如何进行审阅文档的修订？

2023-11-01 理论教育版权反馈

【摘要】：使用修订直接给出修改意见：审阅别人的文档时，建议最好在修订状态下，这样可以区别出是谁对这个文档进行过修改以及做了哪些修改。单击“审阅”功能区“修订”组中的“修订”按钮可打开或关闭修订状态。

文档的编辑工作之后，对文档内容进行校对是必不可少的。Word提供了文字的校对工具、语言工具，以及对文档修订和批注工具。这些功能通过功能区的“审阅”功能区完成。

1.校对工具

（1）拼写和语法：在文字的编辑过程中，包含英文内容时，拼写和语法错误是难免的。在输入过程中，Word会将其认为有拼写错误的单词下方标识出红色波浪线，认为有语法错误的标识出绿色波浪线，单击“审阅”功能区“校对”组的“拼写和语法”按钮，可对文档进行检查，当遇到问题时，会出现错误提示，并给出建议。

（2）页数与字数统计：在Word窗口的状态栏上，会实时给出当前光标所在页、总页数和字符数，通过“审阅”功能区“校对”组的“字数统计”可得到更为详细的统计结果。

2.文档的修订工具

审阅文档的人在阅读别人所做的文档时，经常需要就文档的内容与原作者进行探讨，或者直接在需要的地方进行修改，同时希望在这些地方做出标记或给予特殊显示。此类操作可以通过Word的修订和批注功能完成。

“审阅”功能区“修订”组右下的扩展按钮可打开“修订选项”对话框，如图3-91（a）所示，可定义修订的显示内容，单击“高级选项”按钮打开“高级修订选项”对话框，如图3-91（b）所示，对修订的显示格式进行进一步设定。添加批注等修订意见时，系统会自动添加上当前的用户名，便于作者区别不同审阅者的意见，在“修订选项”对话框中，“更改用户名”按钮可设置审阅者信息。

（1）使用修订直接给出修改意见：审阅别人的文档时，建议最好在修订状态下，这样可以区别出是谁对这个文档进行过修改以及做了哪些修改。单击“审阅”功能区“修订”组中的“修订”按钮可打开或关闭修订状态。在修订状态下对文档做任何操作，都会显示与当前正文明显不同的颜色，同时在修改过的行前端出现竖线标记。(www.chuimin.cn)

图3-91　设置修订选项

修订状态下有4种显示方式，其中无标记状态是修改后的最终状态，原始状态是未修改的初始状态，简单标记显示为最终状态但在修改过的地方显示红线以示此处有修订，所有标记则显示所有修订。

对带有修订标记的文档，可选择拒绝或是接受修订。单击“审阅”功能区“更改”组中的“接受”和“拒绝”按钮，可选择全盘接受/拒绝，或是逐条接受/拒绝。处理后的修订，红色标记会自动消失。

（2）使用批注与作者探讨：批注是审阅者对文档提出意见的工具，默认的显示状态是“仅在批注框内显示批注和格式”，批注不会更改原文档，批注会出现在正文页面边距以外的位置。

插入批注的方法是：单击“审阅”功能区“批注”组“新建批注”按钮，会在窗口右侧出现一个批注框，并以审阅者的用户名为开端，审阅者输入自己的意见内容即可。

在批注上右击可出现快捷菜单，选择“删除批注”可将此批注删除，选择“答复批注”可在此条下输入讨论内容，选择“将批注标记为已完成”可对批注进行标识。

（3）比较文档：Word提供的比较文档功能，可对原始文件与修改后文件进行比对，自动生成一个修订文档，列出所有修改过的地方。方法是单击“审阅”功能区“比较”按钮中的“比较”，弹出“比较文档”对话框，分别指定原文件和修改后的文件即可。

如何进行审阅文档的修订？

相关推荐