段落格式设置|信息技术

2023-11-01 理论教育版权反馈

【摘要】：图3-29“段落”组表3-2段落设置按钮及其功能1.段落的基本操作段落的选取。图3-30“段落”对话框Word提供了4种缩进方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。在“段落”对话框的“特殊格式”下拉列表中，可选择首行缩进、悬挂缩进，或者设置为“无”，取消缩进设置。图3-31段落设置对话框3.编号列表的使用除了项目符号外，编号列表的使用可增强文档的条理性，特别适合于规章制度等类型的文档。

段落是文档排版中的主要操作对象，是在输入过程中按下回车键所形成的文字组合。段落格式的设置均通过“开始”功能区“段落”组（图3-29）中设置完成。表3-2列出了“段落”组中各个按钮及其功能。

图3-29　“段落”组

表3-2　段落设置按钮及其功能

1.段落的基本操作

（1）段落的选取。

在设置段落格式时，选取是设置的前提，需要注意以下几点：

① 设置一个段落的格式时，不需要选取整个段落，只要将光标定位到段落中即可。

② 对多个段落进行设置时，必须选中所有要设置的段落。

③ 复制段落操作时，选取段落时如果包含段落结尾的段落标记，则段落的格式也一并被复制，否则将只复制文字内容的格式，不复制段落的格式。

（2）软回车与硬回车的区别。

段落由按回车键【Enter】所插入的段落标记标识，称为硬回车。按【Shift+Enter】组合键插入的标记称为软回车。两种操作都能形成一个新的段落，但有本质的不同。硬回车所形成的新段落将继承前一段落的格式并成为一个新的段落；软回车并没有真正开始一个新的段落，是同一个段落的延续。

（3）设置对齐方式。

对齐方式是段落在页面上的分布规则，根据文字方向的不同，分为水平和垂直两大类，水平对齐方式是最为常用的对齐方式。

对齐方式的设置是通过“开始”功能区“段落”组中的5个对齐方式按钮完成的（表3-2）。当文档的文字方向是竖排时，对齐按钮为。水平方向的5种对齐方式的含义是：

① 左对齐：段落以页面纸张边界的左侧/上端为基准对齐排列。

② 居中对齐：段落以页面纸张边界中间为基准对齐排列。

③ 右对齐：段落以页面纸张边界右侧/底端为基准对齐排列。

④ 两端对齐：除最后一行外，段落中其他行的首尾均对齐，当各行文字有差距时，自动调整字符间距。

⑤ 分散对齐：与两端对齐类似，区别在于分散对齐将最后一行的文字间距加大到可以占满整行。

（4）设置段落缩进。

段落缩进的设置可提高文档的层次美感，段落开始空2个字即首行缩进2个字符，可以说是中文排版的重要特征。

段落缩进的设置可以通过拖动标尺上的游标进行调整，标尺中各个部位的功能可参考图3-9及相关描述。单击“开始”功能区“段落”组右下角的功能扩展按钮，可打开“段落”对话框，如图3-30所示，进行更为精确的设置。

图3-30　“段落”对话框

Word提供了4种缩进方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。左/右缩进是对整个段落的左右边界而言的，首行缩进控制的是段落第1行，悬挂缩进则设置除第1行以外其他行的左边界位置。在“段落”对话框的“特殊格式”下拉列表中，可选择首行缩进、悬挂缩进，或者设置为“无”，取消缩进设置。

（5）设置行间距与段落间距。

设置行间距和段落间距可使文档具有疏密有致的效果。单击“开始”功能区“段落”组的行和段落间距按钮，可快速设置常用的行距，也可选择“行距选项”打开“段落”对话框进行精确设置。

段落间距分两个属性。段前间距指段落第1行与前一段落的距离，段后距离是段落最后一行与下一段之间的距离。如果一个段落设置了段前0.5行间距，其前一段设置了段后0.5行间距，则两个段落之间的实际距离是0.5+0.5=1行的距离。如果这两个段落还设置了2倍的行距，则两个段落的距离是0.5+0.5+2=3行。

“段落”对话框的“行距”下拉列表中有多种选择，在“最小值”“固定值”和“多倍行距”中可输入一个数值，进行更为自由的设置。

注意　Word默认设置首行缩进的单位是字符，段落间距的单位是行，行间距中最小值和固定值的单位是磅。如果要使用其他单位，只需在输入具体数值时将需要的单位同时输入即可，例如，输入首行缩进为“2厘米”。

