码发生变化,或者标题本身发生增删变化等情况时,需将已经插入的目录进行更新。更新时首先将光标定位到目录内,右击后,在快捷菜单中选择“更新域”,或单击“引用”功能区“目录”组中的“更新目录”按钮,完成目录的更新。

选择“引用”功能区“目录”下拉菜单中的“删除目录”项,可删除当前光标所在的目录。单击“引用”功能区“题注”组“插入表目录”按钮,可利用插入的题注为所有图片创建图表目录。

2.索引的插入与更新(www.chuimin.cn)

(1)插入索引。

索引的插入分两步:第一步定义成为索引的词语。选择词语,在“引用”功能区“索引”组单击“标记索引项”,打开“标记索引项”对话框,如图3-99所示。单击“标记”或“标记全部”后关闭对话框,所选词语两侧会出现“XE”域。其中“标记索引项”中的“标记全部”按钮,是将当前页上的所有被选择的词语标记出来,不是整篇文档。

图3-99 “标记索引项”对话框

第二步定位光标。单击“引用”功能区“索引”组“插入索引”,打开“索引”对话框,其中的设置与目录类似,定义前导符、分栏(默认分2栏)等内容后即可完成插入。

(2)索引的更新与删除。

索引的更新与目录更新的方法相似,将光标定位在索引中,右击后在快捷菜单中选择“更新域”,或单击“引用”功能区“索引”组的“更新索引”按钮。

索引的删除需要选中后手工删除。