（6）格式刷的使用。

格式刷是快速应用格式设置的一个便捷工具，可复制当前选中对象的格式，然后将其复制到一个或多个其他对象上。先选中要复制格式的对象，单击“格式刷”按钮，鼠标指针旁多了一个小刷子，在目标对象上单击，或是在目标文本上拖动鼠标，目标内容就会被刷成复制的格式。双击“格式刷”按钮，可进行多次格式复制，按【Esc】键取消格式刷定义。

2.项目符号的使用(www.chuimin.cn)

项目符号是段落前的符号，可以使并列关系的内容显得更加直观和清晰。单击“开始”功能区“段落”组的“项目符号”按钮，可添加默认的项目符号。单击此按钮右边的下拉按钮，在下拉列表中可选择常用的项目符号，如图3-31（a）所示；在下拉列表中选择“定义新项目符号”可打开对话框，如图3-31（b）所示，进行自定义设置；对已经设置了项目符号的段落，选择下拉列表中的“更新列表级别”，如图3-31（c）所示，多级别的项目符号会为段落自动增加左缩进效果。

要去除项目符号设置，只需再次单击项目符号按钮，使之弹起即可。对于设置了项目符号的文本，Word会自动设置段落缩进格式。多级别的项目符号会为段落自动增加左缩进效果。

图3-31　段落设置对话框

3.编号列表的使用

除了项目符号外，编号列表的使用可增强文档的条理性，特别适合于规章制度等类型的文档。“开始”功能区“段落”组中有两个编号设置相关的按钮：编号按钮和多级列表按钮。

（1）编号列表的基本设置。

编号与多级列表的设置、取消等方法与项目符号的使用完全一致，包括自动设置成为悬挂缩进的段落格式。不同的是编号的设置与数值序列相关。编号和多级按钮的下拉列表中，除了列出了最近使用的及常用的样式，定义新的编号、更改级别、定义编号和列表的属性也出现在下拉列表的下方。

在“编号”下拉列表中选择“定义新编号格式”命令，打开“定义新编号格式”对话框，选择“编号格式”文本框输入编号格式，当前段落即可设置为此编号格式，如图3-32所示。

（2）编号值的设定。

设置了编号的段落，在结尾回车开始新的段落时，编号值会自动加1，如果多次回车，编号就会中断。再出现编号时，可设置成为重新开始或继续前一列表。Word默认开始新的编号。

在编号的下拉列表中选择“设置编号值”，打开“起始编号”对话框进行相应设置，如图3-33所示。

（3）多级列表。

多级列表是设置多层次文档的重要工具，多级列表与编号不同的是，通过级别的增减，编号会自动发生变化。多级列表的设置方法与编号和项目符号相似，方法是：先通过“开始”功能区“段落”组的“多级列表”按钮进行设置，再通过下拉菜单中的“更改列表级别”决定当前光标所在段落的级别，如图3-34所示。

图3-32　“定义新编号格式”对话框

图3-33　设置编号起始值

图3-34　多级列表的设置

4.制表位的使用

制表位是在不使用表格的情况下在垂直方向按列对齐文本的工具。默认状态下制表位标记是不显示的，须在“文件”→“选项”的“显示”的“始终在屏幕上显示这些格式标记”中勾选“制表位”，在输入中使用【Tab】键后会显示。

制表位的定义通过标尺上的制表符标识。制表位的设置通过【Tab】键完成，制表位的属性可通过“制表位”对话框完成。单击“段落”对话框中的“制表位”按钮可打开“制表位”对话框。在该对话框中选中制表位的不同位置并设置对齐方式，如图3-35（a）所示，则结果如图3-35（b）所示。同样，可以对其他制表位进行设置，“性别”为居中对齐，“挂号费”为小数点对齐，“部门”为左对齐，制表位在标尺上的显示如图3-35（b）所示。

图3-35　“制表位”对话框及设置效果

5.边框和底纹的设置

为突出文档中某些内容的重要性，经常使用边框和底纹进行美化。利用“开始”功能区“段落”组中的“底纹”按钮，可设置所选段落底纹的有/无，单击其下拉按钮可对底纹的颜色属性进行设置。“边框”按钮可设置所选段落的边框的位置和形式，选择其下拉菜单的最后一项，可打开“边框和底纹”对话框，进行详细设置。